No conformidades FUNDAE más frecuentes y cómo evitarlas
Las 28 no conformidades de costes más frecuentes en formación bonificada (SEPE/FUNDAE): qué dice cada incidencia, su base legal y cómo evitar la minoración.
Una no conformidad en formación bonificada puede obligar a devolver lo bonificado, con recargos e intereses. La buena noticia: casi todas se repiten, giran en torno a los costes y se pueden prevenir. En esta guía ampliada recogemos, sistematizadas por familias, las causas de no conformidad que con más frecuencia aparecen en los requerimientos del SEPE y de Fundae, con su base normativa y cómo evitarlas. Si quieres el detalle del procedimiento de inspección, lee también Inspecciones SEPE y No Conformidades FUNDAE y la guía del pilar.
La mayoría de las no conformidades de costes son defectos documentales
Conviene partir de una idea que muchas veces se pierde: el requerimiento de comprobación se dirige siempre a la empresa beneficiaria de la bonificación, no a la entidad organizadora. Es la empresa la que aplicó el crédito formativo en sus boletines de cotización y la que, por tanto, debe poder acreditarlo durante los cuatro años siguientes al ejercicio. La entidad organizadora agiliza, ordena y prepara, pero la responsabilidad última de la documentación es de quien se bonificó.
La inmensa mayoría de las incidencias que hoy se notifican no nacen del importe imputado, sino de la documentación con la que se sostiene: una factura sin desglose, un pago no acreditado, una cuenta contable mal denominada o la ausencia del informe a la representación legal de las personas trabajadoras bastan para que el órgano de control practique una minoración, parcial o total, de la bonificación.
En claro. La Guía de Orientaciones de Costes de Fundae y sus modelos (Certificado de Costes Salariales, resumen de costes, etc.) son el formato preferido por la Administración y la vía más segura, pero no son una norma reglamentaria: no se publicaron en el BOE. La obligación legal que sí existe es la del artículo 18.3 del RD 694/2017: acreditar el coste real de la actividad formativa con documentación válida y suficiente. Conocer esa frontera entre lo exigible y lo recomendable es, a menudo, la diferencia entre una minoración aceptada y una bonificación defendida con éxito.
Las 9 familias de no conformidades de costes y el número de incidencias de cada una.
Antes de las incidencias: los cuatro tipos de coste
Casi todas las no conformidades se entienden mejor si se tiene clara la frontera entre los cuatro tipos de coste. Tres son bonificables —directos (impartición: formadores, aulas, materiales, seguro, dietas), indirectos (gastos generales, con un tope del 10 % del coste total) y de organización (solo cuando se encomienda la organización a una entidad externa)— y el cuarto —los costes salariales— no se bonifica pero opera como cofinanciación privada. Comprender esa frontera es la mejor profilaxis frente al control.
Límites y reglas básicas que se comprueban en cualquier requerimiento de costes.
1. Contabilización: la cuenta «formación profesional para el empleo» (familia CONT)
Es uno de los focos más recurrentes del control y, a la vez, de los más fáciles de prevenir con una mínima coordinación entre el departamento de formación y el financiero. Puedes ver el detalle contable en contabilización desde el perfil de la empresa bonificada.
Artículo 12 c) del Real Decreto 694/2017
«Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de "formación profesional para el empleo".»
CONT1AFalta de identificación contable separada
Qué dice la incidencia. Se descuenta el coste por no identificar en cuenta separada o epígrafe específico los gastos de ejecución de las acciones, los PIF y las bonificaciones bajo la denominación «formación profesional para el empleo». El apunte remitido no incluye la denominación de la cuenta o no acredita la separación.
Base normativa. Art. 12.2 c) del RD 694/2017, en relación con el art. 8.1 de la Ley 30/2015.
Cómo evitarla. Crear, antes de iniciar el ejercicio, una subcuenta del subgrupo 62 denominada literalmente «formación profesional para el empleo» y aportar el apunte con esa denominación y un extracto del libro mayor.
CONT2AEl documento contable no es identificable como contabilidad de la empresa
Qué dice la incidencia. Se rechaza el apunte porque no consta que proceda de la contabilidad oficial de la empresa (puede ser un Excel interno o un listado no oficial).
Base normativa. Art. 25 del Código de Comercio y art. 12.2 c) del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Aportar el extracto contable firmado por el responsable de contabilidad o exportado desde el ERP oficial, con identificación de empresa, periodo y cuenta. Si la sociedad deposita cuentas, acreditar la correspondencia con lo presentado en el Registro Mercantil.
2. Pagos y su contabilización (familia COP)
En el control no basta con tener la factura: hay que probar que se ha pagado y que ese pago se ha contabilizado. Es uno de los puntos más sensibles y donde pivotan muchos requerimientos.
COP1AFalta de extracto bancario o justificante del pago
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar los extractos bancarios o justificantes del pago; el documento aportado no acredita el cargo en cuenta.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae) y art. 12.2 d) del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Aportar siempre el extracto que muestre el cargo, con importe y beneficiario identificados. Si el pago se hizo en remesa, adjuntar también su desglose.
COP2AAusencia del apunte contable del gasto y del pago
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar la anotación contable del libro diario, ni del gasto ni del pago.
Base normativa. Arts. 25 y 28 del Código de Comercio; art. 12.2 c) del RD 694/2017.
Cómo evitarla. El control comprueba la doble anotación: devengo del gasto (cuenta 6xx contra proveedor 410) y pago (cancelación del proveedor contra bancos). Aportar el libro diario con ambos asientos y, si procede, el libro mayor.
COP3AFalta de anotación contable de la bonificación aplicada
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar la anotación contable de la bonificación aplicada; los recibos de liquidación de cotizaciones no tienen justificante de pago.
Base normativa. Art. 12.2 c) del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Contabilizar la bonificación de forma específica en la cuenta «formación profesional para el empleo» y aportar el RNT/TC1 con el justificante de pago a la TGSS, evidenciando la reducción aplicada.
COP4ALos apuntes no concuerdan con los depositados en el Registro Mercantil
Qué dice la incidencia. Para admitir los apuntes contables es necesario acreditar que se corresponden con los presentados en el Registro Mercantil.
Base normativa. Art. 25 y siguientes del Código de Comercio; Ley de Sociedades de Capital.
Cómo evitarla. Cuando exista obligación de depósito, asegurar la coherencia entre la contabilidad operativa y la depositada; aportar, si hace falta, el libro de inventarios y cuentas anuales o certificado del Registro.
COP5AFalta de anotación contable de la bonificación (variante)
Qué dice la incidencia. Misma tipología que COP3A, sin el matiz de los recibos de liquidación.
Base normativa. Art. 12.2 c) del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Aportar el asiento concreto donde se refleja la bonificación; no basta con el RNT/TC1, hay que enseñar el reflejo contable.
COP6APago en remesa bancaria sin desglose por factura
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar los justificantes del pago; para admitirlos debe remitirse la remesa en la que se identifique el importe de la factura presentada.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Cuando se paguen varias facturas en una remesa, aportar su detalle (a veces «detalle de envíos» o «adendum») con el NIF del proveedor, el importe individual y el número de factura.
3. Documentación didáctica, partes de firma y diplomas (familias GUI, FIR y DIP)
No son estrictamente «costes», pero la falta de documentación pedagógica minora indirectamente los costes imputados: si el control entiende que el alumno no realizó la formación o que no constan los controles de aprendizaje, descuenta los costes vinculados. En teleformación se vuelven especialmente críticas, como analizamos en inspecciones en teleformación y no conformidades en costes.
GUI1AProgramación o metodología didáctica incompleta
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar la documentación de la programación y metodología didáctica; el documento no indica el número de controles que debe cumplimentar el alumno.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae) y art. 7 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. La guía didáctica debe especificar objetivos, contenidos, modalidad, duración, número y tipología de controles de aprendizaje y criterios de evaluación. En teleformación, identificar también el horario de tutorías y la interacción alumno-tutor.
FIR1AFalta de controles de aprendizaje de todos los participantes
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar los controles de aprendizaje de todos los participantes del grupo.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Conservar los controles de cada participante (pruebas, ejercicios, evaluaciones) con identificación nominativa. En teleformación, acreditar al menos el 75 % de los controles, conforme al art. 7.4 del RD 694/2017.
FIR4APartes de firma incompletos o no firmados
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar los partes de firma firmados en todos sus campos. En jornada partida deben tener firma de mañana y de tarde. Los controles de asistencia no justifican el total de horas o no están firmados por el formador.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Cumplimentar y firmar los partes diarios por participantes y formador; doble firma en jornada partida. El total de horas debe coincidir con lo declarado en la aplicación telemática.
DIP1A / DIP4AFalta de diplomas de realización
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar copia de los diplomas de realización, por no cumplir los requisitos o por no constar su entrega a los participantes.
Base normativa. Art. 15.6 d) del TRLISOS y art. 7.2 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Emitir y entregar diplomas con denominación de la acción, fechas, duración, modalidad, nombre del participante y empresa, firmados por el responsable, y conservar el acuse de entrega.
DIP2ADiplomas que no cumplen los requisitos exigidos
Qué dice la incidencia. Los diplomas aportados no se ajustan a los requisitos de la norma o no consta su entrega.
Base normativa. Art. 15.6 d) del TRLISOS y art. 7.2 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Revisar el modelo antes de emitirlo: denominación correcta de la acción, número de horas, fechas, modalidad y, en certificados de profesionalidad, las menciones específicas exigidas.
4. Duplicidad y detalle del cálculo (familias DUP y DET)
Aquí el control persigue dos cosas: que un mismo gasto no se compute dos veces y que cada importe imputado venga acompañado de su cálculo. Sobre la incompatibilidad entre conceptos, profundizamos en incompatibilidades entre costes indirectos y de organización.
DUP1ACostes duplicados
Qué dice la incidencia. Se descuentan costes por estar duplicados, es decir, computados dos veces en la misma acción o en distintos grupos.
Base normativa. Art. 16 del RD 694/2017 (prohibición de doble financiación).
Cómo evitarla. Antes del cierre, revisar los costes por acción y participante. Un mismo gasto no puede imputarse como directo y como indirecto, ni como impartición y organización, ni en dos grupos distintos.
DET1AFalta de detalle del cálculo
Qué dice la incidencia. Se descuenta el coste por no aportar detalle del cálculo; la documentación presentada en alegaciones no subsana la incidencia.
Base normativa. Art. 18.3 y 18.4 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Acompañar cada coste (sobre todo personal interno, amortizaciones y prorrateos) de un anexo que muestre paso a paso cómo se llega al importe, con referencia al convenio o método de cálculo.
DET3AFalta de detalle del coste/hora declarado
Qué dice la incidencia. Se descuenta el coste por no aportar el detalle del cálculo del coste/hora de formadores internos, personal de apoyo o costes salariales.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae); art. 9.5 de la Ley 30/2015 para la cofinanciación.
Cómo evitarla. Documentar la fórmula coste/hora: (salario bruto anual + Seguridad Social + complementos) / horas anuales de convenio. Adjuntar copia del convenio o de la cláusula del contrato con la jornada anual. Ayuda apoyarse en una calculadora de costes salariales.
5. Facturas y soportes justificativos (familias FAT y JUS)
Qué dice la incidencia. No se considera válida la factura por no figurar el tipo impositivo de IVA.
Base normativa. RD 1619/2012 y Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Pedir al proveedor la factura completa con tipo impositivo, base imponible y cuota o, en caso de exención, la mención expresa del precepto que la ampara. Sobre el IVA en los costes de organización tienes un análisis específico.
FAT9AFactura de teleformación sin desglose por servicios
Qué dice la incidencia. Para admitir el coste en teleformación, la factura debe desglosar el importe por servicios (plataforma, tutorías, contenidos, etc.).
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Exigir al proveedor una factura con desglose: licencia/uso de plataforma, horas de tutoría, soporte técnico, materiales y, en su caso, organización.
JUS2AFalta del soporte justificativo correspondiente
Qué dice la incidencia. Se descuenta el coste imputado por no adjuntar el soporte justificativo.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Custodiar durante cuatro años todos los soportes (factura, contrato, hojas de autoliquidación, tickets, nóminas). Una checklist por acción al cierre evita sorpresas. Más pautas en cómo justificar los costes paso a paso.
6. Información a la RLPT (familia RLT)
Es una de las incidencias más frecuentes y no se puede subsanar a posteriori: o se hizo en plazo o no se hizo, y la consecuencia es la minoración íntegra del grupo. Desmontamos un mito extendido en el mito de los 15 días: cuándo informar a la RLPT.
Artículo 13.1 del Real Decreto 694/2017
«[…] la empresa deberá solicitar de manera preceptiva y con anterioridad al inicio de las acciones formativas informe a la representación legal de los trabajadores […]. El incumplimiento por parte de la empresa de la obligación de solicitar el mencionado informe y de entregar a la representación legal de los trabajadores la documentación señalada […] impedirá la adquisición y, en su caso, el mantenimiento del derecho a la bonificación.»
RLT1AFalta de información sobre las acciones o los PIF a la RLPT
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar justificación de haber sometido las acciones o los PIF a información de la representación legal de las personas trabajadoras.
Base normativa. Art. 13.1 del RD 694/2017; arts. 62 y 63 del Estatuto de los Trabajadores.
Cómo evitarla. Antes de iniciar, enviar el informe a la RLPT y conservar el acuse (firma del presidente o secretario del comité, o de los delegados). Si no hay RLPT, conservar el certificado de carencia.
RLT5AInforme a la RLPT que no cumple los requisitos
Qué dice la incidencia. El informe a la RLPT no cumple los requisitos; en caso de comité, debe venir firmado por el presidente o el secretario.
Base normativa. Art. 13.1 del RD 694/2017 y arts. 62-63 del ET.
Cómo evitarla. Usar una plantilla con el contenido mínimo (identificación de empresa y de los miembros del comité o delegados, denominación y fechas de las acciones, modalidad, participantes y firma identificada) y conservar el envío fehaciente. Si surge desacuerdo, tramitar el acta de discrepancias.
7. Ayudas concurrentes y certificaciones (familia AYU)
La prohibición de doble financiación pública obliga a acreditar que esos mismos cursos no han recibido otra ayuda.
AYU3AFalta de certificado de no concurrencia de ayudas
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes por no aportar certificado de que la empresa no ha recibido otra ayuda o subvención, pública o privada, para esas acciones.
Base normativa. Art. 16 del RD 694/2017 (prohibición de duplicidad de financiación).
Cómo evitarla. Emitir, antes del cierre, un certificado firmado por el representante legal declarando que no se han recibido ayudas para esos cursos; si se recibió alguna, especificar las acciones afectadas.
AYU5ACertificado de no concurrencia que no identifica las acciones
Qué dice la incidencia. El documento presentado no identifica las acciones formativas requeridas o el ejercicio correspondiente.
Base normativa. Art. 16 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. El certificado debe identificar el ejercicio y, a ser posible, el código de acción/grupo, enlazándolo con el listado del año.
8. Ajustes técnicos de costes (familias COSAJ, CPR, COSORG y COSTNOT)
Son ajustes que el control practica cuando la documentación no cuadra con lo notificado en la aplicación telemática o supera los topes legales. Sobre la base de cálculo de la organización, ver sobre qué importe se calcula el porcentaje de organización.
COSAJ2Ajuste de costes a los datos comunicados telemáticamente
Qué dice la incidencia. Se ajustan los costes directos, indirectos, de organización o salariales a los datos notificados cuando hay divergencia entre la documentación y la notificación.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae); art. 18 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Antes de finalizar el grupo, revisar la coherencia entre costes notificados y soportes. Si se detecta el error tras la finalización, usar «Desfinalizar» hasta el día 20 del mes siguiente.
CPR1AFalta de Certificado de Costes Salariales firmado
Qué dice la incidencia. Para admitir los costes de personal de los participantes es necesario el Certificado de Costes Salariales cumplimentado y firmado por el representante legal de la empresa bonificada.
Base normativa. Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Cumplimentar el certificado con el detalle del cálculo y la firma original del representante legal, acompañado de los RNT/TC2 del año anterior.
COSORGAjuste de los costes de organización al porcentaje legal
Qué dice la incidencia. Se ajustan los costes de organización al porcentaje que corresponde según la plantilla media o al total de costes validados.
Base normativa. Art. 7.3 de la Ley 30/2015 y art. 16.4 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Calcular previamente los topes según la plantilla media del año anterior. Lo que exceda no se bonifica ni computa a efectos de cofinanciación. Reflejar el límite en el contrato de encomienda.
COSTNOTAjuste a los costes notificados en la aplicación telemática
Qué dice la incidencia. Se ajustan los costes notificados a los importes acreditados con los soportes cuando estos son inferiores a lo inicialmente comunicado.
Base normativa. Art. 18 del RD 694/2017 y Guía de Orientaciones de Costes (Fundae).
Cómo evitarla. Revisar la coherencia entre lo notificado en Comunicación de Costes y la suma de los soportes (facturas, recibís y certificados salariales) antes de la finalización. Si hay desviación, modificar la notificación o ajustar los soportes antes del cierre.
9. Requerimientos y alegaciones (familia SD)
La incidencia más elemental —y más evitable— es no responder al requerimiento en plazo.
SD01AFalta de remisión de la documentación requerida
Qué dice la incidencia. Se descuentan los costes al no remitir la documentación requerida. El detalle puede consultarse en «Mis expedientes».
Base normativa. Art. 18 del RD 694/2017.
Cómo evitarla. Revisar a diario, en periodo de campaña, «Mis expedientes». Los requerimientos son electrónicos: el plazo corre desde la notificación, no desde que se descubre.
Departamento Jurídico de Autoforma
¿Has recibido un requerimiento o una propuesta de minoración?
No respondas solo. El Departamento Jurídico de Autoforma analiza tu expediente, prepara la documentación de descargo y redacta las alegaciones y recursos frente al SEPE y Fundae con la casuística de miles de expedientes de costes. La mayoría de las minoraciones no se pierden por el importe: se pierden por un defecto documental que se puede defender.
La diferencia entre un expediente impecable y uno con minoración casi nunca está en el importe imputado. Está en una hoja de firmas, un anexo de cálculo, una remesa desglosada o el nombre exacto de una cuenta contable. Esta es la checklist que resume la defensa preventiva:
☐
Regla de oro
☐
Identificar en cuenta separada bajo la denominación literal «formación profesional para el empleo», separando cursos bonificados de los no bonificados.
☐
Conservar el extracto bancario de cada pago; en remesas, también el detalle desglosado.
☐
Pagar todo antes del último día hábil de presentación del RLC de diciembre del ejercicio.
☐
Para cada formador interno, documentar el coste/hora con un anexo (salario bruto anual, Seguridad Social y horas de convenio).
☐
Conservar partes de firma firmados (doble firma en jornada partida), controles de aprendizaje y diplomas con acuse de entrega.
☐
Solo imputar costes de organización cuando exista encomienda real a entidad externa, respetando los topes según plantilla.
☐
Limitar los costes indirectos al 10 % del coste total, con un estado de cálculo razonable y proporcional.
☐
En costes salariales, contar solo las horas de formación realizadas dentro de la jornada laboral; nunca compensaciones ni horas extra.
☐
Informar a la RLPT con el contenido del art. 13 del RD 694/2017 y conservar el acuse, o el certificado de carencia cuando no exista RLPT.
☐
Antes del cierre, emitir el certificado de no concurrencia de ayudas firmado, identificando ejercicio y acciones.
Preguntas frecuentes
¿Una no conformidad obliga siempre a devolver? Depende de su gravedad, pero muchas conllevan la pérdida o devolución de la bonificación del grupo afectado, con recargos e intereses.
¿Puedo alegar frente a una no conformidad? Sí. Existe trámite de alegaciones; documentarlo bien desde el principio es tu mejor defensa. Te ayudamos.
¿A quién se dirige el requerimiento, a la empresa o a la organizadora? Siempre a la empresa beneficiaria de la bonificación. Es quien aplicó el crédito y quien debe acreditar los costes; la entidad organizadora colabora, pero la responsabilidad documental es de la empresa.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de costes? Cuatro años desde la finalización del ejercicio (art. 12.2 del RD 694/2017), a disposición de los órganos de control.
¿Es obligatorio usar los modelos de la Guía de Costes de Fundae? No son norma reglamentaria, pero son el formato preferido por la Administración. La obligación legal es acreditar el coste real con documentación válida y suficiente (art. 18.3 del RD 694/2017); apartarse del modelo exige una justificación sólida.
¿La falta de información a la RLPT se puede subsanar después? No. O se realizó de manera preceptiva y previa al inicio o no se realizó, y la consecuencia es la minoración íntegra del grupo. Conserva siempre el acuse o el certificado de carencia.
¿Se puede modificar el coste de un curso ya finalizado? Sí, mientras el grupo no haya sido objeto de seguimiento y control: se «desfinaliza» hasta el día 20 del mes siguiente, se corrige y se vuelve a notificar la finalización.
¿Qué empresas están obligadas a cofinanciar y en qué porcentaje? De 6 a 9 trabajadores, 5 %; de 10 a 49, 10 %; de 50 a 249, 20 %; de 250 o más, 40 %. Las de 1 a 5 están exentas.
La revisión documental por acción formativa, una memoria contable bien organizada y la coordinación con el departamento financiero reducen drásticamente la exposición al control. Y cuando el requerimiento ya ha llegado, la clave es responder en plazo y con criterio jurídico.
Este artículo tiene carácter informativo y divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico para un caso concreto. Está elaborado por el Departamento Jurídico de Autoforma a partir de la Ley 30/2015, el RD 694/2017, la Orden TAS/2307/2007, el TRLISOS y la Guía de Orientaciones de Costes de Fundae.
