Aula virtual sin registro de conexiones: cuándo vale la declaración responsable (y cómo alegar el descuento de FUNDAE)
Una acción formativa de 2024 impartida por aula virtual con una herramienta sin registro de conexiones: FUNDAE descuenta los costes (código FIR8A) y solo admite las declaraciones responsables si se justifica la imposibilidad. Analizamos qué dice de verdad el artículo 2.1 de la Resolución de 24 de noviembre de 2023 y por qué hay motivos para alegar.
Una acción formativa presencial de 2024 se impartió mediante aula virtual con una herramienta que no generaba registros de conexión. Como sustituto, la empresa aportó las declaraciones responsables que cada alumno firma para acreditar su asistencia —el propio modelo que facilita FUNDAE—. Un año después llega la carta: código FIR8A, «descontados los costes imputados por no aportar un registro de conexiones». ¿Se acabó la partida? No necesariamente. La propia norma prevé la declaración responsable justamente para este supuesto, y existen motivos sólidos para alegar.
El caso: un aula virtual con una herramienta sin registro de conexiones
El punto de partida es muy habitual. Una empresa imparte la parte presencial de una acción formativa a través de aula virtual, apoyándose en una herramienta de videollamada de uso común. El problema aparece en la justificación: esa herramienta no ofrece un informe que identifique la acción formativa, los participantes y sus tiempos de conexión. No es que fallara un día: sencillamente no genera ese tipo de registros.
Ante esa limitación, la empresa hizo lo previsible y, sobre el papel, correcto: recabó de cada participante una declaración responsable de asistencia, utilizando el modelo que la propia Fundación pone a disposición. Con esa documentación se dio por justificada la formación. Meses más tarde, en la revisión de la justificación, el SEPE descuenta los costes de esa acción y comunica la incidencia con el código FIR8A.
Qué dice exactamente la carta: el código FIR8A
La comunicación reproduce el motivo del descuento en estos términos:
Código FIR8A — texto de la comunicación
«Descontados los costes imputados por no aportar un registro de conexiones en el que se identifique la acción formativa, los participantes en el aula virtual, las fechas y los tiempos de conexión de cada participante. Las declaraciones responsables de los participantes sólo serán admisibles si se justifica la imposibilidad de aportar los citados registros. (Art. 2.1 Resolución de 24 de noviembre de 2023, de la Dirección General del Servicio Público de Empleo Estatal).»
Traducido: el SEPE no rechaza la declaración responsable por principio, sino que la condiciona a que «se justifique la imposibilidad» de aportar los registros. Y aquí está el matiz decisivo —y discutible— del criterio administrativo: la Administración tiende a entender que esa imposibilidad debe ser algo extraordinario (una incidencia o un fallo puntual de la plataforma), y no el hecho ordinario de que la herramienta, por su propia naturaleza, no genere esos informes.
Lo que exige la norma: registro de conexiones… y una excepción expresa
La medida que permite impartir la formación presencial mediante aula virtual —considerándola presencial a todos los efectos— se prorroga cada año desde 2020. Para el ejercicio 2024, la norma aplicable es la Resolución de 24 de noviembre de 2023. Su artículo 2.1 establece el requisito de control y, a renglón seguido, la salida cuando ese control automático no es posible:
Artículo 2.1 de la Resolución de 24 de noviembre de 2023 (DG del SEPE)
«Cuando la formación presencial se desarrolle mediante aula virtual, ésta deberá contar con un registro de conexiones generado por la aplicación del aula virtual en que se identifique, para cada acción formativa desarrollada a través de este medio, las personas participantes en el aula, así como sus fechas y tiempos de conexión, así como contar con un mecanismo que posibilite la conexión durante el tiempo de celebración del aula por parte de los órganos de control, a efectos de las actuaciones de seguimiento y control que procedan. Cuando la herramienta utilizada no permita contar con este registro de conexiones, excepcionalmente la participación se constatará mediante declaración responsable de la persona participante, de forma que se pueda contrastar su tiempo de asistencia a la acción formativa.»
La regla general es clara: el aula virtual debe dejar un registro de conexiones generado por la aplicación (con acción formativa, participantes, fechas y tiempos) y un mecanismo que permita a los órganos de control conectarse en directo. Pero la última frase del precepto abre una vía alternativa expresa: «cuando la herramienta utilizada no permita contar con este registro de conexiones», la participación se constata mediante declaración responsable de la persona participante.
En claro: la norma no habla de «error», ni de «avería», ni de «causa imprevisible». Ata la excepción a una circunstancia objetiva de la herramienta: que «no permita» contar con el registro. Que una aplicación no genere esos informes es, precisamente, un caso de que la herramienta no lo permita.
El nudo del asunto: «excepcionalmente» no significa «extraordinariamente»
Toda la controversia gira en torno a una palabra: «excepcionalmente». El criterio del SEPE la lee como sinónimo de extraordinario o imprevisible, de modo que solo admitiría la declaración responsable cuando la falta de registros obedezca a un suceso anómalo. La empresa, en cambio, defiende una lectura literal y sistemática: «excepcionalmente» califica el carácter subsidiario del mecanismo —la declaración responsable como alternativa a la vía ordinaria, que es el registro automático—, no la naturaleza imprevisible de la causa.
La diferencia no es un juego de palabras. El propio precepto vincula la excepción a un dato objetivo y estructural —«cuando la herramienta utilizada no permita»— y no a un acontecimiento sobrevenido. Si el legislador hubiera querido exigir una causa extraordinaria, lo habría dicho, como hace en el mismo texto al regular otros supuestos (por ejemplo, las comunicaciones fuera de plazo por «causas imprevisibles, debidamente justificadas»). Donde la norma distingue, no cabe confundir.
Por qué hay motivos para alegar
Frente al descuento del código FIR8A caben, al menos, cinco líneas de argumentación que conviene desarrollar de forma conjunta en el escrito de alegaciones:
1. El tenor literal del artículo 2.1. La excepción opera «cuando la herramienta utilizada no permita contar con este registro de conexiones». Si la aplicación empleada no genera esos informes, el supuesto de hecho encaja de manera directa en la letra de la norma. La frase de la carta —«sólo serán admisibles si se justifica la imposibilidad»— es una paráfrasis del SEPE; el texto legal habla de que la herramienta «no permita», que es exactamente lo que la empresa puede acreditar.
2. La Administración no puede añadir requisitos que la norma no contempla. Exigir que la imposibilidad sea «extraordinaria» introduce una condición que el precepto no recoge. Interpretar de forma extensiva una limitación en contra del administrado choca con la interdicción de la arbitrariedad de los poderes públicos (art. 9.3 de la Constitución) y con la seguridad jurídica.
3. La declaración responsable tiene plena validez jurídica. No es un papel de segunda categoría, sino una institución con efectos definidos por la ley:
Artículo 69.1 de la Ley 39/2015
«A los efectos de esta Ley, se entenderá por declaración responsable el documento suscrito por un interesado en el que éste manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente para obtener el reconocimiento de un derecho o facultad o para su ejercicio, que dispone de la documentación que así lo acredita, que la pondrá a disposición de la Administración cuando le sea requerida, y que se compromete a mantener el cumplimiento de las anteriores obligaciones durante el período de tiempo inherente a dicho reconocimiento o ejercicio.»
La declaración responsable produce sus efectos desde su presentación y su contenido se ampara en la responsabilidad de quien la firma. La Administración conserva su potestad de comprobación —puede verificar la veracidad de lo declarado—, pero eso es muy distinto de descartar el documento sin comprobar nada y sin acreditar que la formación no se impartió.
4. El deber de motivación. El descuento es un acto que limita derechos e intereses económicos de la empresa y, por tanto, debe motivarse:
Artículo 35.1 de la Ley 39/2015
«Serán motivados, con sucinta referencia de hechos y fundamentos de derecho: a) Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.»
Una motivación que se limite a afirmar que «la imposibilidad no es extraordinaria» no explica por qué la imposibilidad efectivamente acreditada —la herramienta no genera registros— resulta insuficiente a la luz del propio artículo 2.1. Si el acto no razona ese salto, adolece de un déficit de motivación que puede y debe denunciarse.
5. Coherencia interna de la propia Resolución. La misma norma, en su disposición adicional única, admite que tanto la impartición como la asistencia se acrediten «mediante certificado de la entidad impartidora o mediante declaración responsable del beneficiario». La declaración responsable no es, pues, un recurso marginal: es un medio de acreditación que la propia Resolución reconoce y emplea.
A esto se añade un argumento de proporcionalidad: descontar el 100 % de los costes imputados por una cuestión estrictamente documental —cuando la formación se impartió realmente y existen otros medios de prueba— es una consecuencia desmedida si se compara con la finalidad de la norma, que no es otra que poder contrastar la asistencia. Y eso es justamente lo que permite hacer la declaración responsable de cada participante.
Seamos honestos: dónde está el punto débil
Importante: conviene no vender una victoria segura. El SEPE puede replicar que la Resolución para 2024 se publicó con antelación suficiente y que elegir una herramienta sin registro de conexiones fue una decisión evitable, de modo que la «imposibilidad» sería, en cierto sentido, autoprovocada. Es un argumento que existe y que hay que anticipar. Pero que la cuestión sea interpretable es, precisamente, lo que abre la puerta a alegar: no hay una prohibición literal, sino una lectura administrativa que puede rebatirse con la letra de la norma y con la validez legal de la declaración responsable.
Por eso, desde el Departamento Jurídico animamos a presentar alegaciones. No porque el resultado esté garantizado —no lo está—, sino porque el argumentario es serio, el coste de intentarlo es bajo y la alternativa (asumir el descuento sin más) renuncia a una defensa razonable de un dinero que corresponde a una formación que sí se realizó.
Cómo preparar la alegación: checklist
| ☐ | Qué aportar y alegar |
|---|---|
| ☐ | Las declaraciones responsables de cada participante (modelo de FUNDAE), firmadas, que permitan contrastar su tiempo de asistencia a la acción formativa. |
| ☐ | Prueba de que la herramienta empleada no permite el registro de conexiones: documentación técnica, especificaciones o capturas de la aplicación que evidencien esa limitación. |
| ☐ | Toda la evidencia complementaria de la realidad de la formación: programa y calendario, materiales, convocatorias, comunicaciones tutor-alumnado, evaluaciones y partes de asistencia. |
| ☐ | Fundamentar el escrito en el tenor literal del artículo 2.1 de la Resolución y en los artículos 69 y 35 de la Ley 39/2015. |
| ☐ | Denunciar, en su caso, la falta de motivación y la desproporción de descontar el 100 % de los costes por un motivo documental. |
| ☐ | Presentar las alegaciones en el plazo que señale la notificación y por el canal indicado, conservando el justificante de registro. |
Evítalo de raíz en tus próximos cursos
En claro: la declaración responsable es un salvavidas, no la vía ordinaria. Siempre que sea posible, imparte el aula virtual con una herramienta que genere y exporte el registro de conexiones (acción formativa, participantes, fechas y tiempos) y que ofrezca un mecanismo de conexión en directo para los órganos de control. Conservando ese registro no dependes de ninguna excepción ni de cómo interprete el SEPE la palabra «excepcionalmente».
Este criterio, además, sigue vigente: la medida del aula virtual se ha venido prorrogando ejercicio a ejercicio, y la Resolución para 2026 mantiene, palabra por palabra, la misma frase sobre la declaración responsable «cuando la herramienta utilizada no permita contar con este registro de conexiones». Lo que hoy afecta a una acción de 2024 seguirá siendo relevante para tus grupos actuales.
Si has recibido una comunicación con el código FIR8A —o cualquier otro descuento sobre el aula virtual por registros de conexión— en el Departamento Jurídico de Autoforma podemos ayudarte a preparar y presentar el escrito de alegaciones.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. Cada expediente debe analizarse a la luz de su comunicación concreta, su documentación y sus plazos.