Control de asistencia FUNDAE: el logotipo, el modelo oficial y las causas de rechazo

Un control de asistencia presencial impecable a la vista puede acabar rechazado, y el primer sospechoso suele ser el logotipo de FUNDAE que encabeza la hoja. Sin embargo, ese logo pertenece al modelo oficial y no invalida nada: es uno de sus usos de marca previstos. Esta guía para asociados ordena las causas que de verdad tumban un parte —descuadres de horario, firmas ausentes, hojas que faltan, asistencia por debajo del 75 %— con su base normativa, su antídoto y una checklist por modalidad.

Un control de asistencia FUNDAE presencial, cumplimentado sin una sola tachadura, puede acabar rechazado por un motivo que muchos gestores pasan por alto: el logotipo. FUNDAE solo admite su marca gráfica en los documentos que ella misma proporciona —el modelo oficial de control de asistencia y el de diploma—, no en una plantilla de diseño propio. Este artículo explica esa regla y ordena, además, las demás causas que tumban un parte de asistencia y cómo evitarlas.

El caso: un control presencial impecable a la vista… y rechazado

El caso llega desde una empresa del sector de instalaciones de telecomunicaciones. La acción formativa se impartió en modalidad presencial, en turno de mañana de 08:00 a 15:00, repartida en tres sesiones. El gestor de formación entregó las hojas de control con las firmas de los participantes y del formador en cada jornada, sin enmiendas visibles. A simple vista, un expediente limpio.

Y, sin embargo, el control fue rechazado en la revisión. Desconcertado, el responsable centró la sospecha en un detalle gráfico: la hoja llevaba impresos, junto al logotipo de la propia entidad, el de FUNDAE y el del SEPE en la cabecera. ¿Puede la presencia de esos escudos institucionales invalidar un parte de asistencia? Aquí la intuición acierta: sí puede, y conviene entender exactamente por qué, porque la respuesta está en un matiz que se le escapa a muchos gestores.

Cuándo el logotipo de FUNDAE tumba tu control: solo sus modelos oficiales llevan su marca

La clave no está en si el logotipo de FUNDAE aparece o no, sino en qué documento aparece. La Fundación no permite el uso de su marca gráfica en documentos ajenos a los que ella misma proporciona: su escudo solo puede figurar en los modelos normalizados que pone a disposición de las empresas, nunca en una plantilla de diseño propio de la entidad.

Los documentos en los que la marca de FUNDAE está prevista son, precisamente, los que ella facilita:

• El modelo oficial de control de asistencia de la formación presencial —y solo ese modelo, tal y como FUNDAE lo proporciona—.
• El modelo oficial de diploma —y solo ese, no un diploma de diseño propio de la entidad—.
• Los certificados y cuestionarios normalizados que genera el propio aplicativo de FUNDAE.

Fuera de esos modelos, la marca no procede. Y ahí está el error del caso: la hoja rechazada no era el modelo oficial de FUNDAE, sino una plantilla de la propia entidad —con su logotipo corporativo en la cabecera— a la que se le habían añadido los escudos de FUNDAE y del SEPE. Incrustar la marca institucional en un documento propio es usarla fuera de los supuestos permitidos, y eso basta para que el parte no pase la revisión. La intuición del gestor, por tanto, era acertada: sí eran los logotipos.

La consecuencia práctica es sencilla: para el control de asistencia presencial hay que utilizar el modelo oficial que FUNDAE facilita, sin sustituirlo por una plantilla casera ni añadirle el logotipo de la entidad junto al de la Fundación. Ese modelo oficial ya incorpora, con toda legitimidad, la cabecera institucional; cualquier versión propia que reproduzca la marca de FUNDAE queda fuera de lo autorizado. La protección de esos signos distintivos tiene además su respaldo en la Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas.

Para qué sirve realmente el control de asistencia FUNDAE en la justificación

Para entender por qué un defecto aparentemente menor puede echar por tierra un control, hay que recordar qué función cumple. El parte de asistencia no es un trámite burocrático más: es el medio de prueba de que la formación se realizó de manera efectiva y de que las personas trabajadoras por las que la empresa se bonificó asistieron realmente a ella. La bonificación en las cuotas de la Seguridad Social se sostiene sobre esa realidad material, y el control es el documento que la acredita, una pieza más de la documentación obligatoria de la formación bonificada.

De ahí que cualquier defecto lo debilite: si el papel que prueba la asistencia presenta grietas, la Administración no puede dar por acreditado el hecho que financia. El seguimiento y control de esa realidad es, además, una función permanente de las Administraciones competentes, como recuerda el artículo 17 de la Ley 30/2015. La obligación de custodiar la documentación acreditativa de la asistencia recae expresamente sobre la empresa, según el artículo 5.1.c) de la Orden TAS/2307/2007. Y el RD 694/2017 cierra el círculo al fijar el deber de conservar la documentación justificativa a disposición de los órganos de control. Tres piezas encajadas: una realidad que se financia, un documento que la prueba y un deber de custodiarlo.

Lo que dice la norma, palabra por palabra

Tres preceptos sostienen todo el edificio del control de asistencia. Merece la pena leerlos literalmente, porque la revisión se apoya en su tenor exacto.

Primero, la función permanente de vigilancia que corresponde a la Administración:

Artículo 17.1 de la Ley 30/2015

«Las Administraciones públicas competentes ejercerán funciones permanentes de seguimiento y control sobre la realización de las acciones formativas, sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley y en sus normas de desarrollo, así como sobre la aplicación correcta de la financiación pública, incluyendo la verificación del cumplimiento de los compromisos de contratación en su caso.»

Segundo, el pilar del control como documento y el deber empresarial de custodia, del que nace el propio modelo normalizado:

Artículo 5.1.c) de la Orden TAS/2307/2007

«Custodiar la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los participantes a las acciones formativas. A tal fin, se pondrá a disposición de las empresas un modelo de documento de control de asistencia a través del sistema telemático previsto en el artículo 9 de esta orden en el que se incluyan los datos que, al menos, deberán contener los documentos que se utilicen para acreditar dicha asistencia.»

Y tercero, el deber de conservar la documentación justificativa a disposición de los órganos de control:

Artículo 18.2 del RD 694/2017

«A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas de las empresas que hayan sido objeto de bonificación deberán quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa. La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante un período de cuatro años […] la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación.»

Un apunte de vigencia: la redacción reproducida del artículo 18.2 es la dada por el Real Decreto 1189/2025, en vigor desde el 1 de enero de 2026. El plazo de conservación es de cuatro años, con la documentación a disposición de los órganos de control.

Las causas reales de rechazo, una a una: base y antídoto

Antes de enumerar los fallos, conviene fijar la anatomía de un control válido. Una hoja de asistencia presencial completa identifica sin ambigüedad la acción formativa y el grupo, la fecha y el horario de cada sesión, a la persona formadora y a cada participante, y recoge la firma de todos ellos jornada a jornada. Cuando alguna de esas piezas falla, aparece una causa de rechazo. Vamos con las principales, cada una con lo que es, su base normativa, cómo se detecta en revisión y cómo se previene.

El horario, las fechas o el turno no cuadran con el inicio de grupo comunicado

Qué es. La empresa comunica a FUNDAE el inicio de cada grupo formativo con unos datos concretos: fechas, horario y, en su caso, turno. Si el control de asistencia refleja jornadas, horas o un turno distintos de los comunicados —por ejemplo, una sesión de tarde cuando se comunicó turno de mañana de 08:00 a 15:00—, aparece un descuadre.

Su base. La coherencia entre lo comunicado y lo ejecutado es la que permite verificar la realización efectiva a la que se refiere el artículo 17 de la Ley 30/2015. Un control que contradice la comunicación de inicio siembra dudas sobre qué se impartió realmente y cuándo.

Cómo se detecta. La revisión coteja de forma casi mecánica las fechas y las horas de las hojas con los datos que constan en el aplicativo. Es uno de los cruces más automáticos y, por eso, de los más frecuentes.

Cómo se previene. Antes de impartir, verificar que el horario real coincidirá con el comunicado. Si sobreviene un cambio —aplazamiento de una sesión, cambio de aula o de turno—, comunicarlo por los cauces del aplicativo, dentro de los plazos de FUNDAE, antes de que se produzca, no después. La hoja debe ser el reflejo fiel de lo que ya está comunicado.

La denominación de la acción no aparece literal

Qué es. El nombre de la acción formativa que figura en el control debe coincidir de forma literal con el denominado en la comunicación de inicio y en el resto del expediente. Abreviar, traducir, «modernizar» el título o emplear el nombre comercial del curso en lugar del oficial genera discordancia.

Su base. La identificación inequívoca de la acción es lo que permite atar el control a un grupo concreto y a su bonificación. Si el documento no dice con claridad a qué acción pertenece, deja de ser prueba fiable de esa acción.

Cómo se detecta. Cotejo literal del texto de la denominación entre la hoja y el aplicativo. Una sola palabra distinta salta a la vista del revisor.

Cómo se previene. Copiar y pegar la denominación exacta desde la comunicación de inicio a la plantilla del control, sin retoques de estilo. Si el material didáctico usa un nombre comercial, hacerlo constar como subtítulo, nunca en sustitución del oficial.

Falta la firma del participante o del formador en alguna jornada

Qué es. En presencial, cada sesión exige la firma de cada participante que asistió y la de la persona formadora. Una casilla en blanco —el alumno que «se olvidó» de firmar al salir, el formador que no rubricó una de las hojas— convierte esa jornada en no acreditada para esa persona.

Su base. La firma es el acto que prueba la asistencia diaria cuya documentación manda custodiar el artículo 5.1.c) de la Orden TAS/2307/2007. Sin firma no hay acreditación de ese día.

Cómo se detecta. Revisión visual hoja por hoja: se localizan huecos, firmas repetidas con caligrafía sospechosa o ausencia de la rúbrica del formador en alguna sesión.

Cómo se previene. Pasar lista y verificar las firmas al cierre de cada sesión, no al final del curso. Si alguien asistió pero no firmó, lo correcto es dejar constancia real de lo ocurrido: nunca inventar ni imitar una firma, porque eso convierte un defecto formal en un problema mucho más grave.

Falta la hoja de control de alguna sesión

Qué es. Es distinto del hueco de una firma: aquí falta la hoja entera de una de las sesiones. En el caso que abre este artículo —tres sesiones—, que faltara el control de una de ellas dejaría un tercio de la formación sin acreditar.

Su base. El deber de custodia del artículo 5.1.c) de la Orden TAS/2307/2007 se refiere a la asistencia diaria: cada jornada impartida necesita su documento. Una sesión sin hoja es una sesión sin prueba.

Cómo se detecta. Recuento simple: número de hojas frente a número de sesiones comunicadas. Si no cuadra, salta de inmediato.

Cómo se previene. Cerrar cada sesión con su hoja firmada y archivarla al momento en el expediente del grupo. Un control de completitud al terminar la acción —tantas hojas como sesiones— evita la sorpresa cuando llega el requerimiento.

La asistencia real queda por debajo del 75 %

Qué es. Para dar por finalizada la formación de una persona, la norma exige una asistencia mínima. Si un participante no alcanza ese umbral, no computa como finalizado, con el efecto correspondiente sobre la bonificación asociada a él.

Su base. Lo fija el artículo 19.2 de la Orden TAS/2307/2007:

Artículo 19.2 de la Orden TAS/2307/2007

«A efectos de la elaboración del listado de trabajadores participantes que han finalizado la formación, se entiende que el trabajador ha finalizado un grupo de formación si ha asistido al menos al 75 por 100 de las horas impartidas y ha realizado al menos el 75 por 100 de los controles periódicos de seguimiento de su aprendizaje en las modalidades de impartición a distancia convencional o mediante teleformación.»

Un matiz decisivo, recogido por Autoforma al resolver la controversia sobre asistencia en formación bonificada: el 75 % se valora de forma global sobre el conjunto de la acción, no jornada a jornada. Una ausencia puntual no invalida por sí sola la participación si, en el acumulado, se mantiene el 75 % de las horas impartidas.

Cómo se detecta. Suma de las horas efectivamente asistidas por persona frente al total de horas impartidas del grupo.

Cómo se previene. Monitorizar la asistencia acumulada durante la acción, no al final. Si alguien se está descolgando, se puede actuar a tiempo. Y aquí conviene ser tajante: este es un defecto de fondo. Si la persona realmente no asistió al 75 %, ningún arreglo documental lo corrige, porque el papel no puede acreditar una asistencia que no se produjo.

El control se remite fuera de plazo

Qué es. La documentación tiene sus momentos y sus cauces. Poner a disposición o remitir el control fuera del plazo aplicable —el del requerimiento de la actuación de seguimiento y control, cuando llega— es, en sí mismo, causa de problemas, incluso si el contenido es impecable.

Su base. El deber de tener la documentación a disposición de los órganos de control está en el artículo 18.2 del RD 694/2017. El plazo concreto para atender una petición determinada lo marca el propio requerimiento de la actuación de seguimiento y control, no un número de días abstracto.

Cómo se detecta. Cotejo de la fecha de aportación con la fecha límite fijada en el requerimiento.

Cómo se previene. Tener el expediente cerrado y disponible desde que termina la acción, de modo que cualquier requerimiento pueda atenderse de inmediato. La conservación durante cuatro años que impone el RD 694/2017 no es una recomendación: es una obligación.

Tachaduras, enmiendas sin salvar y datos ilegibles

Qué es. Correcciones hechas a bolígrafo sin salvarlas, tachones que impiden leer el dato original, fechas o nombres ilegibles, casillas ambiguas. Todo lo que introduce dudas sobre qué dice realmente el documento.

Su base. Un medio de prueba debe ser legible y fiable. Si no puede leerse con certeza qué persona asistió qué día, el documento deja de acreditar el hecho que la Administración financia.

Cómo se detecta. Inspección visual. Las enmiendas sin salvar y los tachones son de lo primero que ve un revisor y de lo que más desconfianza genera.

Cómo se previene. Cumplimentar con letra clara y, si hay que corregir un error, salvar la enmienda debidamente —tachando de forma que el dato original siga siendo legible, con la corrección al lado y, cuando proceda, la firma que la avale—, nunca emborronando. Ante la duda, una hoja limpia vale más que diez correcciones.

Qué exige cada modalidad de impartición

No todas las modalidades se acreditan igual, y cruzar los medios de una con los de otra es una fuente habitual de rechazos. Cada una tiene su prueba natural.

Presencial. Hojas de firmas por sesión, con la firma del participante y la del formador en cada jornada. Es el documento del que venimos hablando y el que lleva, con toda legitimidad, la cabecera institucional del modelo oficial.

Aula virtual. La formación en aula virtual —impartición en directo a través de medios telemáticos— se acredita con los registros de conexión de los participantes que genera la plataforma, acompañados, cuando procede, de la declaración responsable que respalda la participación. La firma en papel no es aquí el medio idóneo.

Teleformación. En teleformación, la prueba son los registros de conexión y de actividad en la plataforma o LMS: accesos, tiempos, progreso y realización de los controles periódicos de seguimiento del aprendizaje. Recuérdese que el artículo 19.2 de la Orden TAS/2307/2007 exige, en las modalidades a distancia, haber realizado al menos el 75 % de esos controles periódicos, además del 75 % de las horas.

Te lo han rechazado: cómo y cuándo se subsana (y cuándo no)

Un rechazo no siempre es el final del camino. El ordenamiento reconoce a la persona interesada el derecho a defenderse y a aportar documentación antes de que el procedimiento se cierre; conviene tener claro cómo se presentan las alegaciones ante FUNDAE, paso a paso.

Artículo 53.1.e) de la Ley 39/2015 (LPAC)

«A formular alegaciones, utilizar los medios de defensa admitidos por el Ordenamiento Jurídico, y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia, que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la propuesta de resolución.»

Artículo 76.1 de la Ley 39/2015 (LPAC)

«Los interesados podrán, en cualquier momento del procedimiento anterior al trámite de audiencia, aducir alegaciones y aportar documentos u otros elementos de juicio. Unos y otros serán tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la correspondiente propuesta de resolución.»

En la práctica de la formación bonificada, ese derecho se ejerce en el marco del requerimiento concreto que formula la actuación de seguimiento y control: es ese requerimiento —y no un plazo abstracto— el que fija qué se pide y en qué plazo aportarlo.

Ahora bien, no todo se arregla aportando papeles. Conviene distinguir dos planos:

• Defecto formal (subsanable). Una denominación mal transcrita, una hoja traspapelada que aparece, un dato aclarable por otra vía. Si la realidad subyacente es correcta, cabe explicarla y aportar la prueba que la respalda.
• Defecto de fondo (no subsanable con documentos). El ejemplo claro es la asistencia real por debajo del 75 %. Si la persona no asistió lo suficiente, no hay documento que lo corrija, porque el hecho no se produjo. Aquí no cabe «reconstruir» nada: solo cabe asumir el efecto.

Checklist operativa por modalidad

Tres listas para pasar antes de dar por cerrado un expediente. Si todas las casillas están marcadas, el control llega a la revisión en las mejores condiciones.

Presencial

• ☐ La denominación de la acción coincide literalmente con la comunicación de inicio.
• ☐ Fechas, horas y turno de cada hoja cuadran con el inicio de grupo comunicado.
• ☐ Hay una hoja por cada sesión impartida (tantas hojas como sesiones).
• ☐ Cada participante ha firmado en cada jornada a la que asistió.
• ☐ El formador ha firmado cada una de las sesiones.
• ☐ La asistencia acumulada de cada persona alcanza el 75 % de las horas.
• ☐ No hay tachaduras ni enmiendas sin salvar; todos los datos son legibles.
• ☐ El expediente queda archivado y disponible desde el fin de la acción.

Aula virtual

• ☐ La sesión se impartió en directo por el medio telemático previsto.
• ☐ Se conservan los registros de conexión de los participantes por sesión.
• ☐ La declaración responsable de participación está firmada cuando procede.
• ☐ Fechas y horarios de conexión cuadran con lo comunicado.
• ☐ No se sustituyen los registros por hojas de firmas presenciales.

Teleformación

• ☐ La plataforma o LMS conserva registros de acceso, tiempos y progreso por participante.
• ☐ Cada persona ha realizado al menos el 75 % de los controles periódicos de seguimiento.
• ☐ La actividad acumulada alcanza el umbral del 75 % de las horas exigido.
• ☐ Los registros son exportables y quedan a disposición de los órganos de control.
• ☐ No se sustituyen los registros de plataforma por documentación de otra modalidad.

Volvemos al caso: sí eran los logotipos

Volvamos al expediente del principio. Una empresa de instalaciones de telecomunicaciones, formación presencial en turno de mañana, tres sesiones, hojas firmadas y sin tachaduras aparentes, y un control rechazado. El gestor apuntó a los logotipos de FUNDAE y del SEPE, y esta vez la intuición dio en el blanco: la hoja no era el modelo oficial de FUNDAE, sino una plantilla propia de la entidad —con su logotipo corporativo y los escudos institucionales añadidos—. Reproducir la marca de FUNDAE fuera de sus modelos oficiales es un uso indebido, y basta para que el parte no supere la revisión.

La regla, por tanto, es simple: en el control de asistencia presencial se usa el modelo oficial que FUNDAE proporciona, tal cual, sin plantillas caseras ni logotipos añadidos. Pero conviene no quedarse solo en el logotipo, porque un parte también se cae por otras razones igual de evitables: un descuadre entre el horario comunicado y el reflejado, una firma ausente en una de las tres sesiones, una hoja que faltaba, una denominación que no aparecía literal o —el escenario más incómodo— una asistencia real que no llegó al 75 %. Estas últimas son defectos de forma o de fondo: los primeros, si la realidad los sostiene, se pueden aclarar y subsanar; el último no lo arregla ningún papel.

La lección, para el gestor de formación, es a la vez tranquilizadora y exigente. Tranquilizadora porque el remedio del logotipo está en su mano: basta con usar el modelo oficial. Exigente porque el foco no termina ahí, sino que se extiende a la coherencia entre lo comunicado y lo ejecutado, la integridad de las firmas, la completitud de las hojas y la asistencia efectiva. Todas esas causas de rechazo comparten un rasgo: son evitables. Y se evitan antes —eligiendo el modelo correcto y cerrando bien cada sesión— y no después, cuando el requerimiento ya está sobre la mesa.