Acreditación de registros en aula virtual: qué exige el SEPE en formación bonificada

El aula virtual se equipara a formación presencial, pero el SEPE exige una prueba objetiva: el registro de conexiones. Qué generar, conservar y firmar para superar una inspección de formación bonificada.

En aula virtual la formación no se acredita con lo que se ve en pantalla, sino con lo que queda registrado. El SEPE equipara el aula virtual a la formación presencial, pero a cambio exige una prueba objetiva de la asistencia: el registro de conexiones. Este es el manual completo, con la norma en la mano, de qué registros hay que generar, conservar y firmar para que una acción formativa impartida por videoconferencia supere sin sobresaltos un requerimiento del SEPE o de la Inspección de Trabajo.

La modalidad de aula virtual —clases síncronas por Zoom, Teams, Google Meet, Webex o cualquier otra herramienta de videocomunicación— se ha consolidado como la forma habitual de impartir la parte «presencial» de la formación bonificada. Pero esa comodidad tiene una contrapartida que muchos gestores descubren tarde: al considerarse formación presencial, el aula virtual hereda todas sus obligaciones de control de asistencia, y la única prueba admitida de que el alumno estuvo es el rastro que deja la plataforma. Sin ese rastro, o con un rastro defectuoso, la bonificación se cae. Vamos a ver, punto por punto, qué exige exactamente la normativa vigente en 2026 y cómo construir un expediente a prueba de inspección.

El marco vigente en 2026: la Resolución del SEPE de 25 de noviembre de 2025

La regla básica es la equiparación: el aula virtual se considera formación presencial a todos los efectos. Esta equiparación no está en la Ley 30/2015 ni en el RD 694/2017 —que son de una época en la que la videoconferencia solo se contemplaba como apoyo a la teleformación—, sino en una Resolución anual del Servicio Público de Empleo Estatal que se viene renovando ejercicio tras ejercicio desde la pandemia.

Para el año en curso, la norma aplicable es la Resolución de 25 de noviembre de 2025, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se establecen determinadas medidas en materia de formación en el trabajo, para la iniciativa de formación programada por las empresas en el ejercicio 2026 (BOE-A-2025-25790, publicada en el «BOE» núm. 301, de 16 de diciembre de 2025, con efectos desde el 17 de diciembre de 2025). Su artículo 2.1 dispone que, cuando las acciones se impartan en modalidad presencial —o la parte presencial de la modalidad mixta o de teleformación—, «se podrán impartir en su totalidad mediante aula virtual, considerándose en todo caso como formación presencial».

Conviene subrayar un matiz que a menudo se cita mal y que es la primera piedra de toque de cualquier alegación bien construida: la definición de qué es un aula virtual y la obligación de registrar las conexiones son cosas distintas y viven en normas distintas.

• La definición procede del artículo 24.6 del Real Decreto 438/2024, de 30 de abril (BOE-A-2024-8710), que desarrolla la Cartera Común de Servicios del Sistema Nacional de Empleo: se entiende por formación impartida mediante aula virtual «aquella en la que el proceso de aprendizaje garantice, utilizando medios tecnológicos de carácter síncrono, una comunicación concurrente, directa, bidireccional y en tiempo real entre la persona formadora y las personas participantes en la acción formativa». Es decir: síncrona, en tiempo real y bidireccional. Una grabación que el alumno ve cuando quiere no es aula virtual: eso sería teleformación.
• La obligación de acreditar —el registro de conexiones y el acceso de los órganos de control— procede del artículo 2 de la Resolución del SEPE, no del RD 438/2024. Atribuir el registro de conexiones al art. 24.6 del RD 438/2024 es un error frecuente: ese precepto solo define, no impone deber documental alguno.

Esta Resolución de 2026 no introduce novedades sustantivas respecto a la del ejercicio anterior (Resolución de 21 de noviembre de 2024, BOE-A-2024-26577): mantiene la equiparación, el registro de conexiones, la declaración responsable como excepción, el sistema bimodal o «aula espejo» (art. 2.2), la firma electrónica (art. 3.3) y los plazos de comunicación de inicio de hasta dos días antes (art. 4). Se trata, por tanto, de un régimen ya asentado, pero que sigue viviendo en una resolución que se renueva cada año: conviene verificar cada ejercicio que se cita la resolución en vigor y no la del año anterior.

Qué es exactamente el «registro de conexiones» que exige la norma

El registro de conexiones es a la formación síncrona lo que la hoja de firmas es a la formación presencial física: la prueba de que el alumno estuvo. El art. 2.1 de la Resolución exige que, cuando la formación presencial se desarrolle mediante aula virtual, esta cuente con dos elementos:

1. Un registro de conexiones generado por la propia aplicación del aula virtual que identifique, para cada acción formativa, a las personas participantes, así como sus fechas y tiempos de conexión.
2. Un mecanismo que, durante la celebración del aula, posibilite la conexión en tiempo real de los órganos de control a efectos de las actuaciones de seguimiento y control. En la práctica: que un inspector pueda pedir entrar a la sesión mientras se está impartiendo.

De ahí se deduce el contenido mínimo que debe reflejar el informe que se descargue de la plataforma: nombre e identificación de cada participante, día de cada sesión, y hora de entrada y de salida (de las que se obtiene el tiempo total de conexión). Ese informe es el documento nuclear del expediente. Si un alumno se desconecta y vuelve a entrar, el registro debe reflejar todos los tramos, porque el cómputo se hace sumando el tiempo efectivo de conexión.

Lo que la norma NO exige (y conviene no confundir)

Tan importante como saber qué se exige es saber qué no se exige, porque en torno al aula virtual circulan varios mitos que generan trabajo inútil e inseguridad:

• No es obligatorio grabar las sesiones. Ninguna norma obliga a grabar y custodiar el vídeo de las clases. Lo que hay que conservar es el registro de conexiones, no la grabación. La grabación puede ser una prueba complementaria útil, pero no sustituye al registro ni es un requisito en sí misma.
• No existe una obligación legal de registrar la dirección IP del alumno. Ninguna norma con rango de ley, ni el RD 694/2017, ni la Resolución anual del SEPE mencionan la dirección IP. La norma pide identificar al participante y sus fechas y tiempos de conexión, no su IP. Que algunos inspectores la soliciten es un criterio de comprobación administrativa —discutible y cambiante—, no una obligación normativa. Si se capta, debe hacerse con cobertura del RGPD; pero su ausencia no es, por sí sola, causa de no conformidad.

La regla de oro operativa deriva de todo lo anterior: el registro de conexiones no se toca jamás. Ante un requerimiento, los ficheros (CSV, Excel o PDF) se aportan tal y como los generó la plataforma, sin editarlos. Cualquier manipulación de esos archivos puede interpretarse como indicio de falsedad documental, con consecuencias mucho más graves que la propia incidencia que se pretendía corregir.

El 75 % de asistencia: cómo se acredita con los registros

Para que un trabajador compute como participante finalizado —y, por tanto, sea bonificable— debe haber asistido al menos al 75 % de las horas impartidas. Este umbral no es un invento de la Inspección: está en el artículo 19.2 de la Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio (BOE-A-2007-14591), que sigue siendo de aplicación. En aula virtual, al ser formación presencial, ese 75 % se acredita exclusivamente a través de los registros de conexión: no hay hoja de firmas física que valga como alternativa.

Dos precisiones prácticas que marcan la diferencia en una inspección:

• El cómputo del 75 % es global, no día a día. Se calcula sobre el total de horas del grupo formativo. Una ausencia puntual en una sesión no desvirtúa la bonificación si el alumno alcanza el 75 % acumulado del curso. No obstante, existe disparidad de criterios entre inspectores: algunos aplican el sentido común (sumatorio total), mientras otros solo contabilizan los minutos registrados estrictamente dentro del horario comunicado. Por eso conviene ceñirse con la máxima puntualidad posible al horario declarado.
• El formador debe estar conectado el 100 % del tiempo. A diferencia del alumno, que dispone de un margen del 25 %, el docente que imparte la sesión síncrona debe estar presente durante toda su duración. Un tutor que figure simultáneamente en varios grupos síncronos y se conecte de forma alterna hace saltar la incidencia: la Inspección lo interpreta como teleformación encubierta. La presencia efectiva y exclusiva del formador durante la sesión es inseparable de la naturaleza «presencial» del aula virtual.

La declaración responsable: un salvavidas, no una rutina

La misma Resolución prevé una válvula de escape para cuando la tecnología falla: «cuando la herramienta utilizada no permita contar con este registro de conexiones, excepcionalmente la participación se constatará mediante declaración responsable de la persona participante». FUNDAE ha publicado un modelo oficial de declaración responsable a tal efecto.

La palabra clave es excepcionalmente. La declaración responsable procede únicamente cuando la plataforma no genera el registro (o este se ha perdido por un fallo técnico acreditable), y solo debe aportarse si la solicitan los órganos de control. Sus datos esenciales son: identificación del participante (nombre y NIF/NIE), identificación de la entidad de formación y del expediente, la acción formativa y grupo, las fechas de las sesiones y la firma del interesado.

El error más peligroso es convertirla en rutina: recabar declaraciones responsables de todos los alumnos «por si acaso», cuando la plataforma sí genera registro. Ese uso sistemático es precisamente lo que la Inspección interpreta como señal de que no existe control real de la asistencia, y puede volverse en contra. La declaración responsable es un salvavidas para casos concretos y justificados, no un sustituto del registro de conexiones.

El dossier probatorio del aula virtual: qué conservar y por cuánto tiempo

Superar una comprobación del SEPE no depende de un único documento, sino de un expediente coherente en el que todas las piezas encajen entre sí y con lo comunicado en el aplicativo. Este es el dossier que todo grupo de aula virtual debería tener cerrado antes de aplicar la bonificación:

• Registro de conexiones original de cada sesión, tal cual se descarga de la plataforma, sin editar.
• Planificación y horarios comunicados, que deben coincidir con los tiempos que reflejan los registros.
• Diplomas o certificados de asistencia y, en su caso, controles de asistencia.
• Guía didáctica y, si procede, prueba de evaluación final del aprovechamiento.
• Declaración responsable solo en los casos excepcionales en que no haya registro, con explicación del motivo.

Las firmas importan, y no son delegables. Los diplomas y los controles de asistencia deben ir firmados por quien efectivamente impartió la formación —el formador responsable—, no por la entidad organizadora que solo gestiona ni por la empresa bonificada, que es la destinataria de la formación, no quien la imparte. La Resolución admite expresamente la firma electrónica o digitalizada (captura de firma digitalizada o datos biométricos), siempre que quede constatada la identidad del firmante (art. 3.3). El registro de conexiones es distinto: no se firma ni se edita —se aporta íntegro tal y como lo genera la plataforma—, pero FUNDAE sí espera que sea el docente que impartió quien lo valide o lo certifique como propio de sus sesiones, por ejemplo en el parte o la certificación que lo acompaña. Conviene anticipar estas obligaciones en el contrato con el tutor y en la información previa que se le entrega.

Plazo de conservación: cuatro años. Toda la documentación justificativa debe mantenerse a disposición de los órganos de control durante cuatro años. Este plazo, que ya figuraba en la normativa anterior, está hoy recogido en el artículo 18 del RD 694/2017 en la redacción dada por el RD 1189/2025 (y, en su caso, durante el período que establezca la legislación comunitaria).

Por qué en 2026 acreditar bien es más urgente que nunca: el RD 1189/2025

El contexto de control ha cambiado de forma relevante. El Real Decreto 1189/2025, de 26 de diciembre (BOE-A-2025-27115, en vigor desde el 1 de enero de 2026), ha modificado el RD 694/2017 y endurece el seguimiento de la formación bonificada. Aunque el RD 1189/2025 no menciona expresamente el aula virtual —esta se sigue regulando por la Resolución anual del SEPE—, sus cambios afectan de lleno a la importancia de tener los registros en regla:

• Más control, y en tiempo real. El nuevo artículo 18.3 del RD 694/2017 exige que las actuaciones de seguimiento y control mediante visitas en tiempo real y ex post representen al menos el 10 % de los recursos públicos destinados a las acciones formativas de las empresas. Ese «tiempo real» conecta directamente con la obligación del aula virtual de permitir la conexión en directo de los órganos de control: la puerta que la norma exige dejar abierta se va a usar más.
• El «fin de la doble vía». Con la nueva redacción, tras la comprobación el SEPE pone directamente en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) las bonificaciones indebidamente aplicadas, para que esta inicie la reclamación mediante acta de liquidación. Se acorta el margen para corregir a posteriori: por eso el expediente tiene que estar bien construido desde el origen, no cuando llega el requerimiento.
• Responsabilidad solidaria. Frente a una bonificación indebida, la consecuencia es el reintegro (total o parcial) de lo aplicado, con responsabilidad solidaria de las entidades organizadoras y de formación en la devolución, además del régimen sancionador de la LISOS (RDL 5/2000), al que remite el artículo 19 de la Ley 30/2015. El fallo documental no lo paga solo la empresa: alcanza a quien organizó y gestionó.

Los errores que provocan no conformidad (y cómo evitarlos)

La mayoría de las incidencias en aula virtual giran en torno a los registros y son perfectamente evitables:

• Registro ausente o insuficiente porque la plataforma no genera informes de conexión por participante. Solución: elegir de antemano una herramienta que sí los genere y probar la descarga antes de empezar el curso.
• Tiempos que no cuadran con el horario comunicado (sesiones que empiezan tarde, terminan antes o duran menos de lo declarado). Solución: puntualidad estricta y, si hay una desviación real, comunicarla y documentarla.
• Uso rutinario de la declaración responsable teniendo registro disponible. Solución: reservarla para los casos excepcionales y justificados.
• Manipular o «limpiar» los ficheros descargados. Solución: aportarlos siempre en su formato original.
• Formador simultaneando grupos síncronos. Solución: un formador, una sesión, presencia al 100 %.
• Firmas de quien no impartió (organizadora o empresa bonificada firmando por el formador). Solución: que firme siempre quien impartió, previéndolo en el contrato del tutor.

En resumen: el checklist para superar al SEPE

La acreditación de un aula virtual bonificada se reduce, en el fondo, a una idea: que quede rastro objetivo, íntegro y coherente de que la formación se impartió y de que cada alumno estuvo. Si antes de aplicar la bonificación puedes responder «sí» a estas preguntas, el expediente está preparado:

• ¿La plataforma es síncrona y bidireccional, y genera un registro de conexiones por participante con fechas y tiempos?
• ¿Los registros se han conservado en su formato original, sin editar, y coinciden con el horario comunicado?
• ¿Cada alumno bonificado alcanza el 75 % de las horas y el formador estuvo presente el 100 % del tiempo?
• ¿Los diplomas y los controles de asistencia están firmados por quien impartió, con firma válida (electrónica o digitalizada)?
• ¿La declaración responsable se ha usado solo en casos excepcionales y justificados?
• ¿Todo el dossier queda archivado y disponible durante cuatro años?

En un escenario de más inspecciones en tiempo real y de paso directo a la vía de la ITSS, la diferencia entre conservar la bonificación y tener que devolverla no está en la calidad de la clase, sino en la calidad de la prueba. El aula virtual se defiende con registros; construirlos bien desde el primer día es la mejor —y más barata— de las defensas jurídicas.