El técnico del SEPE pide ver los mensajes entre alumno y tutor: hay que enseñárselos, y conviene — son la prueba reina de la tutorización
¿Puede el técnico del SEPE ver los mensajes entre alumno y tutor? Sí, sin consentimiento: la ley obliga y son la prueba reina de la tutorización.
Un técnico del SEPE pide, en plena actuación de seguimiento, visualizar los mensajes entre alumno y tutor de la plataforma de teleformación, y la empresa consultante duda de si la normativa de protección de datos se lo permite. La respuesta es doble: puede enseñarlos sin recabar el consentimiento de alumnos ni tutores —el tratamiento se ampara en los artículos 6.1.c) y 6.1.e) del RGPD y en el artículo 8 de la LOPDGDD— y, además, debe hacerlo, porque lo exigen el artículo 17 de la Ley 30/2015, el artículo 18.3 del RD 694/2017 y el artículo 46 de la Ley General de Subvenciones. Negarse se califica como resistencia u obstrucción y abre la puerta al reintegro de la bonificación.
La consulta, real y rigurosamente anonimizada, admite una segunda lectura menos evidente: esa mensajería es la mejor prueba de descargo frente a las no conformidades SG012 y SG024, que penalizan la tutorización no acreditada. Y conviene tenerla lista, porque el RD 1189/2025, en vigor desde el 1 de enero de 2026, exige que las actuaciones de seguimiento mediante visitas representen al menos el diez por ciento de los recursos públicos destinados a las acciones formativas de las empresas: habrá más actuaciones, no menos.
Los mensajes entre alumno y tutor son objeto de seguimiento: lo dicen la Ley 30/2015 y el RD 694/2017
El punto de partida no está en la normativa de protección de datos, sino en la de formación programada. El artículo 17.1 de la Ley 30/2015 dibuja un perímetro de control deliberadamente amplio:
Artículo 17.1 de la Ley 30/2015
«Con el fin de garantizar el cumplimiento de las condiciones que motivan la realización de las acciones formativas, estas deberán ser objeto de un seguimiento y control efectivo por las administraciones competentes que comprenderá la totalidad de las iniciativas y modalidades de impartición y que abarcará, más allá de la mera comprobación de requisitos y formalidades, la evaluación de los resultados de la formación, contribuyendo así a garantizar su calidad.»
Ese control alcanza de lleno a la teleformación, cuya propia definición explica por qué la mensajería es auditable. Según el artículo 4.2 del RD 694/2017:
Artículo 4.2 del Real Decreto 694/2017
«Cuando la formación se desarrolle en todo o en parte mediante teleformación, esta modalidad de impartición deberá realizarse a través de una plataforma virtual de aprendizaje que posibilite la interactividad de alumnos, tutores y recursos situados en distinto lugar y que asegure la gestión de los contenidos, un proceso de aprendizaje sistematizado para los participantes, su seguimiento continuo y en tiempo real, así como la evaluación de todo el proceso.»
El mismo precepto fija una ratio mínima de un tutor por cada 80 participantes: la interacción tutorial no es un accesorio de la modalidad, sino un requisito, y lo que es requisito es comprobable. La Orden TAS/2307/2007 describe en su artículo 30.1.º el objeto de las actuaciones en tiempo real:
Artículo 30.1.º de la Orden TAS/2307/2007
«En Tiempo real: Comprenderán el seguimiento de la actividad formativa en el lugar de su impartición durante la realización de la misma, a través de las evidencias físicas y los testimonios recabados mediante entrevistas a los responsables de formación, alumnos y formadores, con el fin de realizar una comprobación sobre la ejecución de la acción formativa, contenidos de la misma, número real de participantes, instalaciones y medios pedagógicos».
En teleformación, el lugar de impartición es la plataforma, y las evidencias físicas son sus registros; entre ellos, la mensajería tutorial. Y habrá más visitas: el artículo 18.3 del RD 694/2017, en la redacción dada por el RD 1189/2025, ordena que
Artículo 18.3 del RD 694/2017 (redacción del RD 1189/2025)
«Las actuaciones de seguimiento y control que se realicen mediante visitas en tiempo real y ex post deberán representar al menos el diez por ciento de los recursos públicos destinados a las acciones formativas de las empresas.»
Y el artículo 18.4 encomienda a FUNDAE colaborar con el Servicio Público de Empleo Estatal en la comprobación de la adecuada tramitación y justificación de las bonificaciones. Qué examina exactamente un técnico del SEPE en estas visitas puede repasarse en los puntos de seguimiento del SEPE en teleformación.
Protección de datos: la base es la obligación legal y el interés público, no el consentimiento
Resuelto el «para qué», queda el «puedo»: ¿autoriza el RGPD a exhibir conversaciones tutoriales sin permiso de sus autores? Sí, siempre que se escoja bien la base jurídica. Facilitar la visualización o comunicar esos mensajes al SEPE es un tratamiento amparado en el artículo 6.1.c) del RGPD —cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable— y en el artículo 6.1.e) —misión realizada en interés público—, no en el consentimiento ni en el interés legítimo. El artículo 8 de la LOPDGDD exige que esa obligación y esa misión deriven de normas con rango de ley, y aquí concurren dos: la Ley 30/2015 y la Ley General de Subvenciones.
La AEPD lo ha dicho con todas las letras: en el Informe 2018-0175, su Gabinete Jurídico recuerda que, en las relaciones con la Administración, la base jurídica «no sería el consentimiento», sino «el cumplimiento de una obligación legal» o la «misión de interés público». Pedir consentimiento sería además un error técnico: no sería libre —y, por tanto, tampoco válido— ante un requerimiento de obligado cumplimiento.
La cuestión no es nueva en este diario: ya analizamos el dilema de la mensajería privada ante el inspector del SEPE, y la conclusión de fondo se mantiene; este monográfico la desarrolla con la jurisprudencia sobre la mesa.
La obligación legal es nítida. El artículo 46.1 de la LGS impone a beneficiarios, entidades colaboradoras y terceros relacionados con el objeto de la subvención el deber de prestar colaboración y facilitar cuanta documentación les sea requerida; su letra a) incluye expresamente:
Artículo 46.1.a) de la Ley 38/2003, General de Subvenciones
«El libre acceso a la documentación objeto de comprobación, incluidos los programas y archivos en soportes informáticos».
Los registros de mensajería de la plataforma son exactamente eso: archivos en soportes informáticos objeto de comprobación. En el plano procedimental, el artículo 28.2 de la Ley 39/2015 cierra el paso a cualquier oposición del interesado:
Artículo 28.2 de la Ley 39/2015
«No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección».
La tensión entre seguimiento de la teleformación y protección de datos ya se examinó en el análisis sobre la legalidad de solicitar direcciones IP en teleformación bonificada, donde quedó citado el Informe 327/2003 de la AEPD sobre la IP como dato personal, con idéntica conclusión de fondo: la base es la ley, no la voluntad del interesado.
¿Vulnera el secreto de las comunicaciones? No: son mensajes almacenados en un canal reglado
Queda el argumento constitucional que a veces se esgrime: el secreto de las comunicaciones del artículo 18.3 CE. No es aplicable. El Tribunal Constitucional distingue desde antiguo entre la interceptación de una comunicación en curso y el acceso a mensajes ya recibidos y almacenados: la STC 114/1984 (ECLI:ES:TC:1984:114) situó el secreto en la protección del proceso de comunicación frente a terceros ajenos a ella, y la STC 70/2002 (ECLI:ES:TC:2002:70) precisó que el acceso a mensajes ya recibidos y conservados queda fuera del artículo 18.3 CE. Los mensajes que el técnico del SEPE quiere ver son precisamente eso: comunicaciones consumadas y archivadas en el repositorio del curso, no una escucha en tiempo real.
Si lo que se invoca es la protección de datos del artículo 18.4 CE, la respuesta la dio la STC 292/2000 (ECLI:ES:TC:2000:292): ese derecho no es ilimitado y cede ante restricciones previstas en una habilitación legal con la calidad suficiente, que aquí proporcionan la Ley 30/2015 y la LGS.
Tampoco existe una expectativa razonable de confidencialidad frente al control. La STC 170/2013 (ECLI:ES:TC:2013:170) y la sentencia del TEDH en el asunto Bărbulescu c. Rumanía (Gran Sala, 5 de septiembre de 2017, demanda n.º 61496/08) modulan esa expectativa en función de las reglas conocidas del canal empleado. Y el canal de tutoría de una plataforma de teleformación es un canal reglado, cuya auditabilidad no es ninguna sorpresa: la impone el artículo 4.2 del RD 694/2017 al exigir el seguimiento continuo y la evaluación de todo el proceso. En la misma línea, las cautelas reforzadas del Informe 0036/2020 de la AEPD se circunscriben a los tratamientos de datos biométricos, no a la mensajería tutorial almacenada en la plataforma.
Los límites del requerimiento: ni resistencia ni barra libre
Que el acceso sea lícito no significa que sea ilimitado. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en la sentencia de 24 de febrero de 2022, asunto C-175/20 (ECLI:EU:C:2022:124), examinó los requerimientos de datos personales dirigidos por una administración tributaria a un tercero y concluyó que son compatibles con el RGPD si persiguen una finalidad determinada, delimitan el alcance material y temporal de la información solicitada y respetan el principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD. Es el mismo estándar que maneja la AEPD cuando proscribe los accesos «masivos e indiscriminados» de las administraciones a datos personales (Informe 2018-0175).
Traducido a una actuación de seguimiento de la formación programada: el técnico del SEPE puede examinar la mensajería del grupo formativo objeto de la actuación, de sus participantes y del periodo de impartición controlado; no un volcado histórico de toda la plataforma ni conversaciones de grupos y personas ajenos al objeto de la comprobación.
Importante: ¿Y si el requerimiento desborda ese perímetro? La respuesta no es denegar, sino pedir por escrito la concreción del alcance —actuación, grupo, participantes y periodo— y atender la parte no discutida: ejercer una garantía es legítimo; la resistencia, como se verá, sale cara.
Cómo entregar la mensajería: en la propia plataforma, en solo lectura y con constancia escrita
En la práctica, la entrega ordenada se reduce a unos pocos gestos. Primero, identificar la actuación y dejar constancia: procede verificar la identificación del técnico del SEPE y de la actuación de seguimiento, y pedir que la exhibición quede recogida en la diligencia o acta correspondiente, con detalle de qué se mostró, de qué grupo y de qué periodo.
Segundo, mostrar antes que exportar. La opción preferente es la visualización en la propia plataforma mediante un perfil de solo lectura; no es una anomalía: los datos de acceso a la plataforma ya se facilitan al comunicar el inicio del grupo formativo precisamente para hacer posible el seguimiento. Si el técnico del SEPE necesita llevarse información, la exportación debe acotarse a grupo, participantes y periodo, y entregarse con medidas de seguridad adecuadas conforme al artículo 32 del RGPD.
Tercero, revisar la capa informativa: las cláusulas dirigidas a alumnos y tutores en virtud de los artículos 13 y 14 del RGPD deben prever —y en los modelos bien construidos ya prevén— la comunicación de datos al SEPE y a FUNDAE para el seguimiento y control de la formación bonificada. Cuarto, ordenar la relación con el proveedor: si la plataforma la opera un tercero, este actúa como encargado del tratamiento, y el acceso o la exportación deben canalizarse mediante instrucción documentada del responsable, como pide el artículo 28.3.a) del RGPD.
Quinto, registrarlo todo: el principio de responsabilidad proactiva del artículo 5.2 del RGPD aconseja anotar en un registro interno fecha, actuación, alcance y formato de lo entregado. Al otro lado de la mesa, el funcionario actuante queda sujeto a su deber de sigilo sobre cuanto conozca en la actuación. El encaje documental de estos pasos en un sistema de gestión se examinó en el monográfico sobre el ISO 9001 en la formación bonificada.
Qué te juegas si te niegas: obstrucción, reintegro y sanción
La alternativa a colaborar tiene nombre en la Ley General de Subvenciones. Su artículo 46.2 no deja margen:
Artículo 46.2 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones
«La negativa al cumplimiento de esta obligación se considerará resistencia, excusa, obstrucción o negativa a los efectos previstos en el artículo 37 de esta ley».
El reenvío conduce al artículo 37.1.e): la resistencia u obstrucción a las actuaciones de comprobación y control es causa de reintegro de las bonificaciones aplicadas, con intereses de demora.
A ello se suma el frente sancionador de la LISOS: su artículo 15.6 tipifica como infracciones graves en materia de formación profesional para el empleo, entre otros, los incumplimientos relativos al control de asistencia, al seguimiento de la participación y del aprendizaje, a la evaluación y a la custodia y entrega de la documentación, y el artículo 16.1 reserva la calificación de muy graves para los incumplimientos más severos en este ámbito, apreciándose una infracción por cada empresa y por cada acción formativa. Y una tercera pérdida, menos visible: quien escatima la mensajería se priva de su mejor prueba. De cómo terminan los expedientes en los que la tutorización no consta dan cuenta las devoluciones al SEPE y a la ITSS «sin que conste su cumplimiento».
El giro: los mensajes entre alumno y tutor son la prueba reina frente a SG012 y SG024
Y aquí la consulta da la vuelta. En las comunicaciones de resultados del control de la formación programada, dos no conformidades concentran buena parte de los reproches en teleformación: la SG012 y la SG024, formuladas con tenores como «no existir registro en la plataforma de la tutorización del alumno» o «no quedar acreditada la asistencia tutorial». Lo que el sistema penaliza no es que el técnico del SEPE vea demasiado, sino que la tutorización no pueda demostrarse.
Vista así, la petición del técnico del SEPE es también una oportunidad probatoria. La mensajería entre alumno y tutor es el rastro más directo de que la asistencia tutorial existió: fecha y hora de cada intercambio, contenido de las respuestas, tiempos de contestación, atención individualizada a cada participante. Los foros, los anuncios y las calificaciones ayudan, pero la conversación bilateral con el alumno es difícilmente sustituible cuando se discute si hubo tutorización efectiva o una figura meramente nominal. La entidad que exhibe una mensajería ordenada, completa y trazable se coloca en mejor posición probatoria frente a una eventual SG012 o SG024; la que no puede mostrarla queda a expensas de reconstrucciones tardías que rara vez convencen al órgano de control.
En claro: la mensajería tutorial forma parte de la documentación justificativa de la bonificación y, como el resto de esa documentación, debe custodiarse durante 4 años. Cambiar de plataforma o de proveedor sin exportar y conservar esos registros es una forma silenciosa de quedarse sin prueba.
El cuadro completo de estas incidencias se analizó en el repaso a las no conformidades de las bonificaciones tras el RD 1189/2025.
Checklist final para atender el requerimiento
La secuencia completa, en ocho líneas:
- Verificar la identificación del técnico del SEPE y de la actuación de seguimiento antes de mostrar nada.
- Pedir constancia escrita, en diligencia o acta, de qué se exhibe y con qué alcance.
- Mostrar la mensajería en la propia plataforma con un perfil de solo lectura como opción preferente.
- Acotar el acceso a grupo formativo, participantes y periodo objeto de la actuación.
- Ante un requerimiento que desborde ese perímetro, pedir concreción por escrito; nunca denegar.
- Comprobar que las cláusulas informativas de alumnos y tutores prevén la comunicación al SEPE y a FUNDAE.
- Documentar la instrucción al proveedor de la plataforma y las medidas de seguridad si hay exportación.
- Registrar internamente lo entregado y custodiar la mensajería durante 4 años.
La versión desarrollada de esta secuencia figura en el checklist de teleformación ante el SEPE.
La pregunta de la consulta tenía respuesta corta: sí, hay que enseñar los mensajes. La protección de datos no es un muro frente al seguimiento de la formación programada, sino el marco que ordena cómo atenderlo: base jurídica en la obligación legal y el interés público, alcance acotado y entrega documentada. Negarse no protege a nadie y expone al reintegro y a la sanción.
La lectura menos intuitiva es la más valiosa: con el refuerzo de las actuaciones de seguimiento que impone el RD 1189/2025, la mensajería tutorial deja de ser un archivo incómodo y pasa a ser el principal activo probatorio de la tutorización. Quien la genera con criterio, la conserva durante 4 años y sabe exhibirla con orden no evita las actuaciones, pero llega a ellas en mejor posición probatoria.
Aviso: este artículo ofrece información general sobre el seguimiento y control de la formación programada por las empresas y no constituye asesoramiento jurídico ni un dictamen aplicable a casos concretos, cuyas circunstancias deben examinarse de forma individualizada.