Bajas médicas récord: así vigila la asesoría el FIE del INSS
Récord de bajas médicas: 1,55 millones de personas de baja cada día en 2025. Las asesorías ya vigilan a diario el FIE del INSS para cuadrar las nóminas.
Una media de 1,55 millones de trabajadores estuvo de baja médica cada día en España durante 2025, el año con más procesos de incapacidad temporal jamás registrado, y en julio de 2026 las bajas activas superan ya los 1,24 millones. Para las asesorías laborales, los graduados sociales y los departamentos de personal, el récord tiene una traducción muy concreta: desde que el trabajador dejó de entregar el parte de baja, en abril de 2023, cada uno de esos procesos hay que localizarlo, conciliarlo y llevarlo a la nómina vigilando a diario el fichero FIE del INSS.
Dos fenómenos han coincidido en el tiempo. Por un lado, el absentismo encadena máximos históricos año tras año; por otro, la gestión de la incapacidad temporal se ha vuelto íntegramente telemática. El resultado es un cambio silencioso pero profundo en la operativa de los despachos: menos papel y más vigilancia, más plazos y más estrés burocrático concentrado en el cierre de cada mes.
Las cifras: un récord tras otro
La tasa de absentismo cerró 2025 en el 7,68 % de las horas pactadas, con un incremento de 0,42 puntos porcentuales en un año, según el Indicador del XV Informe Adecco sobre Empresa saludable y gestión del absentismo, publicado en julio de 2026 (otras fuentes redondean el dato en el 7,6 %). Es el nivel más alto de la serie histórica. Y el coste estimado también bate marcas: 59.109 millones de euros.
Traducido a volumen de gestión, el panorama que dibujan los datos de 2025 es este:
- Se registraron 7,98 millones de procesos de incapacidad temporal a lo largo del año.
- Se perdieron 341,8 millones de jornadas de trabajo.
- De media, 1,55 millones de trabajadores estuvieron de baja cada día.
- El gasto en incapacidad temporal por contingencias comunes alcanzó los 33.000 millones de euros, un 14 % más que en 2024 y más de un 60 % de aumento en la última década, según los datos expuestos en jornadas empresariales celebradas en junio de 2026.
La tendencia no se ha frenado en 2026: según los datos recogidos por la prensa el 9 de julio de 2026, las bajas activas superan los 1,24 millones, en máximos históricos. Los informes coinciden además en las causas de fondo —envejecimiento de la población activa, trastornos musculoesqueléticos y aumento de los problemas de salud mental— y ninguna de las tres es pasajera. Nada indica que el volumen de partes vaya a reducirse a corto plazo.
Qué cambió en 2023: el parte de baja ya no lo entrega el trabajador
Hasta el 31 de marzo de 2023 el circuito era físico: el médico expedía una copia del parte destinada a la empresa y el trabajador debía hacerla llegar en unos días. El Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, que modificó el Real Decreto 625/2014, y la Orden ISM/2/2023 suprimieron esa obligación con efectos del 1 de abril de 2023.
Desde entonces el facultativo entrega una única copia al trabajador, para su propio conocimiento, y los datos viajan por canales exclusivamente telemáticos. La redacción vigente del artículo 7 no deja lugar a dudas:
Artículo 7.1 del RD 625/2014
«El facultativo que expida el parte médico de baja, confirmación o alta entregará a la persona trabajadora una copia de este. El servicio público de salud o, en su caso, la mutua o la empresa colaboradora remitirá los datos contenidos en los partes médicos de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social, por vía telemática, de manera inmediata, y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.»
El recorrido completo del parte quedó así: el servicio público de salud o la mutua vuelca los datos al INSS de forma inmediata; el INSS los comunica a la empresa, como máximo el primer día hábil siguiente, a través del Fichero INSS Empresas (FIE); y la empresa devuelve al INSS, por el sistema RED, los datos económicos necesarios para calcular la prestación. El trabajador ha desaparecido del intercambio documental.
En claro: el parte en papel ya no existe en la relación empresa-trabajador. La empresa no espera a que el empleado entregue nada: es ella —o su asesoría— quien debe ir a buscar la información al FIE. Quien no consulta el fichero, sencillamente no se entera.
El FIE: la ventanilla que las asesorías vigilan a diario
El Fichero INSS Empresas es el canal por el que el INSS comunica a cada empresa, a través del sistema RED —SILTRA o RED Directo—, los datos administrativos de los partes de baja, confirmación y alta de sus trabajadores. Su versión diaria, el FIER, recoge las novedades de cada jornada. Sobre el papel es una simplificación; en la práctica ha convertido a las asesorías en vigilantes permanentes de un buzón que no avisa: hay que abrirlo.
El flujo, además, tiene doble sentido, y en el de vuelta la empresa corre contra un plazo estricto:
Artículo 7.2 del RD 625/2014
«El Instituto Nacional de la Seguridad Social, a su vez, comunicará a las empresas los datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta […], como máximo, en el primer día hábil siguiente al de su recepción en dicho Instituto […]. Las empresas tienen la obligación de transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos que se determinen mediante orden ministerial.»
Importante: el plazo de 3 días hábiles para remitir los datos económicos por el sistema RED se cuenta desde que la empresa recibe la comunicación de la baja. Incumplirlo puede constituir infracción leve del artículo 21.4 de la LISOS, como recuerda expresamente el propio artículo 7.2 del RD 625/2014.
Ese doble flujo explica la nueva rutina de los despachos. Si la asesoría no descarga el FIE/FIER cada día, puede descubrir tarde una baja, agotar el plazo de 3 días hábiles sin saberlo y llegar al cierre de mes con nóminas descuadradas: procesos sin descontar, pagos delegados sin aplicar y deducciones de cuotas mal calculadas. La conciliación diaria —qué procesos se abren, qué altas llegan, qué partes de confirmación faltan— se multiplica por cada cliente y por cada código de cuenta de cotización.
El punto ciego más citado por los profesionales es el trabajador que no avisa. La comunicación telemática no le exime de justificar la ausencia conforme a su convenio colectivo, pero si guarda silencio la empresa puede tardar días en ver el proceso reflejado en el FIE. Mientras tanto hay un puesto sin cubrir, una ausencia sin causa conocida y, a veces, una nómina que ya se ha cerrado con datos incompletos.
El agujero de las mutuas
El récord de bajas tiene también una cara financiera que anticipa más control. El examen del Tribunal de Cuentas sobre la Cuenta General del Estado de 2024, publicado en mayo de 2026, sitúa el déficit estructural del sistema de incapacidad temporal en 2.677 millones de euros. Es la radiografía de un sistema que gasta más de lo que ingresa para gestionar la IT, con el gasto por contingencias comunes creciendo a doble dígito anual.
Las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social van tan justas que la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social ha tenido que autorizar coeficientes ampliados para financiar la gestión de la IT por contingencias comunes: del 0,06 al 0,07 y del 0,030 al 0,033, mediante las Resoluciones de 27 de diciembre de 2024, 30 de mayo de 2025 y 24 de junio de 2025, publicadas en el BOE.
Para los despachos, la lectura razonable de un sistema en déficit es que el control de los procesos se intensificará. Y cada actuación de control —una citación a reconocimiento, una propuesta de alta, un requerimiento de información— acaba generando trabajo en la mesa del gestor laboral.
Cómo se organizan los despachos (buenas prácticas)
No hay fórmula oficial, pero los despachos que mejor han domesticado el circuito telemático repiten un mismo esquema de trabajo:
- Descarga diaria del FIE/FIER a primera hora, con un responsable titular y un suplente asignados, e integración automática en el programa de nómina cuando el software lo permite.
- Cuadro de control por cliente: procesos abiertos, fechas de baja, partes de confirmación recibidos y altas pendientes de aplicar.
- Protocolo pactado con cada empresa: el cliente traslada al despacho el mismo día cualquier aviso del trabajador y el despacho remite los datos económicos sin apurar los 3 días hábiles.
- Corte de nómina documentado: fecha límite interna para incorporar procesos de IT al cierre y criterio claro de regularización para lo que llegue después.
- Alerta de discrepancias: las ausencias comunicadas sin proceso en el FIE y los procesos en el FIE sin aviso previo del trabajador se notifican al cliente por escrito.
Hay además una segunda derivada que los despachos más avanzados ya explotan. Esa vigilancia diaria genera un contacto con el cliente que pocos servicios producen, y es un terreno ideal para diversificar: quienes dominan el sistema RED y trámites como el certificado de alta de autónomo (RETA) tienen medio camino hecho para ofrecer formación bonificada para gestorías y asesorías. Gestionar el crédito formativo de FUNDAE de las empresas cliente aporta una línea de ingresos recurrente y un motivo más de fidelización, justo lo que compensa el sobrecoste operativo que ha traído la IT telemática.
Preguntas frecuentes
¿Tiene el trabajador que entregar el parte de baja a la empresa?
No. Desde el 1 de abril de 2023, con la entrada en vigor del RD 1060/2022 y de la Orden ISM/2/2023, el facultativo entrega al trabajador una única copia del parte, para su conocimiento. Los datos administrativos llegan a la empresa por vía telemática, a través del INSS, sin que el trabajador tenga que aportar ningún papel.
¿Qué es el fichero FIE del INSS?
El Fichero INSS Empresas (FIE) es el canal del sistema RED por el que el INSS comunica a cada empresa los datos administrativos de los partes de baja, confirmación y alta de sus trabajadores. Su variante FIER ofrece las novedades día a día, y por eso las asesorías y los departamentos laborales lo consultan cada mañana.
¿Qué plazo tiene la empresa para comunicar los datos económicos del parte de baja?
Tres días hábiles desde la recepción de la comunicación de la baja médica, a través del sistema RED, conforme al artículo 7.2 del RD 625/2014. El incumplimiento puede constituir una infracción leve tipificada en el artículo 21.4 de la LISOS.
¿Sigue teniendo que avisar el trabajador de que está de baja?
Sí. La supresión de la entrega del parte no elimina su deber de comunicar y justificar la ausencia conforme al convenio colectivo y a las normas internas de la empresa. Además, como el proceso puede tardar días en aparecer en el FIE, el aviso temprano del trabajador sigue siendo la primera fuente de información fiable para la empresa y su asesoría.
El absentismo récord y la gestión telemática de los partes han llegado para quedarse, y con ellos una evidencia incómoda: hoy, el despacho que controla el FIE controla la nómina. En Autoforma acompañamos a gestorías, asesorías y despachos profesionales con comunidad, criterios técnicos y recursos prácticos para convertir cada nueva obligación burocrática en una oportunidad de servicio.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento individualizado.