Cómo justificar los costes de la formación bonificada: una guía paso a paso

Explora los fundamentos de la justificación de costes en la formación bonificada según el modelo B1 de Fundae. Este artículo proporciona una guía detallada sobre cómo documentar correctamente costes directos e indirectos, incluyendo los de gestión administrativa y los servicios de formación, asegurando una gestión eficiente y conforme a la normativa vigente. Ideal para gestores de formación que buscan optimizar el uso del crédito de formación empresarial

Una de las consultas más solicitadas en el departamento de Soporte de Autoforma es la que está relacionada con la facturación en la formación bonificada, los conceptos que hay que indicar, si se ponen costes indirectos, costes de organización, o, simplemente qué imputo como costes directos.

Para empezar, voy a ir al modelo B1 que propone Fundae para la justificación de los costes. 

Estos son los costes directos que propone Fundae en el modelo B1 resumen de costes

• Retribución de formadores internos (en labores de impartición, preparación de clases, tutorías y evaluación y seguimiento de los participantes).
• Retribución de formadores externos (en labores de impartición, preparación de clases, tutorías y evaluación y seguimiento de los participantes).
• Gastos de amortización, alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas.
• Gastos de medios didácticos, adquisición de materiales didácticos y bienes consumibles.
• En el caso de teleformación, costes imputables a los medios de comunicación utilizados entre formadores y participantes.
• Gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortización de las aulas, talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación.
• Seguro de accidentes de los participantes.
• Gastos de transporte, manutención y alojamiento para participantes y formadores.

El que más nos vamos a encontrar es el segundo: Retribución de formadores externos (en labores de impartición, preparación de clases, tutorías y evaluación y seguimiento de los participantes). Es decir, la facturación de un centro de formación por la impartición de la formación.

La remuneración de los formadores externos se puede realizar a través de una persona física, como un autónomo, o a través de una persona jurídica, como una empresa. La elección de una u otra opción dependerá de la forma jurídica en la que esté constituido el formador. Este es nuestro criterio, no siempre compartido en algunos seguimientos de la administración. 

Además de los formadores externos, también hay formadores internos, empleados de una empresa que capacitan a sus compañeros. Para calcular el coste de la formación impartida por un formador interno, debemos considerar el coste por hora del trabajador. Recomiendo que se especifique claramente en la nómina del empleado que imparte la formación el curso que está impartiendo. Sin embargo, es importante señalar que no todos los profesionales coinciden en este enfoque, ya que puede desviarse de los procedimientos estándar de emisión de nóminas establecidos por las asesorías laborales.

Los otros conceptos, aunque pueden justificarse desde el punto de vista de los costes directos, no son tan comunes.

Quiero decir que todos estos conceptos los establece el Fundae en el resumen de costes de la Orden Tas 2307/2007, no en la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, que regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral, ni en el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, que desarrolla la Ley 30/2015. Estos últimos documentos no proporcionan mucha información sobre la justificación de los costes, solo algunos aspectos que comentaré a continuación.

Respecto a los costes indirectos me centro en uno de los ítems que indica Fundae es el interesante: Gestión administrativa (Externo). Y es que en este apartado se pueden facturar por la gestora de formación los servicios profesionales de gestión administrativa de la acción formativa así lo indico en los modelos de facturas. ¿Puede facturar esto una gestora de formación? Sí, por ahora. Ya lo dice el RD 694/2017,  “en la orden ministerial señalada en el apartado 1 ( La empresa podrá utilizar su crédito de formación para formar al número de trabajadores de su plantilla que considere oportuno respetando los módulos económicos máximos (coste por participante y hora de formación) que se establezcan mediante orden del titular del Ministerio de Empleo y Seguridad Social), se determinarán las incompatibilidades entre la financiación de los costes indirectos y los de organización de la formación.” Artículo 16 del RD 694/2017. No hay incompatibilidad entre costes indirectos y de organización. Insisto, mientras no tengamos Orden Ministerial. 

Por tanto una gestora de formación puede facturar por servicios profesionales de gestión administrativa de la acción formativa, dentro del ítem “Gestión administrativa (Externo)” de costes indirectos.

¿Y entonces qué concepto ponemos en los costes de organización? Ahí no ha lugar a dudas: servicios profesionales de gestión de la bonificación de la acción formativa. Recuerda detallar los costes de organización en el contrato de encomienda.En cuanto a los costes de organización, es fundamental incluir los servicios profesionales de gestión de la bonificación de la acción formativa. Asegúrate de especificar estos costes en el contrato de encomienda para que queden claros.

En este sentido, hemos propuesto modelos de facturación en Autoforma que tienes en el simulador de costes en el área de documentación.

Dejo a continuación, un vídeo donde explico cómo utilizar el simulador de costes.

Consejos para una gestión eficiente de la formación bonificada

1. Separa a la impartidora y la gestora. Esto te ahorrará problemas en una inspección de costes.
2. No utilices los términos costes directos, costes indirectos y de organización en las facturas. Utiliza los conceptos propuestos en los modelos de facturas Autoforma.
3. Recuerda que la formadora y la impartidora no son ONG’s. Son empresas que necesitan tener un margen de beneficio. Ajustado a mercado.
4. La formación bonificada no es una subvención. Es un crédito de formación que tienen las empresas para utilizarlo en formación para sus trabajadores relacionada con la actividad empresarial.
5. Ten cuidado con el coste de los comerciales. Este coste no es bonificable.
6. Consolida bien la estructura jurídica y contable de tus empresas. Una buena organización en cuanto a estructura empresarial es clave para una buena justificación de costes. Puedes solicitar para este tema una consultoría en Autoforma,

Así interpretamos la normativa en Autoforma. En un próximo artículo abordaré cómo lo interpreta en algún caso puntual la Dirección Especial de la ITSS.