Registro de jornada digital obligatorio: qué está en vigor y qué llega en 2026
El real decreto del fichaje digital se aplaza a septiembre de 2026, pero registrar la jornada es obligatorio desde 2019. Qué exige la ley hoy, sanciones reales y cómo prepararse.
El real decreto que hará obligatorio el fichaje digital ha vuelto a cambiar de fecha: iba a aprobarse antes de las vacaciones y el 24 de julio Trabajo y Economía acordaron aplazarlo a septiembre de 2026 para reelaborar el texto tras el dictamen crítico del Consejo de Estado. Mientras tanto, conviene no perder de vista lo esencial: registrar la jornada ya es obligatorio desde 2019 para todas las empresas, con multas de hasta 7.500 euros, y eso no depende de ningún decreto pendiente. Esta es la foto real a agosto de 2026: qué exige la ley hoy, qué exigirá el nuevo sistema y cómo prepararse sin precipitarse.
Lo que ya es obligatorio hoy (y desde mayo de 2019)
El punto de partida lo fijó el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa —da igual su tamaño o sector— debe garantizar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora.
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. […] La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
De ahí salen las cuatro obligaciones vigentes: registrar cada día la hora concreta de inicio y fin de la jornada, organizar el sistema mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de la plantilla, conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de la RLPT y de la Inspección de Trabajo.
La norma española desarrolla, además, una exigencia europea: la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank) obliga a los Estados a imponer sistemas de registro «objetivos, fiables y accesibles». Y el registro alcanza también al trabajo a distancia: la Ley 10/2021 exige reflejar fielmente la jornada de quien teletrabaja, incluida la flexibilidad horaria que se pacte.
En claro: lo que es obligatorio hoy es registrar la jornada; el soporte todavía es libre. Un cuadrante en papel o una hoja de cálculo siguen siendo legales en agosto de 2026, aunque su escaso valor probatorio ya los penaliza ante la Inspección y los tribunales. Lo que hará el nuevo real decreto —cuando se apruebe— es cerrar esa puerta y exigir que el registro sea digital.
Qué exigirá el nuevo real decreto: así será el fichaje digital
El borrador que maneja el Ministerio de Trabajo desarrolla el artículo 34.9 con un estándar técnico muy superior al actual. Sus exigencias principales:
- Solo medios digitales: quedan descartados el papel y las hojas de cálculo, porque ni garantizan la inalterabilidad ni permiten el acceso remoto.
- Identificación inequívoca: cada asiento debe corresponder a la persona trabajadora que ficha, con autenticación que impida fichajes por terceros.
- Inalterabilidad y trazabilidad: el sistema debe conservar un rastro de auditoría de cada corrección. Modificar un fichaje exigirá el acuerdo de la persona trabajadora y, en caso de desacuerdo, intervendrá la RLPT.
- Jornada desglosada: inicio y fin, pausas, horas ordinarias, extraordinarias —con su compensación— y complementarias, trabajo presencial o a distancia y medidas de flexibilidad o conciliación aplicadas.
- Acceso remoto de la Inspección: la ITSS podrá consultar los registros a distancia y en tiempo real, sin previo aviso.
- Acceso inmediato de las personas trabajadoras y de la RLPT a copias de sus registros.
- Formación de la plantilla en la herramienta de fichaje, obligatoria y computable como jornada efectiva.
- Límites a la biometría: el borrador restringe el fichaje por huella o reconocimiento facial, en línea con el criterio que la AEPD ya aplica hoy, que exige superar un juicio estricto de necesidad y proporcionalidad.
El calendario real: por qué todavía no es exigible
Alrededor de esta norma se ha instalado un ruido considerable, alimentado por titulares comerciales que dan fechas de entrada en vigor que nadie ha publicado. La secuencia verificable es esta:
| Fecha | Hito |
|---|---|
| 10 sep 2025 | El Congreso rechaza el proyecto de ley de reducción de jornada (37,5 horas), que incluía el registro digital y las multas por trabajador. |
| Otoño 2025 | El Gobierno rescata el registro digital por vía reglamentaria: consulta pública y ronda de informes preceptivos del nuevo real decreto. |
| 19 mar 2026 | El Consejo de Estado emite un dictamen crítico de 106 páginas (no vinculante): cuestiona el rango reglamentario, el coste para las pymes —estimado en 867 millones de euros—, las garantías de protección de datos y un plazo de adaptación de solo 20 días. |
| 1 abr 2026 | Economía propone un periodo de adaptación de en torno a un año para las pymes, al estilo del previsto para la factura electrónica. |
| 24 jul 2026 | Trabajo y Economía acuerdan aplazar la aprobación a septiembre para reelaborar el texto y salvar las objeciones del dictamen. |
| 13 ago 2026 | Situación actual: el real decreto no está aprobado ni publicado en el BOE. No existe fecha oficial de entrada en vigor. |
A este calendario hay que sumarle dos incógnitas. La primera, el régimen transitorio: entre la vacatio de 20 días del borrador —que el propio Consejo de Estado consideró manifiestamente insuficiente— y el año que reclama Economía para las pymes, el margen real de implantación sigue abierto. La segunda, la litigiosidad anunciada: la CEOE sostiene que una reforma de este calado exige rango de ley y ha anticipado que recurrirá la norma ante los tribunales, aunque un recurso, por sí solo, no suspendería su vigencia.
Cuidado con los titulares: cualquier página que hoy afirme que «el fichaje digital es obligatorio desde el 1 de enero de 2026» —o cualquier otra fecha— está desinformando. Hasta que el texto se publique en el BOE con su régimen transitorio, no hay fecha. La previsión actual del Gobierno es llevarlo al Consejo de Ministros en septiembre de 2026.
Sanciones: lo que arriesga una empresa hoy
Con la norma vigente, no llevar registro de jornada —o llevarlo de forma que no refleje la realidad— es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionable con multa de 751 a 7.500 euros por empresa. Las multas de «hasta 10.000 euros por trabajador» que circulan por muchos blogs comerciales no están en vigor: figuraban en el proyecto de ley que el Congreso rechazó en septiembre de 2025, y un real decreto no puede resucitarlas, porque las sanciones están sujetas a reserva de ley. Así lo recordó el propio Consejo de Estado en su dictamen.
El riesgo económico real suele estar en otro sitio: en lo que el registro destapa. Si del control horario afloran horas extraordinarias no pagadas ni cotizadas, a la multa se suman las reclamaciones salariales —con un año de prescripción— y las liquidaciones de cuotas con recargo. Es, de hecho, el objetivo declarado de la reforma: según la EPA, casi la mitad de las horas extra que se hacen en España no se pagan.
Qué tiene que ver esto con la formación bonificada
Para quienes gestionan formación programada por las empresas, el registro de jornada no es un asunto ajeno. Tres puntos de contacto directos:
El registro es una prueba que la Inspección cruza. En las actuaciones de seguimiento de la formación bonificada, la ITSS y el SEPE contrastan los horarios de los grupos comunicados a FUNDAE con la realidad. Un registro digital, consultable en remoto, hará visible al instante cualquier descuadre: participantes que constan en un aula mientras su fichaje los sitúa trabajando en otro turno, formación «dentro de la jornada» impartida fuera de ella, o justo lo contrario. Cuadrar los horarios comunicados con las jornadas reales de los participantes deja de ser una buena práctica para convertirse en pura supervivencia documental.
La formación en la propia herramienta computará como jornada. El borrador obliga a formar a la plantilla en el sistema de fichaje y establece que ese tiempo es jornada efectiva. Bien planificada, esa necesidad formativa masiva —todas las plantillas de España— puede organizarse como formación programada y financiarse con el crédito de la empresa, cumpliendo los requisitos generales de la formación bonificada.
Las asesorías y los centros tienen ventana de oportunidad. La implantación generará una demanda inmediata de cursos cortos sobre el nuevo sistema y sobre gestión del tiempo de trabajo. Hemos analizado ese frente en detalle en la guía del registro horario digital para asesorías laborales.
Cómo prepararse sin precipitarse: checklist
- Audite cómo se registra hoy la jornada en la empresa (o en cada cliente): papel, hoja de cálculo, aplicación, terminal. Todo lo que sea papel o Excel exigirá migración en cuanto haya texto en el BOE.
- Si va a implantar un sistema digital, elíjalo ya con los criterios del borrador: desglose completo de la jornada, rastro de auditoría e inalterabilidad, acceso remoto para la Inspección, conservación de cuatro años, exportación de copias y garantías de protección de datos (especialmente si hay teletrabajo, geolocalización o biometría).
- Documente la implantación: el artículo 34.9 exige organizar el registro mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o consulta previa a la RLPT. Esa consulta, por escrito y archivada.
- Prepare un protocolo de correcciones de fichajes con conformidad de la persona trabajadora, anticipando el estándar de trazabilidad del borrador.
- No olvide el teletrabajo: la jornada a distancia se registra igual, y el acuerdo de trabajo a distancia debe reflejar el sistema utilizado.
- Desconfíe del pánico comercial: valore los contratos de permanencia de los proveedores de fichaje con el texto definitivo delante. Anticiparse es sensato; firmar por miedo a una fecha que no existe, no.
Preguntas frecuentes
¿Es ya obligatorio fichar digitalmente?
No. Lo obligatorio desde 2019 es registrar diariamente la jornada; el soporte, de momento, es libre. La obligación de que el registro sea digital e interoperable llegará con el real decreto pendiente, que el Gobierno prevé aprobar en septiembre de 2026, y con el régimen transitorio que este incorpore.
¿Sigue valiendo el registro en papel o en Excel?
Hoy, sí, siempre que sea diario, refleje el horario real y se conserve cuatro años. Pero su valor probatorio es débil —un registro reconstruido a final de mes es fácil de desmontar en una inspección— y dejará de ser válido cuando el nuevo reglamento entre en vigor.
¿Hay que registrar la jornada de quien teletrabaja?
Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige que el registro refleje fielmente la jornada del teletrabajador, incluida la flexibilidad pactada. El nuevo real decreto, además, obliga a desglosar qué parte de la jornada es presencial y cuál a distancia.
¿Afecta a los autónomos?
El registro de jornada se aplica a las personas trabajadoras por cuenta ajena. Un autónomo sin asalariados no tiene que registrar su propia jornada; en cuanto tiene plantilla, debe registrar la de sus empleados como cualquier empresa.
¿Qué multa hay hoy por no llevar el registro?
Infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 a 7.500 euros por empresa. Las multas de hasta 10.000 euros por trabajador no están en vigor: decayeron con el proyecto de ley rechazado en 2025 y solo podrían volver mediante una nueva ley.
¿Cuándo será obligatorio el registro digital?
No hay fecha oficial. La previsión del Gobierno es aprobar el real decreto en septiembre de 2026; a partir de su publicación en el BOE regirá el periodo de adaptación que fije el texto definitivo, todavía en discusión (de las semanas del borrador inicial al año que se ha propuesto para las pymes).
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Este artículo tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos del nuevo registro digital se describen conforme al borrador conocido a 13 de agosto de 2026 y pueden variar en el texto definitivo que se publique en el BOE.