Cambio de razón social con el mismo NIF: cómo comunicarlo en la aplicación de Fundae

Una empresa participante cambia de razón social pero conserva el CIF y en Fundae sigue apareciendo con la denominación antigua. Explicamos por qué ocurre, por qué no es una fusión ni una escisión, cómo comunicar el cambio por Empresa › Observaciones y qué documentos probatorios en PDF conviene adjuntar (escritura inscrita, tarjeta del NIF, certificado censal y variación de datos en la TGSS), con la base legal verificada.

Es una de las consultas más habituales en el día a día de la gestión: una empresa participante cambia su razón social —se rebautiza— pero mantiene el mismo NIF, y al introducirla en la aplicación de Fundae sigue apareciendo con la denominación antigua. ¿Hay que dar de alta una empresa nueva? ¿Se pierde el crédito? ¿Es una de esas fusiones o escisiones que la propia aplicación advierte que hay que comunicar? La respuesta tranquiliza: no es un proceso societario, la empresa es la misma y el trámite es sencillo. Se comunica desde Empresa › Observaciones, con el tipo de observación «Cambio de NIF y Denominación social de las empresas», adjuntando la documentación que acredita el cambio. Repasamos por qué ocurre, qué documentos aportar y la base legal de cada paso.

Por qué la aplicación muestra la razón social antigua

La aplicación de formación programada no inventa los datos identificativos de cada empresa: los toma del cruce con las bases de datos de la Administración. La propia Fundae publica cada ejercicio que actualiza «los datos de plantilla media de trabajadores y la cuota de formación profesional» a partir de la información que le facilita la Tesorería General de la Seguridad Social. Ese mismo origen explica el desfase: si el cambio de denominación es reciente y todavía no se ha propagado a los registros de la Seguridad Social y de la Agencia Tributaria —o el volcado de datos se hizo antes—, la aplicación seguirá mostrando el nombre anterior asociado al NIF.

La consecuencia práctica es clara: para que la denominación se corrija de forma estable no basta con avisar a Fundae; conviene haber actualizado antes el cambio en su origen (Registro Mercantil, AEAT y TGSS) y, además, comunicarlo por la vía de Observaciones aportando la documentación que lo acredita.

Lo primero: el NIF no cambia y la sociedad tampoco

El punto de partida jurídico despeja el temor de fondo. Cambiar la denominación de una sociedad de capital es una modificación de sus estatutos —la denominación es mención estatutaria obligatoria—, pero no una modificación estructural. La sociedad conserva su personalidad jurídica, que se adquirió con su inscripción y no se pierde por cambiar de nombre. Lo dice el artículo 33 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010):

«Con la inscripción la sociedad adquirirá la personalidad jurídica que corresponda al tipo social elegido.» (art. 33 LSC)

Y como la personalidad es la misma, el número de identificación fiscal también. El artículo 22.1 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria (Real Decreto 1065/2007) es terminante:

«La Administración Tributaria asignará a las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica un número de identificación fiscal que las identifique, y que será invariable cualesquiera que sean las modificaciones que experimenten aquellas, salvo que cambie su forma jurídica o nacionalidad.» (art. 22.1 RD 1065/2007)

Traducido a la gestión bonificada: la empresa que aparece en Fundae con el nombre antiguo es exactamente la misma que ahora se llama de otra forma. No hay que darla de alta como empresa nueva ni se pierde el crédito de formación asociado a ese NIF. Solo hay que actualizar el rótulo.

No confundirlo con una fusión, escisión o transformación

Conviene subrayarlo porque la propia aplicación puede inducir a error. En la pantalla de Observaciones aparece un aviso que habla de procesos de fusión, escisión o transformación societaria y de que «la entidad beneficiaria/resultante deberá estar dada de alta en la aplicación telemática». Ese aviso responde al artículo 12.3 del Real Decreto 694/2017:

«Cuando se produzcan transformaciones, fusiones o escisiones, las empresas resultantes de las mismas deberán comunicar tales circunstancias, durante el ejercicio en que se produzcan las mismas, a la Administración Pública competente a través del sistema electrónico disponible en la Web de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.» (art. 12.3 RD 694/2017)

Pero un cambio de denominación manteniendo el NIF no es ninguno de esos supuestos: no hay una entidad resultante distinta, no cambia la forma jurídica ni nace una sociedad nueva. Es la misma empresa con otro nombre. Por eso el cauce no es el de los procesos societarios, sino el tipo de observación específico previsto para ello.

Dónde se comunica: Empresa › Observaciones

Dentro de la ficha de la empresa participante, en la pestaña Observaciones, se despliega el campo «Tipo de observación» y se elige «Cambio de NIF y Denominación social de las empresas». Se cumplimenta la persona de contacto y el teléfono, se describe brevemente el cambio en el cuadro de observaciones y se adjunta el documento probatorio en PDF. Así se ve la pantalla (reproducción con datos ficticios):

Dos detalles operativos que la propia pantalla recuerda: cada documento adjunto debe ir en formato PDF y no superar los 10 MB, y todos los adjuntos pasan por el proceso de firma antes de poder enviarse pulsando NOTIFICAR. Por eso conviene preparar el documento probatorio ya escaneado y legible antes de iniciar la comunicación.

Qué documento probatorio adjuntar

La observación debe acompañarse de documentación que acredite fehacientemente que el NIF sigue siendo el mismo y que la denominación ha cambiado. No hay un formulario único: cualquiera de los siguientes documentos oficiales sirve para probarlo, y lo ideal es aportar el que más directamente conecte el NIF con la nueva razón social. Estos son, ordenados de mayor a menor valor probatorio:

1. Copia de la escritura pública del cambio de denominación, con constancia de su inscripción en el Registro Mercantil. Es el documento raíz: recoge el acuerdo de junta que modificó los estatutos. El acuerdo, conforme al artículo 290.1 de la LSC, «se hará constar en escritura pública que se inscribirá en el Registro Mercantil».
2. Certificación o nota simple actualizada del Registro Mercantil. La certificación registral es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos; la nota simple es una alternativa informativa más ágil. Cualquiera de las dos muestra la nueva denominación con los mismos datos registrales de la sociedad —hoja, número de inscripción—, lo que evidencia que es la misma entidad.
3. Tarjeta acreditativa del NIF con la nueva denominación. La Agencia Tributaria emite una nueva tarjeta identificativa —el número se conserva, cambia el rótulo— que se solicita marcando la casilla correspondiente del modelo 036 y se descarga en PDF desde la Sede electrónica. Es el documento que más gráficamente vincula «este NIF» con «este nuevo nombre».
4. Certificado de situación censal de la AEAT (o el propio modelo 036 de modificación ya presentado). Acredita los datos vigentes en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, incluida la denominación asociada al NIF.
5. Documento de la TGSS que refleje la nueva razón social vinculada a los códigos de cuenta de cotización (por ejemplo, el duplicado de los documentos de inscripción o la resolución de variación de datos). Refuerza la coherencia entre el nombre nuevo y los CCC con los que Fundae cruza la plantilla.

En la práctica, adjuntar la escritura inscrita junto con la tarjeta del NIF actualizada (o el certificado de situación censal) suele ser suficiente para que quede acreditado sin margen de duda. Los documentos de Registro y AEAT son los que directamente conectan el NIF invariable con la nueva denominación.

El itinerario completo de actualización

Comunicarlo en Fundae es el último eslabón. Para que el cambio se consolide de forma estable conviene recorrer el itinerario en orden, respetando los plazos que la ley impone en cada Administración:

1. Registro Mercantil

La junta general acuerda el cambio de denominación (modificación de estatutos), el acuerdo se eleva a escritura pública y se inscribe en el Registro Mercantil, que lo remite de oficio al Boletín Oficial del Registro Mercantil. Con la inscripción, el cambio despliega plenos efectos frente a terceros; como precisa el artículo 290.2 de la LSC, una vez inscrito «se hará constar en los demás Registros por medio de notas marginales» —lo que confirma que se trata de la misma entidad, no de una nueva—.

2. Agencia Tributaria (modelo 036)

El cambio de denominación es un dato censal cuya variación debe comunicarse mediante declaración censal de modificación (modelo 036). El artículo 10.4 del RD 1065/2007 fija el plazo:

«La declaración deberá presentarse en el plazo de un mes desde que se hayan producido los hechos que determinan su presentación.» (art. 10.4 RD 1065/2007)

Como criterio prudente, ese mes se cuenta sin superar la fecha de inscripción en el Registro Mercantil. En el mismo 036 puede solicitarse la nueva tarjeta acreditativa del NIF.

3. Tesorería General de la Seguridad Social

El cambio de denominación de la persona jurídica es una variación de datos de comunicación obligatoria. El artículo 17.1.1.º del Reglamento General de inscripción de empresas (RD 84/1996) incluye entre esos supuestos el «cambio de nombre de la persona física o de denominación de la persona jurídica inscritas con anterioridad», y el artículo 17.2 impone un plazo especialmente breve:

«[…] se efectuará en el modelo oficial, dentro del plazo de tres días naturales, contados a partir de la fecha en que se produzcan […].» (art. 17.2 RD 84/1996)

Los códigos de cuenta de cotización se mantienen: la inscripción del empresario es única para toda la vida de la persona jurídica, así que solo se anota la variación del nombre, sin generar CCC nuevos.

4. Fundae (Empresa › Observaciones)

Actualizados los registros de origen, se comunica en la aplicación por la vía descrita, adjuntando el documento probatorio. A diferencia de los procesos societarios del artículo 12.3 del RD 694/2017 —que deben comunicarse «durante el ejercicio en que se produzcan»—, el simple cambio de denominación no tiene un plazo legal específico en la normativa de la formación bonificada; conviene, en todo caso, comunicarlo en cuanto se disponga de la documentación, para que los datos de la aplicación reflejen la denominación correcta.

¿Afecta a las bonificaciones o a los grupos en curso?

No, y esta es la conclusión que más tranquiliza al gestor. Al ser la misma empresa con el mismo NIF, el crédito de formación, las bonificaciones ya aplicadas y los grupos formativos en curso no se ven afectados por el cambio de nombre. La denominación es un dato identificativo que hay que mantener actualizado por coherencia documental y para evitar discrepancias en cruces e inspecciones, pero no rompe la continuidad del expediente ni obliga a rehacer comunicaciones anteriores. Lo que sí es recomendable es que, una vez actualizado el nombre, la documentación del expediente —convocatorias, facturas, contratos— se emita ya con la denominación vigente.

Conclusión

Que una empresa aparezca en Fundae con la razón social antigua tras cambiar de nombre es un desajuste de datos, no un problema de fondo. La sociedad es la misma, el NIF es el mismo y ni las bonificaciones ni el crédito se ven comprometidos. La solución tiene dos capas: actualizar el cambio en su origen —Registro Mercantil, AEAT y TGSS, cada uno con su plazo— y comunicarlo en la aplicación por Empresa › Observaciones, con el tipo «Cambio de NIF y Denominación social de las empresas», adjuntando en PDF el documento que lo acredita (idealmente la escritura inscrita más la tarjeta del NIF o el certificado de situación censal). Y una advertencia para no confundir cauces: esto no es una fusión ni una escisión; es, simplemente, la misma empresa con un nombre nuevo.

Descarga de las referencias citadas

Puedes descargar el texto consolidado y vigente de la normativa citada directamente desde el Boletín Oficial del Estado (PDF):

• Texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010) — arts. 23.a) y 285 a 290 (denominación, modificación de estatutos y escritura e inscripción) y art. 33 (personalidad jurídica).
• Reglamento del Registro Mercantil (Real Decreto 1784/1996) — arts. 77 y 78 (certificaciones y notas simples) y 158 y 163 (escritura e inscripción del cambio de denominación).
• Reglamento General de gestión e inspección tributaria (Real Decreto 1065/2007) — arts. 10 (declaración censal de modificación) y 22 (invariabilidad del NIF).
• Orden EHA/451/2008, de 20 de febrero — composición e invariabilidad del NIF de las personas jurídicas.
• Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación (Real Decreto 84/1996) — art. 17 (comunicación de variaciones de datos y plazo de tres días).
• Real Decreto 694/2017, de 3 de julio — art. 12.3 (comunicación de transformaciones, fusiones o escisiones).

Artículo elaborado por el Departamento Jurídico de Autoforma.