Documentación obligatoria en formación bonificada: checklist completo por fases (2026)
Checklist completo de la documentación FUNDAE por fases: antes, durante y después de la formación. Con tablas, plazos 2026, base legal y cofinanciación. Consérvala 4 años.
La documentación es donde se ganan o se pierden las comprobaciones de la formación bonificada. Ningún inspector estuvo en el aula: lo único que verá, hasta cuatro años después, es el papel (o el registro digital) que tú hayas guardado. Este checklist recorre las tres fases de un expediente —antes, durante y después de la formación— con tablas de verificación, la base legal de cada documento y los plazos vigentes en 2026. Complementa la guía completa FUNDAE y el análisis de las no conformidades más frecuentes.
Por qué la documentación decide el expediente
La obligación no es genérica: tiene artículo, plazo y consecuencias. El Real Decreto 694/2017, tras su reforma por el Real Decreto 1189/2025 (en vigor desde el 1 de enero de 2026), lo formula así:
Artículo 18.2 del Real Decreto 694/2017
«La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante un período de cuatro años y, en su caso, durante el período establecido en la legislación comunitaria la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación.»
Importante: incumplir esta custodia tiene nombre en la norma. El artículo 18.3 del RD 694/2017 prevé que no mantener la documentación a disposición de los órganos de control puede suponer la devolución total o parcial de las bonificaciones aplicadas; las cuotas no devueltas las reclama la Inspección de Trabajo mediante acta de liquidación y, en su caso, de sanción, con intereses de demora (art. 18.4).
Las tres fases de un expediente a prueba de inspección
La forma más segura de no dejar huecos es organizar el expediente igual que se desarrolla la acción formativa: una fase previa (comunicaciones y acuerdos), una fase de impartición (la prueba de que la formación existió) y una fase de cierre (costes, contabilidad y bonificación). Marca cada casilla solo cuando el documento esté en el expediente, no cuando "alguien lo tenga".
Fase 1. Antes del inicio: programa, RLPT y comunicación
Es la fase con más incidencias formales, porque casi todo tiene plazo. Para 2026, la comunicación de inicio puede realizarse hasta 2 días antes del comienzo del grupo; tienes el detalle en nuestra guía de plazos FUNDAE 2026.
| ✓ | Documento | Qué debe cumplir |
|---|---|---|
| ☐ | Programa de la acción formativa | Objetivos, contenidos, duración, modalidad y colectivo destinatario. Debe guardar relación con la actividad de la empresa (art. 9.2 de la Ley 30/2015). |
| ☐ | Información a la RLPT | Acta o justificante de entrega de la documentación del curso a la Representación Legal de las Personas Trabajadoras (RLPT) antes del inicio, y el informe emitido (dispone de 15 días, art. 13 del RD 694/2017). Si hay discrepancias, constancia escrita y motivada. |
| ☐ | Constancia de inexistencia de RLPT (si no hay) | Declaración de la empresa de que no cuenta con representación. No existe obligación legal de informar trabajador a trabajador, aunque comunicarlo a la plantilla es un refuerzo probatorio. |
| ☐ | Contrato de encomienda (si hay entidad organizadora) | Acuerdo escrito con la entidad externa que organiza la formación (arts. 9.3 y 12 de la Ley 30/2015), firmado antes del inicio y con las obligaciones de cada parte. |
| ☐ | Comunicación de inicio del grupo | Realizada en el aplicativo de FUNDAE en plazo (en 2026, hasta 2 días antes del inicio), con horarios, participantes y lugar de impartición correctos. Conserva el resguardo telemático. |
| ☐ | Relación de participantes | Trabajadores en situación de alta (o colectivos admitidos) en el momento del inicio, con los datos que exige el aplicativo. |
Sobre la información a la representación, el tenor de la Ley es claro: es un informe preceptivo, pero no un permiso previo.
Artículo 9.2 de la Ley 30/2015
«La citada programación se realizará respetando el derecho de información y consulta de la representación legal de los trabajadores, a quien se deberá solicitar informe de forma preceptiva, sin perjuicio de la agilidad en el inicio y desarrollo de las acciones formativas.»
Fase 2. Durante la impartición: la prueba de que la formación existió
Aquí se concentra la documentación que más devoluciones evita: la evidencia de participación. Lo que hay que guardar depende de la modalidad.
| ✓ | Documento | Qué debe cumplir |
|---|---|---|
| ☐ | Controles de asistencia (presencial) | Hojas de firmas por sesión o día, firmadas por participantes y formador, con fecha, horario y denominación del grupo. Sin firmas no hay asistencia que defender. |
| ☐ | Registros de conexión y actividad (teleformación) | Informes de la plataforma con accesos, tiempos de conexión y actividades realizadas (tareas, foros, tests). Revisa qué exige el SEPE en los registros de aula virtual. |
| ☐ | Interacción alumno-tutor (teleformación) | Registros de mensajes y correos con el tutor, foros con su participación y tutorías realizadas: acreditan el seguimiento pedagógico real del curso. |
| ☐ | Guía didáctica (teleformación) | A disposición de los participantes desde el inicio: objetivos, contenidos, metodología, planificación de las tutorías y sistema de evaluación en la plataforma. |
| ☐ | Controles de aprendizaje | Cuestionarios, pruebas o evaluaciones de los participantes, corregidos e identificados por alumno y acción formativa. |
| ☐ | CV y acreditación del formador | Currículum, titulación o experiencia acreditada del formador o tutor, coherente con la materia impartida. |
| ☐ | Materiales y contenidos | Manuales, temario o contenidos efectivamente entregados o cargados en la plataforma, coherentes con el programa comunicado. |
En claro: en teleformación, el acceso a la plataforma no basta. Los órganos de control buscan actividad real del participante: tiempos de conexión coherentes con la duración, tareas entregadas, controles superados e interacción con el tutor. Exporta y guarda los informes; si la plataforma cambia o se migra, esa evidencia desaparece.
Fase 3. Al finalizar: costes, contabilidad y bonificación
La bonificación solo puede aplicarse a partir de la comunicación de finalización del grupo, y el plazo termina con la liquidación de cuotas de diciembre del ejercicio (art. 18.1 del RD 694/2017). Esta fase es la que revisan los requerimientos de costes.
| ✓ | Documento | Qué debe cumplir |
|---|---|---|
| ☐ | Comunicación de finalización | Resumen telemático del aplicativo de FUNDAE con los participantes finalizados y los costes declarados. Es el requisito para poder bonificar. |
| ☐ | Diplomas o certificados | Entregados a quienes superaron la formación, con contenidos, horas y fechas coherentes con lo comunicado. Guarda el justificante de entrega. |
| ☐ | Facturas y justificantes de pago | Factura del proveedor o centro, desglosada por acción y grupo, y su pago acreditado (transferencia). Los costes indirectos y de organización, con su criterio de imputación. |
| ☐ | Contabilización del gasto | Los costes bonificados deben quedar expresamente identificados en la contabilidad de la empresa (art. 18.2 del RD 694/2017): asiento del gasto, del pago y de la bonificación aplicada en los seguros sociales. |
| ☐ | Nóminas y registro horario | De los trabajadores formados en jornada laboral: son la prueba de los costes salariales que computan como cofinanciación privada. |
La cofinanciación privada: el documento que casi nadie prepara
Salvo las empresas de 1 a 5 trabajadores, toda empresa debe asumir con recursos propios un porcentaje mínimo del coste total de la formación. Y ese porcentaje también se documenta: si lo cubres con costes salariales, necesitarás nóminas y registro de jornada que acrediten las horas de formación dentro de la jornada laboral. Lo explicamos a fondo en cuándo justificar costes salariales.
Artículo 9.5 de la Ley 30/2015
«Las empresas participarán con sus propios recursos en la financiación de la formación de sus trabajadores según los porcentajes mínimos que, sobre el coste total de la formación, se establecen a continuación en función de su tamaño, a excepción de las empresas de 1 a 5 trabajadores que resultan exentas de esta obligación: a) De 6 a 9 trabajadores: 5 por ciento. b) De 10 a 49 trabajadores: 10 por ciento. c) De 50 a 249 trabajadores: 20 por ciento. d) De 250 o más trabajadores: 40 por ciento. Se considerarán incluidos en la cofinanciación privada los costes salariales de los trabajadores que reciben formación en la jornada laboral. […]»
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
Un mínimo de cuatro años y, en su caso, durante el período establecido en la legislación comunitaria (art. 18.2 del RD 694/2017). En la práctica, el expediente debe poder reconstruirse entero años después de cerrado el grupo: por eso conviene centralizarlo digitalmente —con herramientas como Gesdoc— en lugar de repartirlo entre el centro, la gestoría y la empresa.
Errores que acaban en no conformidad
- Confiar la evidencia a la plataforma de teleformación sin exportar los informes: cuando llega el requerimiento, el curso ya no está accesible.
- Hojas de firmas incompletas: sin fecha, sin firma del formador o sin identificar el grupo.
- Facturas sin desglose por acción formativa y grupo, o sin justificante de pago. Es una de las cinco incidencias documentales más repetidas en costes.
- No dejar rastro de la RLPT: se informó de palabra, o no se guardó el acuse de la entrega.
- Olvidar la contabilización identificada del gasto y de la bonificación, que el art. 18.2 exige de forma expresa.
Preguntas frecuentes
¿Vale cualquier registro de conexión en teleformación?
No. Debe acreditar actividad real del participante, no solo el acceso: tiempos de conexión, tareas, foros, controles realizados e interacción con el tutor. Conserva los informes que genere la plataforma y expórtalos al cerrar el grupo.
¿Hay que esperar 15 días tras informar a la RLPT para empezar el curso?
No. El informe es preceptivo, pero el art. 9.2 de la Ley 30/2015 lo prevé «sin perjuicio de la agilidad en el inicio» de las acciones. Los 15 días son el plazo de la RLPT para pronunciarse, no una espera obligatoria: lo desmontamos en el mito de los 15 días.
Si hay entidad organizadora, ¿quién debe custodiar la documentación?
La obligación del art. 18.2 recae sobre la empresa bonificada, que es quien responde ante los órganos de control. La organizadora custodia la documentación propia de su encomienda y debe facilitar copia, pero externalizar la gestión no externaliza la responsabilidad.
¿Qué pasa si en un requerimiento falta un documento?
Dependerá de su relevancia: puede subsanarse o alegarse, pero si la carencia impide justificar la formación o sus costes, procede la devolución parcial o total de la bonificación (art. 18.3 del RD 694/2017). Actúa siempre dentro del plazo del requerimiento.
Si gestionas expedientes de varios centros o empresas, este checklist solo es útil si se aplica de forma sistemática. En nuestros recursos encontrarás plantillas y modelos, y si quieres que lo veamos sobre tu caso, solicita una llamada.
Este artículo tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico. Normativa citada conforme a su redacción vigente a julio de 2026.