En formación presencial el máximo son 30 participantes, se bonifique por ellos o no

El artículo 4.4 del RD 694/2017 fija el tope de 30 participantes por grupo sobre la formación, no sobre la bonificación. FUNDAE lo confirmó de forma expresa: en un aula puede haber bonificados y no bonificados, pero la suma no puede pasar de 30. Análisis del precepto, del aula virtual, del régimen sancionador, de si el gerente puede asistir y de cómo se imputan los costes cuando hay asistentes sin bonificar.

Es una de las confusiones más extendidas en la gestión de la formación programada: creer que el tope de 30 participantes por grupo en la modalidad presencial solo afecta a los alumnos por los que la empresa se bonifica. No es así. La norma fija el límite sobre el grupo, no sobre la bonificación, y la propia FUNDAE lo ha respondido de forma expresa: en un aula puede haber personas bonificadas y personas que no lo están, pero la suma de todas ellas no puede pasar de 30. Es la lectura que sostiene la Fundación; más abajo verá por qué no está cerrada del todo y por qué, aun así, conviene seguirla.

La consecuencia práctica es incómoda para quien venía haciendo las cuentas al revés. Un grupo con 28 participantes comunicados en el aplicativo y otros seis asistentes «privados» —invitados, personal de una ETT, becarios, un mando intermedio que se apunta a última hora— no es un grupo de 28. Es un grupo de 34. Y 34 es más de 30.

Lo que dice la norma, palabra por palabra

El precepto es el artículo 4.4 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla la Ley 30/2015 del Sistema de Formación Profesional para el Empleo. Conviene leerlo literalmente, porque casi todo el debate se resuelve en su redacción:

Antes de seguir, una advertencia que evita el error más frecuente en este asunto: el límite de 30 en presencial es el artículo 4.4, no el 4.2. El artículo 4.2 regula otra cosa distinta —«en la formación impartida mediante teleformación deberá haber, como mínimo, un tutor por cada 80 participantes»—, que es una ratio de tutorización en teleformación, no un tope de alumnos por aula. Citar el 4.2 para defender el aforo presencial invalida el argumento ante cualquier lector técnico.

Tres palabras, y ninguna es «bonificación»

La primera es «se organizará». El precepto no dice «se bonificará hasta un máximo de 30 participantes» ni «solo podrán bonificarse 30 participantes». Está regulando cómo debe organizarse la acción formativa: es un requisito de la formación en sí, de su configuración pedagógica, no una regla de financiación. El apartado inmediatamente anterior lo confirma, al exigir que la formación presencial «deberá realizarse con criterios de calidad que posibiliten una formación por competencias y un proceso de aprendizaje acorde con la misma, así como su seguimiento y evaluación». El límite de 30 es la traducción numérica de esa exigencia: por encima de cierto tamaño, el grupo deja de permitir el seguimiento y la evaluación individualizada que la norma reclama.

La segunda es «grupos». La unidad de medida es el grupo, no el listado de bonificados del aplicativo.

La tercera es «participantes», a secas. El artículo 4.4 no dice «participantes bonificados» ni «participantes por los que se aplique bonificación». Y no es que el Real Decreto no sepa acotar cuando quiere: su artículo 5.1.b) habla del «30 por ciento del total de participantes programados» y su artículo 15.2 se refiere al «número previsto de trabajadores participantes». Cuando el reglamento quiere restringir el cómputo a un subconjunto, lo dice; en el artículo 4.4 no lo hace.

Conviene, aun así, no apoyarlo todo en ese dato. Sería cómodo rematar con el viejo «donde la norma no distingue, no cabe distinguir», pero ese brocardo es un arma de doble filo: el mismo reglamento usa «participante» en sentido estrecho en otros preceptos —el artículo 16.2 lo emplea en un cálculo puramente económico— y su artículo 5.1.a) reserva la condición de destinatario a quien cotiza por formación profesional. Quien quisiera defender lo contrario podría girar el argumento léxico en sentido inverso. Lo honesto es decirlo así: ninguna norma resuelve el caso con esas palabras. Lo que sostiene la lectura que aquí se defiende son tres cosas distintas, y la literalidad es la menor de ellas: la finalidad del límite, el criterio expreso de FUNDAE y la prudencia frente a los órganos de control.

La finalidad es el apoyo más sólido, y ya está citada más arriba: el artículo 4.3 exige impartir la modalidad presencial «con criterios de calidad que posibiliten una formación por competencias y un proceso de aprendizaje acorde con la misma, así como su seguimiento y evaluación». El perjuicio de un aula saturada no depende de quién pague. Treinta y cuatro personas en una sala pensada para treinta degradan el aprendizaje exactamente igual se bonifiquen o no las seis últimas.

FUNDAE ya respondió a esta pregunta exacta

No hace falta quedarse en la interpretación, porque existe pronunciamiento administrativo directo y sobre el supuesto concreto. En el encuentro «Acciones formativas y PIF» celebrado el 18 de abril de 2018 dentro del programa «Los expertos responden», una gestora planteó justamente el caso del personal externo: si era posible invitar a un curso bonificado a empleados de ETT o becarios, y si en tal caso no podría superarse el total de 30 alumnos contando a todos los participantes, internos y externos.

Respondió Lourdes Bonillo, Responsable de la Unidad de Verificación Técnico-Económica de Bonificaciones de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo:

La respuesta merece leerse despacio, porque contiene dos reglas distintas que conviene no mezclar:

• Regla de aforo: «en un grupo puede haber participantes por los que se bonifica su empresa y otros no», pero «en ningún caso se debe superar la ratio». Se admite expresamente la presencia de no bonificados y expresamente se les computa.
• Regla de comunicación: «en la aplicación se comunicarán los participantes por los que la empresa se aplicará la bonificación». En el aplicativo solo se dan de alta los bonificados. Los demás no se comunican, pero siguen ocupando plaza.

Ahí está el origen del malentendido. Como en la aplicación de FUNDAE solo aparecen los bonificados, muchos gestores deducen que el límite se mide sobre esa lista. Lo que dice la Fundación es exactamente lo contrario: la lista del aplicativo es un subconjunto del grupo, y el límite se mide sobre el grupo entero. Son dos planos: el artículo 4.4 limita cómo se organiza el grupo; la comunicación telemática solo refleja a quién se bonifica.

Conviene citar este criterio por lo que es: doctrina administrativa de la Unidad de Verificación Técnico-Económica de Bonificaciones de FUNDAE. «Los expertos responden» no es fuente normativa ni vincula por sí solo al SEPE, a las comunidades autónomas ni a la Inspección de Trabajo. Su valor es que revela cómo interpreta la norma quien después verifica los expedientes.

«Participantes» no es exactamente «personas en la sala»

Aquí está el flanco teórico de la tesis, y es más honesto señalarlo que esconderlo. El precepto dice «participantes», no «asistentes» ni «presentes en el aula». No es lo mismo. El formador, un técnico de seguimiento de la entidad organizadora o un intérprete de lengua de signos están físicamente en la sala y nadie sostendría que consumen plaza: no participan en la acción formativa como alumnos. Una lectura literal alternativa podría defender que «participante» es quien participa con derecho a evaluación, diploma y cuestionario de calidad, y no el invitado que pasa por el aula.

Esa lectura choca con el criterio del órgano que verifica. Preguntada en abril de 2020 si cabían más de 30 personas «siendo el resto oyentes solamente», FUNDAE respondió que «no se admiten más participantes en el aula, aunque tengan la consideración de oyentes». Es decir: la Fundación no admite la figura del asistente que no cuenta. Ahora bien, conviene medir el peso real de ese apoyo: el pronunciamiento nació en el marco extraordinario de la COVID, referido al aula virtual y a «las distintas convocatorias afectadas», y la resolución que hoy regula el aula virtual —la de 25 de noviembre de 2025— no fija ningún aforo propio. Ni ese documento ni el de 2018 siguen publicados en abierto en la web de FUNDAE.

Y hay un documento oficial, vivo y de mayor rango que una respuesta de «Los expertos responden», que apunta en sentido contrario. Las Instrucciones sobre seguimiento y control del SEPE, de 12 de abril de 2019, describen así lo que el técnico comprueba cuando se presenta en el aula:

La comprobación se enuncia sobre el grupo organizado —el comunicado—, no sobre el aforo de la sala. Y unas líneas más abajo, al describir el cuestionario que se reparte en esa misma visita, el documento dice algo aún más revelador: «se facilitará el cuestionario a los participantes bonificables presentes en el aula». La propia Administración da por supuesto que en el aula puede haber presentes que no son participantes bonificables, y acota su actuación a los que sí lo son.

¿Cómo se resuelve? Con honestidad: no existe hoy un criterio oficial, vigente y publicado que cierre la cuestión en ninguna de las dos direcciones. Hay un criterio expreso de FUNDAE de 2018 que cuenta a todos, y unas instrucciones del SEPE de 2019 que se enuncian sobre el grupo comunicado y admiten presentes no bonificables. Quien afirme lo contrario —en un sentido o en otro— está presentando una interpretación como si fuera doctrina cerrada.

Ante esa incertidumbre, la recomendación de esta asociación es la prudente: cuente a todos los que están en el aula recibiendo la formación, se bonifique la empresa por ellos o no. No porque el criterio esté cerrado, sino por asimetría de riesgo: si esa lectura es la correcta, cumple; si finalmente prevalece la otra, habrá sido más estricto de lo necesario, que es el único error de los dos que no cuesta dinero. Quien está en la sala sin recibir la formación —el docente, el personal de control— no ocupa plaza en ninguna de las dos lecturas.

Hasta dónde llega la regla, y dónde deja de llegar

Aquí conviene ser exactos, porque la afirmación «el máximo es 30 aunque no se bonifique» tiene una frontera. El RD 694/2017 no alcanza a una formación estrictamente privada, situada por completo fuera del sistema de formación profesional para el empleo. Un seminario que una empresa paga íntegramente de su bolsillo, sin bonificación, sin fondos públicos y sin vínculo con un certificado de profesionalidad, puede reunir a doscientas personas: el artículo 4.4 no dice nada al respecto. La regla, cerrada, es esta: una acción formativa queda fuera del reglamento salvo que se bonifique o se financie con fondos públicos, o que esté dirigida a la obtención de un certificado de profesionalidad.

Lo que no cabe es partir el grupo en dos mitades. Una vez que la empresa comunica ese grupo a FUNDAE como grupo formativo de la formación programada, el grupo entero es una acción formativa dentro del sistema, y el artículo 4.4 se le aplica íntegramente. No existe la figura del grupo mitad regulado y mitad libre: es una sola sesión, un solo formador, un solo control de asistencia y un solo grupo. Quien sostenga que celebró «un grupo de 28 y, en paralelo, una invitación privada a 3» tendrá que explicar por qué ambas cosas ocurrieron en la misma aula, a la misma hora y con el mismo docente.

Hay un argumento contrario que conviene conocer porque circula: el artículo 3.2 del RD 694/2017 dispone que en la formación programada «los requisitos de impartición serán los que determinen las propias empresas». Se invoca para sostener que el tope de 30 no vincula a la bonificada. La respuesta es que esa libertad opera dentro del reglamento, no contra él: el artículo 1 fija como objeto del propio real decreto «los requisitos y límites de las acciones formativas», y el límite de 30 es precisamente uno de esos límites. La empresa decide contenidos, calendario, docente y metodología; no decide el aforo.

Si hay certificado de profesionalidad, son 25

El mismo artículo 4.4 rebaja el tope cuando la formación va vinculada a un certificado de profesionalidad: «el máximo será de 25 participantes». La lógica del cómputo es idéntica, pero el margen es de cinco plazas menos.

Dos precisiones que evitan citas equivocadas. La primera: ese 25 vive exclusivamente en el inciso final del artículo 4.4 del RD 694/2017. No procede del RD 34/2008 de certificados de profesionalidad, que además está hoy derogado por el RD 659/2023 y no contenía ningún tope de participantes por grupo. La segunda: no debe confundirse con el otro «30» que circula por el sector, el del artículo 6.3 de la Orden ESS/1897/2013, según el cual «el número máximo de alumnos por tutor será de 30 cuando la acción formativa se desarrolle a través de aula virtual en más de un 50 por ciento de su duración». Eso es una ratio por tutor, no un aforo.

Y hay un tercer techo que casi nadie mira: el artículo 4.2, último párrafo, del RD 694/2017 advierte que cuando la formación se dirija a un certificado de profesionalidad en teleformación, «las tutorías presenciales respetarán el número máximo de alumnos para los que estuviera acreditada la entidad en la modalidad presencial». Es decir, si la acreditación del centro es para menos alumnos, manda la acreditación. Y la especialidad concreta del Catálogo puede fijar todavía menos. La regla práctica es que prevalece siempre el más restrictivo: nunca se debe decir «30» a secas sin haber comprobado antes los otros dos.

Y una nota histórica que explica por qué todavía hay gestores que dicen «25 siempre»: hasta el 5 de julio de 2017 el máximo general en presencial era de 25, según el artículo 8.2 del RD 395/2007. El RD 694/2017 lo derogó, subió el general a 30 y conservó el 25 solo para certificados. Quien siga aplicando 25 con carácter general está usando una norma derogada hace nueve años. Conviene tenerlo presente también al consultar catálogos antiguos de causas de no conformidad, donde el código de «número de participantes superior a los permitidos» aún aparece con las cifras viejas.

El aula virtual también cuenta, y el bimodal suma los dos lados

Aquí es donde más se incumple el límite, casi siempre sin mala fe. Desde 2020 el SEPE renueva cada ejercicio una resolución que permite impartir la formación presencial mediante aula virtual. La vigente para 2026 es la Resolución de 25 de noviembre de 2025 (BOE-A-2025-25790, «BOE» núm. 301, de 16 de diciembre), con efectos desde el 17 de diciembre de 2025. Su artículo 2.1 es tajante:

Conviene ser precisos con el alcance de esta cita, porque marca la diferencia entre un argumento sólido y uno que se cae en una alegación. La Resolución no fija ningún límite propio de participantes ni remite expresamente al artículo 4.4 del RD 694/2017. Su única remisión es al artículo 24.6 del Real Decreto 438/2024, y solo «a estos efectos», esto es, para definir qué se entiende por aula virtual: aquella formación que garantiza, con medios tecnológicos síncronos, «una comunicación concurrente, directa, bidireccional y en tiempo real entre la persona formadora y las personas participantes».

El límite de 30 llega al aula virtual por derivación, no por remisión: si la Resolución dice que ese grupo se considera «en todo caso» formación presencial, le resulta aplicable el régimen de la formación presencial, y ese régimen incluye el artículo 4.4. La equiparación no puede invocarse solo para lo cómodo —impartir a distancia sin cambiar de modalidad— y desactivarse para lo incómodo.

El caso realmente peligroso es el sistema de impartición bimodal, que el artículo 2.2 de la Resolución define como aquel que permite al docente «impartir la formación de forma presencial a una parte de las personas participantes, mientras que otra la realiza de forma virtual». Es una sola acción formativa y un solo grupo: veinte personas en el aula física más quince conectadas no son dos grupos de tamaño razonable, son un grupo de treinta y cinco. Y treinta y cinco incumple.

Apunte terminológico para quien vaya a escribir alegaciones: la expresión «aula espejo» aparece únicamente en el preámbulo de la Resolución. El articulado lo llama «sistema de impartición bimodal». Al citar, use el término del articulado.

La pregunta del socio: ¿puede estar el gerente o el administrador?

Sí puede, y la respuesta que circula —«si no se superan los 30 entre bonificados y privados, sí»— es correcta en su resultado. Ninguna norma prohíbe que en un grupo de formación programada haya personas por las que no se aplica bonificación, y FUNDAE lo admitió expresamente en 2018. La condición es la que venimos explicando: sumándolo, el grupo no puede superar los 30 participantes en presencial —o 25 si la formación está vinculada a un certificado de profesionalidad—. Si el aula tiene 28 trabajadores bonificados y entran el gerente y dos invitados, el grupo tiene 31 y está fuera de norma, aunque en FUNDAE figuren 28.

Ahora bien, hay que corregir la premisa de la pregunta, porque el «no como alumno bonificado, obviamente» no es nada obvio. Que el gerente pueda o no bonificarse no depende de su cargo ni de su tarjeta de visita, sino exclusivamente de su encuadramiento en la Seguridad Social. Hay tres escenarios con resultados distintos:

• Gerente con contrato de trabajo —relación laboral común o de alta dirección—, o administrador sin funciones de dirección y gerencia y sin control de la sociedad [art. 136.2.b) del TRLGSS]: es trabajador por cuenta ajena pleno, cotiza por formación profesional y cumple el artículo 9.1 de la Ley 30/2015 y el artículo 5.1.a) del RD 694/2017, que exige ser trabajador asalariado «y cotizar a la Seguridad Social en concepto de formación profesional». Puede ser participante bonificado con toda normalidad. Aquí la premisa de la pregunta es simplemente falsa.
• Consejero o administrador retribuido, con funciones de dirección y gerencia pero sin control efectivo [art. 136.2.c) del TRLGSS]: está asimilado a trabajador por cuenta ajena en el Régimen General, y la ley excluye únicamente la protección por desempleo y la del Fondo de Garantía Salarial. La cotización por formación profesional no figura entre las exclusiones, y el argumento a contrario es razonable. Pero es zona gris por partida doble: la norma de formación habla de «trabajadores asalariados» y el asimilado no es literalmente un asalariado. Este caso no se resuelve leyendo la escritura de la sociedad, sino el boletín de cotización: compruebe en el TC2 si efectivamente se cotiza por formación profesional antes de afirmar nada, y guarde esa prueba. Y tenga presente que de esta letra no se sale firmando un contrato de alta dirección.
• Gerente-socio con control efectivo de la sociedad [art. 305.2.b) del TRLGSS]: está en el RETA y no es participante bonificable, porque no es trabajador asalariado. Es el caso típico de la pyme familiar y, probablemente, el de la mayoría de quienes hacen esta pregunta. Aquí el dato práctico manda sobre la teoría: el cruce automático con la TGSS a fecha de inicio del grupo anula a los participantes que no estén de alta como trabajadores por cuenta ajena de la empresa que consta en la aplicación.
• Gerente asalariado de otra empresa del grupo o de la matriz: no es bonificable por esta empresa. El mismo cruce con la TGSS lo anula por pertenecer a una empresa distinta de la que consta en el aplicativo.

Un apunte, porque circula mucho y es falso: no es cierto que el autónomo quede fuera «porque no cotiza por formación profesional». Desde 2019 sí cotiza por ese concepto. Lo que le deja fuera de la formación programada es que la norma exige ser trabajador asalariado. El resultado es el mismo, pero el motivo importa cuando hay que defenderlo por escrito.

Lo mismo ocurre con otros asistentes habituales. El personal de una ETT es asalariado de la ETT, no de la empresa usuaria: puede estar en el aula y cuenta para los 30, pero quien podría bonificarse por él sería la ETT. Los becarios y alumnos en prácticas pueden estar en el aula y también cuentan, pero no son bonificables en ningún caso.

Tres cautelas prácticas antes de sentar al gerente en el aula:

• El control de asistencia es el punto débil. Si el gerente no bonificado firma el parte, el inspector verá 31 firmas en un grupo comunicado para 30 y el exceso será documental y objetivo. Si no firma, habrá un asistente sin rastro documental. La salida razonable es no superar nunca el tope, de modo que el parte pueda reflejar la realidad sin contradecir la norma. Las deficiencias en este documento son ya una fuente habitual de incidencias, como analizamos en este artículo sobre partes de asistencia en presencial.
• La visita de seguimiento cuenta personas, no NIF. Si el técnico se presenta y hay más gente de la que cabe, no sirve responder que por algunas no se bonifica: el artículo 4.4 limita la organización del grupo.
• No impute su coste. El módulo económico se calcula como coste por participante y hora, y el prorrateo de los costes del grupo se hace por participantes. Quien no se comunica como participante bonificado no puede engordar la cuenta: incluir su parte en los costes imputados es una vía directa a la no conformidad económica.
• Revise el seguro. El artículo 6 del RD 694/2017 obliga a suscribir póliza de accidentes y responsabilidad civil para los participantes que realicen formación presencial. Un asistente al que la empresa considera ajeno al grupo puede quedar fuera de la cobertura contratada. Si le ocurre algo en el aula, el problema deja de ser de aforo.
• La formación debe guardar relación con la actividad empresarial (art. 9.2 de la Ley 30/2015). El requisito se refiere a la acción formativa, no al asistente, pero la presencia del gerente no debe convertir un curso técnico en un curso de interés personal del directivo.

Y lo que cuesta: cómo se imputa cuando hay gente sin bonificar

Resuelto el aforo, queda la pregunta que viene detrás y que casi nadie hace a tiempo: si en el aula hay personas por las que no se bonifica —el gerente, un becario, alguien de una ETT—, ¿cambia eso lo que la empresa puede bonificarse? La respuesta corta es que el coste no se recorta, pero el techo sí baja. Y esas dos cosas juntas son las que aprietan.

El mecanismo está en el artículo 16 del RD 694/2017. Su apartado 1 fija que la empresa puede formar a quien quiera «respetando los módulos económicos máximos (coste por participante y hora de formación)». Y el apartado 2 explica cómo se hace la cuenta:

Fíjese en dónde entra el número de personas: en el máximo bonificable. Y las Instrucciones de seguimiento y control del SEPE lo dicen todavía más claro, con una precisión que conviene retener:

No es «los que se apuntaron» ni «los que estaban en la sala»: son los que finalizan. El aplicativo recalcula solo, y la propia FUNDAE explica el efecto en sus preguntas frecuentes: los costes de cada grupo se calculan sobre los participantes finalizados, de modo que cualquier anulación de participantes ajusta automáticamente los costes imputados. Sentar a dos personas más en el aula no sube el techo ni un euro; que un bonificado se caiga por el 75 %, en cambio, sí lo baja.

El coste del formador interno no se prorratea por alumnos

Esta es la parte contraintuitiva, y FUNDAE la resolvió sobre un supuesto prácticamente idéntico al de la consulta. Un gestor planteó el caso de un formador interno que imparte a diez alumnos, de los cuales cinco son becarios o de una filial extranjera y por tanto no bonificables, así que en la aplicación solo se comunican cinco. Su pregunta: ¿puede imputarse el coste total del formador o solo la mitad?

Es decir: no se prorratea por alumnos. El coste del formador es el que es —sus horas por su coste hora—, hayan asistido cinco personas o diez. La presencia del gerente no obliga a recortar esa partida.

Conviene señalar la procedencia de ese criterio con honestidad: procede de la serie «Los expertos responden» de FUNDAE, que ya no está publicada en abierto en su web y que conservamos en el archivo documental de la asociación. No es norma: es criterio administrativo, y como tal debe invocarse.

Ojo: no todos los costes se comportan igual

Sería cómodo deducir del criterio anterior que ningún coste se ajusta por número de alumnos. No es así, y las Orientaciones de costes de FUNDAE —documento vivo y en abierto— lo detallan partida por partida. Tres ejemplos que marcan la diferencia:

• El seguro de accidentes sí va por cabezas. «La imputación del coste se realizará por el número de participantes bonificados», y si el seguro cubre toda la actividad formativa de la empresa, «deberá prorratearse entre el número de participantes bonificados y ajustarse al período de ejecución».
• El alquiler del aula va por tiempo, no por personas. «El coste imputable será el correspondiente al período de alquiler en el que se imparte la acción/grupo bonificado». Que el aula esté más o menos llena es indiferente.
• El prorrateo entre grupos se hace por horas de formación, no por asistentes, cuando un mismo gasto sirve a varios grupos de la misma acción (artículo 16.2 del RD 694/2017).

La regla que ordena todo esto: cada partida se imputa según su propio criterio —por horas, por período o por participantes bonificados—, y el conjunto no puede superar el máximo bonificable. Los asistentes no bonificados no amplían ninguna de las dos cosas.

Pero el techo se calcula con los bonificados, y ahí está la trampa

Junte las dos reglas y verá el efecto. El coste real de la acción no baja porque haya invitados; el máximo bonificable, en cambio, se calcula multiplicando el módulo económico por las horas y por los participantes que finalizan. Cuantos más asistentes no bonificados haya, mayor es la probabilidad de que el coste real de la acción supere ese máximo — y la diferencia se queda sin bonificar, la asume la empresa.

Un ejemplo con números redondos. Un curso de 20 horas con doce asistentes, de los cuales solo ocho son bonificables. El coste del formador es el mismo que si fueran doce bonificables; el techo, no: se calcula sobre ocho participantes y veinte horas, no sobre doce. Si el coste de la acción se había dimensionado pensando en doce, la cuenta no sale.

Una cautela honesta sobre la factura del proveedor

Cuando la formación la imparte un proveedor externo y parte de los asistentes no se bonifican, no hemos localizado un criterio expreso de FUNDAE que diga cómo debe reflejarse en la factura. Conviene decirlo así y no inventar una regla.

Lo que sí puede sostenerse con la norma en la mano es esto: el importe que se comunique en el aplicativo debe corresponder a la acción formativa bonificada y no puede superar el máximo bonificable calculado sobre los participantes comunicados; y la empresa, como en cualquier otro coste, tiene que ser capaz de identificar y justificar en la factura qué se ha imputado. Si el proveedor factura por doce asistentes y usted solo comunica ocho, deje constancia documental de cómo ha determinado el importe imputado. No es un requisito formal escrito en ninguna parte: es lo que evita tener que reconstruirlo dos años después, delante de un técnico.

Y una advertencia sobre una cita que circula y que no sirve para esto: la respuesta de FUNDAE según la cual «es correcto que en la factura del proveedor aparezcan 10 alumnos, sin embargo, el importe del coste cumplimentado en la aplicación telemática será el correspondiente a 9 alumnos» no trata de asistentes no bonificados. Responde a un supuesto distinto —un participante que no alcanza el 75 % de asistencia y queda anulado— y usarla para este caso debilita el argumento ante quien la conozca.

Qué pasa si se superan los 30

Conviene distinguir dos consecuencias que suelen confundirse, porque no son lo mismo ni siguen el mismo cauce.

La devolución no es una sanción. Es la restitución de una cantidad indebidamente detraída de las cuotas. El artículo 18.3 del RD 694/2017 —en su redacción vigente desde el 1 de enero de 2026, dada por el RD 1189/2025— prevé que los incumplimientos «podrán suponer la devolución, total o parcial, de las bonificaciones indebidamente aplicadas, en función de que el alcance de las comprobaciones efectuadas para cada entidad afectara a la totalidad o a parte de las acciones o grupos formativos». El verbo es «podrán», no «supondrán»: no hay automatismo, media una valoración administrativa. La devolución comprende además «el interés de demora calculado desde el momento del disfrute indebido». Y el propio artículo 18.4 abre una salida voluntaria: las empresas «podrán optar por devolver el importe de la bonificación correspondiente a las deficiencias en las que pudieran haber incurrido», antes de que el asunto se traslade a la Inspección.

Importa saber quién hace qué: FUNDAE colabora, pero «en ningún caso» esa colaboración «podrá suponer el ejercicio de potestades administrativas» por su parte. Quien liquida es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social mediante acta, al amparo del artículo 34.1.d) de la LGSS, que contempla expresamente el acta de liquidación por aplicación indebida de las bonificaciones de formación profesional para el empleo.

La sanción es un plus, y exige acta. La Ley 30/2015 no tiene régimen sancionador propio: su artículo 19.1 remite en bloque a la LISOS. El tipo aplicable a la empresa que se bonifica es el artículo 22.9 (infracción grave en materia de Seguridad Social, por disfrutar indebidamente bonificaciones), y el aplicable a la entidad organizadora o impartidora es el artículo 22.15, también grave, por incumplir «los requisitos de cada acción formativa establecidos por la normativa específica […] cuando haya dado lugar al disfrute indebido de bonificaciones». El tope de 30 del artículo 4.4 es, literalmente, un requisito de la acción formativa.

Dos datos que suelen tranquilizar y uno que no. La regla de cómputo es favorable: se entiende producida una infracción por cada empresa y acción formativa, no una por cada trabajador. La horquilla de la infracción grave va de 751 a 7.500 euros según el grado (art. 40.1.b) LISOS), y no se calcula como porcentaje de lo bonificado. Y si hay acta, la sanción se reduce automáticamente al 50 % dando conformidad a la liquidación e ingresando en plazo. Lo que no tranquiliza: las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los cuatro años, el mismo plazo durante el cual hay que conservar la documentación justificativa. El riesgo no se cierra al comunicar la finalización del grupo.

Superar el aforo no es, en cambio, infracción muy grave: el artículo 23.1.h) de la LISOS exige falseamiento de documentos o simulación de la ejecución de la acción formativa. Tener 34 personas realmente sentadas en un aula, con partes de firma que las recogen, es lo contrario de simular. Solo se convertiría en muy grave si se hubieran manipulado los controles de asistencia para ocultar a los excedentes.

Por último, una nota de realismo que no debe leerse como invitación: el control es por muestreo. El artículo 17.1 de la Ley 30/2015 permite que el seguimiento se realice «sobre la totalidad de las acciones formativas o en base a una muestra estadística suficientemente representativa», y el artículo 18.3 del RD 694/2017 fija que las visitas en tiempo real y ex post deben representar «al menos el diez por ciento de los recursos públicos» destinados a las acciones formativas de las empresas. La probabilidad de que un grupo concreto sea revisado es baja; la consecuencia, si lo es, no lo es.

Cómo se gestiona bien: desdoblar, no apretar

Cuando hay más demanda que plazas, la solución no es añadir sillas: es desdoblar el grupo. Dos grupos de veinte cumplen; uno de cuarenta no, por muchos bonificados que tenga. Cada grupo desdoblado es un grupo a todos los efectos, con su propia comunicación, su propio control de asistencia y su propio horario. Y aquí hay una frontera que no conviene rozar: desdoblar sobre el papel lo que en realidad se imparte como una sola sesión, con un solo docente y en una sola aula, no es desdoblar. Es exactamente lo que el artículo 23.1.h) de la LISOS llama simular la ejecución de la acción formativa, y eso sí es infracción muy grave.

Ese desdoble plantea una duda operativa recurrente en el aplicativo, y FUNDAE también la tiene resuelta. Ante el caso de una acción cuya parte presencial se divide en varios grupos de hasta 30 participantes, la Fundación indicó que si se imparten de manera simultánea en aulas distintas «se comunicará en la parte presencial el horario común que debe coincidir con el número de horas de la parte presencial», y que si no es así, «esta información se facilitará de uno de los grupos y los otros dos se indicarán en observaciones». El aplicativo admite un solo calendario y el resto de la realidad se documenta en observaciones. Sobre el uso correcto de ese campo y sus plazos tratamos en el artículo sobre cómo comunicar un curso presencial con sesiones en aula virtual.

Tres comprobaciones antes de abrir el aula:

• Cuente alumnos, no altas en el aplicativo. El número que importa es el de personas que van a recibir la formación, sumando bonificadas y no bonificadas. Si va vinculada a un certificado de profesionalidad, el techo baja a 25.
• En bimodal, sume los dos lados. Los del aula física y los conectados forman un único grupo a efectos del límite.
• En acciones mixtas, aplique el límite por modalidad. El artículo 4.5 del RD 694/2017 dispone que «los límites señalados en los apartados anteriores se aplicarán en función de la respectiva modalidad de impartición»: la parte presencial de una acción mixta está sujeta al 30, aunque en la parte de teleformación quepan más.

La regla, resumida en una línea: en el aplicativo van solo los bonificados; en el aula puede haber más gente, pero el total nunca puede pasar de 30 —o de 25 si hay certificado de profesionalidad—. Es un requisito de cómo se organiza la formación, y por eso no admite la excusa de que por algunos no se cobra.

¿Tiene un caso concreto con un grupo al límite de aforo o ha recibido una incidencia por número de participantes? El Departamento Jurídico de Autoforma asesora a los asociados en la preparación de alegaciones y en la revisión previa de los grupos.