Formación en ERTE: Cómo Documentar la Oferta Formativa y Evitar Contingencias Legales

Descubre cómo acreditar la oferta de formación en ERTE, gestionar renuncias y cumplir con los requisitos para aplicar exoneraciones en Seguridad Social.

Documentación de la formación en ERTE vs. renuncias firmadas

La normativa que vinculó las exoneraciones de cotizaciones a la realización de formación durante el ERTE (iniciada con el art. 3 del RDL 18/2021) establece expresamente que la empresa debe ofrecer acciones formativas a cada trabajador afectado para mejorar su empleabilidad. Si la formación no se llega a realizar, la Tesorería General de la Seguridad Social lo comunicará a la Inspección de Trabajo para reclamar las diferencias en cotizaciones (p.ej. exigir devolver la parte bonificada de más). No obstante, la ley exime a la empresa de reintegrar las exenciones si puede acreditar que puso a disposición del trabajador dicha formación, aunque el trabajador finalmente no la realizase. En otras palabras, basta con probar que la empresa ofreció los medios (convocatorias, inscripción en cursos, documentación del desarrollo de los cursos, etc.) para considerar cumplida la obligación empresarial, sin penalizar a la empresa por la inacción del empleado. La Inspección de Trabajo viene aplicando este criterio en sus actuaciones recientes: si ante una inspección la empresa presenta evidencia de haber convocado al trabajador a cursos (comunicaciones, listado de inscripciones, actas de impartición, etc.), se entiende que ha cumplido con su deber de formación, incluso si el empleado no asistió o no superó el curso, evitando sanciones o reintegros de cotizaciones indebidamente bonificadas.

Cabe señalar que no existe un requisito legal expreso que obligue a recabar un documento de renuncia firmado por cada trabajador que no aprovecha la formación. La normativa habla de “acreditar la puesta a disposición” de las acciones formativas, lo cual puede cumplirse mediante la documentación antes mencionada. Por tanto, documentar adecuadamente las convocatorias, ofertas de cursos y la no participación del empleado es suficiente para demostrar que la empresa “puso los medios” para impartir la formación. Ahora bien, en la práctica muchos especialistas recomiendan, como medida de precaución, obtener la firma del trabajador en un modelo de declinación de la formación (o un acta de “formación no realizada/no superada”). Este documento sirve para dejar constancia explícita de que fue el empleado quien rechazó o no completó la acción formativa ofrecida, reforzando así la posición de la empresa ante una posible inspección. En resumen, no es obligatorio solicitar la renuncia por escrito si la empresa puede demostrar de otras formas que ofertó el curso, pero contar con ese respaldo firmado puede ser aconsejable para evitar dudas en una inspección.

Formación genérica en departamentos pequeños y uso del modelo de declinación

La obligación de ofrecer formación a los afectados por ERTE no exige que ésta sea específica del puesto o del departamento. De hecho, la normativa permite acciones formativas orientadas a la recualificación general del trabajador –por ejemplo, idiomas, competencias digitales u otras habilidades transversales– aunque no tengan relación directa con la actividad de la empresa. El objetivo es mejorar la empleabilidad, por lo que cursos genéricos dentro del plan formativo de la empresa (como idiomas o habilidades interpersonales) son válidos para cumplir con el compromiso formativo de los trabajadores en ERTE. En departamentos pequeños o con necesidades formativas poco definidas, es totalmente legítimo incluir a esos empleados en formaciones generales del plan de empresa para darles oportunidad de formarse durante el ERTE. Esto cumple con el requisito legal de “desarrollar acciones formativas para cada persona afectada” del ERTE.

Ahora bien, si en la práctica ningún trabajador del pequeño departamento realiza finalmente los cursos ofrecidos (ya sea por falta de interés, incompatibilidad horaria u otras razones), sigue siendo recomendable documentar la oferta y la negativa o ausencia de participación. En estos casos, el uso del modelo de declinación de la formación resulta útil: el empleado deja constancia por escrito de que renuncia voluntariamente a participar en las acciones formativas disponibles o que no las completó con aprovechamiento. Aunque, como se indicó, la Inspección considerará suficiente la evidencia de que se les ofreció formación (convocatorias, emails, etc.), un documento de renuncia firmado añade seguridad jurídica. En síntesis, los trabajadores de cualquier área (incluso áreas pequeñas) pueden y deben ser incluidos en formaciones genéricas del plan de la empresa para cumplir con el plan de formación del ERTE, según lo previsto en la ley. Y si aun así algún trabajador no realiza la formación, es prudente utilizar el modelo de declinación para respaldar que la empresa cumplió con su parte, evitando contingencias en una eventual inspección de trabajo.

El marco legal viene dado por el RDL 18/2021, art. 3, posteriormente incorporado al Estatuto de los Trabajadores y a la Ley General de la Seguridad Social tras la reforma laboral de 2021/2022. En particular, la Disposición Adicional 25ª del ET y la D.A. 44ª de la LGSS consagran que las exoneraciones en ERTE están condicionadas a la impartición de formación, y confirman que si la empresa ofrece la formación y el trabajador no la realiza, la empresa no deberá devolver las bonificaciones correspondientes (BOE-A-2021-15768 Real Decreto-ley 18/2021, de 28 de septiembre, de medidas urgentes para la protección del empleo, la recuperación económica y la mejora del mercado de trabajo.) (D.A. 44ª. Beneficios en la cotización a la Seguridad Social aplicables a los expedientes de regulación temporal de empleo y al Mecanismo RED. – Iberley). La Inspección de Trabajo ha emitido instrucciones alineadas con esta regulación, coordinándose con el SEPE y la TGSS para verificar el cumplimiento. En inspecciones recientes, se exige a las empresas evidencia de las acciones formativas planificadas e informadas a cada trabajador. Cumplido eso, no se impondrán sanciones ni requerimientos de reintegro incluso cuando algún trabajador no aproveche la formación (¿Qué cursos deben realizar los trabajadores en ERTE? – Tax, asesoramiento legal y fiscal para empresas, economistas y abogados) (BOE-A-2021-15768 Real Decreto-ley 18/2021, de 28 de septiembre, de medidas urgentes para la protección del empleo, la recuperación económica y la mejora del mercado de trabajo.). Por el contrario, la falta de oferta formativa individualizada sí deriva en actas de infracción y en la reclamación de las cuotas exoneradas indebidamente (¿Qué cuestiones prorroga y qué novedades presenta?). En resumen, la clave según los criterios actuales de la ITSS es demostrar documentalmente que la empresa puso a disposición de cada empleado en ERTE una formación adecuada, pudiendo valerse de los registros de convocatorias y participación, complementados con eventuales renuncias firmadas si los trabajadores no asistieron, para cumplir con la normativa vigente en materia de formación asociada a ERTE (BOE-A-2021-15768 Real Decreto-ley 18/2021, de 28 de septiembre, de medidas urgentes para la protección del empleo, la recuperación económica y la mejora del mercado de trabajo.) (¿Qué exoneraciones hay para las empresas en ERTE que den formación?).