Informe individualizado por alumno en teleformación: no es obligatorio; lo que salva un requerimiento es la trazabilidad con la fuente accesible
La plataforma no tiene que emitir un informe por alumno: lo que se le exige es mostrar la trazabilidad de cada participante —controles, conexiones y mensajería— y que cualquier informe personalizado remita a una fuente accesible.
La plataforma de teleformación no está obligada a emitir un informe individualizado por alumno como documento, según explicó el soporte de Autoforma en el taller de asociados del 4 de septiembre. Lo que sí tiene que poder hacer es acreditar la actividad de cada participante. Ante un requerimiento, lo que decide es que toda la información del curso esté en la plataforma y se pueda seguir alumno por alumno —controles de aprendizaje, conexiones y mensajería— y que cualquier informe personalizado remita a una fuente que el técnico pueda comprobar. El tramo cerró con una advertencia de protección de datos que afecta a casi todos los cursos en aula virtual.
La consulta partía de una socia que tenía contratado un servicio en su plataforma para generar un informe único y exclusivo por cada alumno y quería saber si estaba obligada a ello. Patricia Fernández, del soporte, respondió, y José Antonio Márquez, que condujo la sesión, aportó el criterio de la casa y una herramienta de Expeforma. El resto de la sesión se recoge en la crónica y el podcast completo del taller del 4 de septiembre.
El tema arranca en el minuto 27:34 del taller; el reproductor queda acotado al tramo (27:34–29:58).
Un informe por alumno, no; la trazabilidad de cada alumno, sí
La respuesta del soporte distinguió dos planos. Emitir un informe individualizado por alumno, como documento, no es una obligación: «tampoco hace falta que sea un solo documento, sino que eso esté en la plataforma». Lo que la plataforma sí tiene que permitir es acreditar qué ha hecho cada participante, porque lo que un técnico va a exigir en un requerimiento es que esté «toda la información del curso, que se vea la trazabilidad, los controles de aprendizaje, las conexiones que se hayan hecho, la mensajería, todo lo que te pueden requerir».
Es decir, la exigencia recae sobre la información y su seguimiento individual, no sobre un documento. Una herramienta que compila esa información en un PDF por alumno es cómoda, pero no es obligatoria ni sustituye a la plataforma si esta ya lo registra todo. Lo que la Administración revisa en teleformación está detallado en lo que exigen los técnicos del SEPE en la teleformación.
El criterio del soporte: personalizar, pero con la fuente accesible
Autoforma sí tiene un criterio propio sobre los informes que se elaboran a partir de los registros de la plataforma: se puede personalizar, «pero que la fuente sea accesible». Cualquier informe que se entregue al técnico debe permitir volver al dato original del que procede, porque «si el inspector tuviera algún tipo de duda de esa personalización que se ha hecho, se puede recurrir» al registro. El ponente lo dijo con un ejemplo concreto: «hay algunos inspectores que te piden el pantallazo de donde sacas el registro».
Como muestra citó una utilidad de la propia web: en el apartado de calculadoras de Expeforma está el analizador de reportes de aula virtual, que toma el informe de asistencia que exporta la herramienta de videoconferencia y lo personaliza por alumno. El propio ponente reconoció su límite: el formato del informe original «cada tres o cuatro meses te cambia alguna columna», lo que obliga a revisar la herramienta continuamente. Pero el principio se mantiene: el informe personalizado ayuda, y la fuente que lo respalda debe seguir disponible.
Importante: un informe individual generado por una herramienta externa a la plataforma no acredita nada por sí solo si no se puede contrastar con los registros de origen. Conviene conservar siempre la exportación original (o su captura) junto al informe personalizado, y saber explicar de qué registro procede cada dato. Sobre la mensajería tutor-alumno como parte de esa trazabilidad, el técnico del SEPE pide ver los mensajes entre alumno y tutor.
Protección de datos: en aula virtual, un control de asistencia por empresa
El tramo terminó con una cuestión que Patricia Fernández había planteado al preparar el taller y que el ponente calificó de «muy interesante»: la protección de datos en los registros de asistencia. En la formación presencial, Autoforma siempre aconseja hacer un control de asistencia por empresa, «para que ninguna empresa tenga datos sensibles de otros trabajadores». En el aula virtual se comete a menudo el fallo contrario: en una sesión de veinte participantes en la que solo uno pertenece a la empresa bonificada, «se comparte ese registro con esos datos sensibles» de trabajadores de otras compañías.
La pauta que se desprende es filtrar el registro antes de entregarlo a cada empresa, o generar un informe por empresa y por alumno, exactamente lo que hace la herramienta mencionada. Y, de nuevo, dejar claro de dónde procede el dato «por si el técnico necesitara revisarla». Sobre los requisitos generales de las plataformas, el checklist de la UNED para autoauditar los cursos de teleformación.
En claro: la plataforma no tiene que emitir un informe individualizado por alumno; lo que se le exige es mostrar la trazabilidad completa de cada participante. Los informes personalizados son bienvenidos si la fuente sigue accesible; y en aula virtual el registro de asistencia se filtra por empresa para no exponer datos de trabajadores ajenos.
El tramo dejó, en definitiva, tres ideas que conviene fijar: el informe por alumno no es obligatorio, la trazabilidad individual en la plataforma sí; personalizar es útil siempre que el dato de origen siga a mano del técnico; y el registro de una sesión virtual con participantes de varias empresas no se entrega tal cual, se filtra.
Este artículo recoge una de las cuestiones tratadas en el taller de asociados de Autoforma del 4 de septiembre de 2026. El criterio expuesto no sustituye al asesoramiento sobre un expediente concreto.