Registro horario digital 2026: qué deben hacer las asesorías
El Gobierno aprueba en julio el registro horario digital: adiós a papel y Excel, Inspección en remoto y 4 años de datos. Plan de acción para asesorías.
El Ministerio de Trabajo ultima el real decreto que hará obligatorio el registro horario digital en todas las empresas, con aprobación prevista antes de que acabe julio de 2026. La norma jubila el papel y las hojas de Excel, abre los fichajes a la Inspección de Trabajo en remoto y en tiempo real, y traslada a las asesorías laborales la implantación práctica del sistema en cientos de miles de pymes.
La confirmación llegó a comienzos de julio: según ha avanzado el secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, el departamento está «puliendo técnicamente» el texto, que se aprobará en uno de los Consejos de Ministros previos a las vacaciones. El calendario no es casual: CCOO y UGT habían amenazado con no firmar más acuerdos con el Ministerio si el real decreto no salía antes del 31 de julio.
Para los despachos profesionales no es una noticia más. Cada cliente con plantilla tendrá que revisar cómo fichan sus trabajadores, y la primera llamada será, como siempre, a su asesoría. Conviene llegar a esa llamada con el diagnóstico hecho.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital?
El Gobierno prevé aprobar el real decreto antes de que acabe julio de 2026. La exigibilidad plena, no obstante, dependerá de su publicación en el BOE y del régimen transitorio que incorpore el texto definitivo, todavía no conocido. Lo prudente es trabajar con el horizonte más corto posible.
Conviene recordar el punto de partida: registrar la jornada es obligatorio desde 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 introdujo el apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que cambia ahora no es el «si», sino el «cómo»: el soporte, las garantías técnicas y quién puede consultar los datos.
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. […] La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Sobre esa base, el reglamento cierra la puerta a los sistemas que la práctica había normalizado: cuadrantes en papel firmados a final de mes, hojas de Excel rellenadas de memoria y registros reconstruidos la víspera de una visita de la Inspección.
Qué exige el nuevo real decreto: así será el fichaje digital obligatorio
Según el borrador que maneja el Ministerio, el sistema deberá ser digital, objetivo, fiable e interoperable. Estas son sus exigencias principales:
- Acceso remoto de la Inspección: la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros a distancia y en tiempo real, sin previo aviso.
- Conservación durante cuatro años, en línea con lo que ya exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
- Inalterabilidad y trazabilidad: el sistema deberá dejar un registro de auditoría de cada cambio. Toda corrección de un fichaje exigirá acuerdo entre empresa y persona trabajadora y, si hay desacuerdo, intervendrá la representación legal de las personas trabajadoras (RLPT).
- Desglose detallado de la jornada: hora exacta de inicio y fin, pausas, horas ordinarias, extraordinarias —con su compensación—, complementarias, trabajo presencial o a distancia y medidas de flexibilidad o conciliación aplicadas.
- Formación obligatoria de la plantilla en la herramienta de fichaje, con una particularidad relevante: ese tiempo computa como jornada efectiva.
- Acceso inmediato de las personas trabajadoras y de la RLPT a copias del registro.
En la práctica, el papel y las hojas de cálculo quedan descartados: ni garantizan la inalterabilidad ni permiten el acceso remoto que exigirá la norma.
Un reglamento contestado: el dictamen del Consejo de Estado y el recurso de la CEOE
El nuevo registro horario de 2026 no nace en un clima pacífico. El Consejo de Estado emitió el 19 de marzo de 2026 un dictamen de 106 páginas muy crítico con el proyecto, aunque no vinculante: censura que una reforma de este calado se tramite por real decreto y no por ley, la falta de adaptación a la diversidad sectorial —con la hostelería como ejemplo recurrente— y el coste que impondrá a las pymes, estimado en 867 millones de euros.
La CEOE, además, ya ha anunciado que recurrirá la norma ante los tribunales. Para el gestor la lectura es doble: la litigiosidad no suspende por sí sola la vigencia de la norma, así que hay que planificar el cumplimiento; pero conviene seguir el contencioso, porque el reproche sobre el rango normativo no es menor.
Sanciones: qué multas hay hoy (y cuáles no)
Aquí conviene deshacer el error más repetido en los blogs comerciales de software de fichaje: las multas de hasta 10.000 euros por trabajador no están en vigor, ni este real decreto puede crearlas. Esa cifra figuraba en el proyecto de ley de reducción de jornada que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025 con las enmiendas a la totalidad de PP, Vox y Junts.
La razón es de manual: las infracciones y sanciones están sujetas a reserva de ley, de modo que un reglamento no puede crearlas ni endurecerlas. Así lo recordó el propio Consejo de Estado en su dictamen. Hoy, el incumplimiento en materia de registro de jornada se sanciona como infracción grave conforme al artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros por empresa, no por trabajador.
Artículo 7.5 de la LISOS
«La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.»
El endurecimiento por trabajador solo llegará si el Gobierno reintenta la vía legislativa, algo que ha anunciado que hará. Hasta entonces, el marco sancionador es el descrito y conviene trasladarlo a los clientes con precisión.
Importante: si un cliente llega alarmado con la cifra de «10.000 euros por trabajador», aclárele que ese régimen decayó con el proyecto de ley en septiembre de 2025. Cuestión distinta es que del registro digital afloren horas extraordinarias no pagadas: eso sí puede generar reclamaciones salariales y actuaciones añadidas de la Inspección.
¿Y la reducción de jornada a 37,5 horas? Sigue sin estar en vigor
Otro punto que exige precisión ante el cliente: la jornada de 37,5 horas no está vigente. La jornada máxima legal sigue siendo la que fija el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores.
Artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores
«La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.»
Tras el rechazo parlamentario de 2025 no hay nueva fecha para la reducción, que avanza mientras tanto por la vía de los convenios colectivos. El registro horario digital es, precisamente, la pieza de aquel proyecto que el Gobierno ha rescatado por vía reglamentaria.
El trasfondo explica la insistencia sindical: según la última EPA, casi la mitad de las horas extraordinarias que se realizan en España no se pagan. Un fichaje automático, inalterable y consultable en remoto es la herramienta con la que los sindicatos aspiran a aflorar ese tiempo de trabajo.
Qué deben hacer las asesorías laborales ahora
La aprobación del real decreto abrirá semanas de consultas en cadena y una carga consultiva que conviene ordenar desde ya, sin esperar al BOE. Cinco líneas de trabajo.
1. Auditar la cartera de clientes
Inventaríe cómo registra la jornada cada cliente: papel, hoja de cálculo, aplicación, terminal físico. Identifique los casos que exigirán migración segura —todo lo que hoy se lleve en papel o Excel— y las situaciones delicadas: teletrabajo, distribución irregular de la jornada, bolsas de horas o varios centros de trabajo.
2. Elegir el software de fichaje con criterios jurídicos
No todas las herramientas del mercado cumplirán el nuevo estándar. La lista mínima de comprobación: desglose de jornada previsto en el borrador, registro de auditoría e inalterabilidad, interoperabilidad y acceso remoto para la Inspección, conservación de los datos durante cuatro años, garantías de protección de datos —en especial con teletrabajo o geolocalización— y exportación de copias para trabajadores y RLPT.
3. Ordenar la implantación con la plantilla
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige organizar y documentar el registro mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal. Documente esa consulta y deje preparado un protocolo de corrección de fichajes: el borrador exige acuerdo individual para cada rectificación y da entrada a la RLPT en caso de desacuerdo.
4. Formar a las plantillas (y bonificar esa formación)
La propia norma obligará a formar a los trabajadores en la herramienta de fichaje, y ese tiempo computa como jornada efectiva. Para el despacho es además una oportunidad: esa formación puede canalizarse como formación programada por las empresas y financiarse con el crédito FUNDAE del cliente. Si su despacho todavía no presta este servicio, aquí explicamos cómo ofrecer formación bonificada para gestorías y asesorías.
5. Preparar a los clientes para una Inspección sin previo aviso
Con acceso remoto y en tiempo real, la Inspección ya no tendrá que pedir el registro: lo verá. Revise la coherencia entre fichajes, nóminas y horas extraordinarias declaradas, corrija prácticas de redondeo y ensaye qué ocurre si mañana llega un requerimiento. La discrepancia entre lo fichado y lo cotizado será mucho más visible.
En claro: el registro de jornada deja de ser un archivador que se enseña a requerimiento y pasa a ser una base de datos viva, consultable en remoto por la Inspección. La asesoría que llegue a septiembre de 2026 con la cartera auditada, el software elegido y el plan de formación cerrado jugará con ventaja.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro horario digital en 2026?
El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde 2019. La obligación de que sea digital llegará con el real decreto que el Gobierno prevé aprobar antes de que acabe julio de 2026; su exigibilidad plena dependerá de la publicación en el BOE y del régimen transitorio del texto definitivo.
¿Puedo seguir usando Excel o papel para el registro de jornada?
De momento sí, siempre que el registro sea fiable y no manipulable. Con el nuevo real decreto quedarán descartados en la práctica: el sistema deberá ser digital, inalterable, interoperable y accesible en remoto por la Inspección de Trabajo.
¿Qué multa hay por no llevar registro de jornada?
Es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con multa de 751 a 7.500 euros por empresa. Las multas de hasta 10.000 euros por trabajador no están en vigor: figuraban en el proyecto de ley de reducción de jornada rechazado por el Congreso el 10 de septiembre de 2025.
¿Está en vigor la jornada de 37,5 horas?
No. La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual (artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores). Tras el rechazo parlamentario del proyecto, la reducción solo avanza por convenio colectivo y no hay nueva fecha anunciada.
El registro horario digital redefinirá una parte del trabajo diario de los despachos laborales, y hacerlo bien exigirá criterio técnico, no solo software. En Autoforma reunimos a gestores de formación, gestorías y asesorías que comparten método, recursos y respuestas ante FUNDAE, el SEPE y la Inspección de Trabajo: si quiere afrontar esta reforma acompañado, asóciese y forme parte de la comunidad.
Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. La norma comentada está pendiente de aprobación y de publicación en el BOE, por lo que su contenido definitivo puede variar.