Firmas de diplomas, asistencia y registros de conexión: lo que dice Fundae

Las firmas de diplomas, controles de asistencia y registros de conexión en formación bonificada deben corresponder a quien ha impartido efectivamente la acción formativa, no a la entidad organizadora ni a la empresa bonificada. Autoforma desbroza en el taller del 30 de abril la respuesta literal de Fundae a una consulta sobre el formador externo autónomo, con apoyo expreso en la Ley 30/2015 y la Orden TAS 2307/2007, y propone integrar el criterio en el documento informativo al formador y en el modelo de contrato con el tutor para evitar negativas a firmar a última hora.

Las firmas de diplomas, controles de asistencia y registros de conexión en formación bonificada deben corresponder a quien ha impartido efectivamente la acción formativa. Autoforma comparte en el taller del 30 de abril la respuesta literal que Fundae remitió a una asociada y que aclara, con apoyo expreso en la Ley 30/2015 y en la Orden TAS 2307/2007, quién debe firmar cada documento, qué papel tiene la entidad organizadora cuando no es la formadora y por qué la empresa bonificada nunca puede sustituir la firma del formador.

La cuestión llegó al taller a partir de un caso práctico que una asociada había trasladado al equipo: un formador externo autónomo se negaba a firmar los diplomas de un curso bonificado que él mismo había impartido, alegando que solo había dado la formación. La asociada se encontraba en una situación incómoda, sin poder entregar los documentos al alumnado en las condiciones que exige la formación programada por las empresas. Para resolver el caso, nuestra compañera había trasladado una consulta formal a Fundae y compartió en el grupo la respuesta recibida, que el equipo leyó íntegramente en el taller y que sirve para fijar criterio en una cuestión recurrente.

Qué responde Fundae: el formador responsable es quien firma

La respuesta de Fundae, leída por Patricia Fernández en el taller, parte de una idea rectora muy clara. Los documentos justificativos de una acción formativa —controles de asistencia, diplomas o certificados y registros de conexión en modalidades virtuales— deben «reflejar la realidad de quien ha intervenido efectivamente en la impartición de la acción formativa, debiendo estar firmados por las personas que han asumido dicha responsabilidad».

A partir de ahí, Fundae perfila el escenario que más quebraderos de cabeza está dando últimamente: el del formador externo autónomo o profesional contratado para impartir el curso. Aunque no tenga la condición de entidad de formación ni asuma la gestión administrativa, ese formador «actúa como responsable de la impartición de la acción formativa» y, por ese motivo, su firma «resulta necesaria en los documentos que acreditan la ejecución real de la formación y la asistencia del alumnado». La firma del docente no es un trámite cosmético: es la prueba documental de que la formación se ha desarrollado de forma efectiva y de que él la ha dirigido.

El criterio se sostiene, como recoge expresamente la respuesta, en la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, del Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral —que exige trazabilidad y justificabilidad de la formación financiada con fondos públicos— y en la normativa reguladora de la formación programada por las empresas, entre otras la Orden TAS 2307/2007. La Guía de Soporte de la Formación Programada por la Empresa publicada por Fundae añade el detalle operativo: la documentación acreditativa «debe permitir comprobar quién ha impartido la formación y que ésta se ha desarrollado de forma efectiva», siendo «necesario que dichos documentos estén validados por la persona que ha dirigido e impartido la formación».

En relación con su consulta, y de acuerdo con los criterios de acreditación de la formación en el sistema de formación programada por las empresas, los documentos justificativos deben reflejar la realidad de quién ha intervenido efectivamente en la impartición de la acción formativa, debiendo estar firmados por las personas que han asumido dicha responsabilidad.

En el caso de formadores externos (autónomos o profesionales contratados para la impartición), estos actúan como responsables de la impartición de la acción formativa, con independencia de que no tengan la condición de entidad de formación ni asuman la gestión administrativa. Por este motivo, su firma resulta necesaria en los documentos que acreditan la ejecución real de la formación y la asistencia del alumnado.

Este criterio se fundamenta tanto en lo dispuesto en la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, que exige la trazabilidad y justificabilidad de la formación financiada con fondos públicos, como en la normativa reguladora de la formación programada por las empresas (entre otras, la Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio).

Asimismo, la Guía de Soporte de la Formación Programada por las Empresas, publicada por FUNDAE, establece que la documentación acreditativa de la formación (controles de asistencia, diplomas o certificados y registros de conexión en modalidades virtuales) debe permitir comprobar quién ha impartido la formación y que esta se ha desarrollado de forma efectiva, siendo necesario que dichos documentos estén validados por la persona que ha dirigido e impartido la acción formativa.

En concreto:

· Certificados de asistencia / diplomas: deben estar firmados por quien ha impartido la formación como formador responsable. La mención “entidad responsable de impartir la formación” puede ajustarse para que figure claramente la firma del formador, sin que ello implique que actúe como entidad organizadora o gestora.

· Registros de conexión al aula virtual: al tratarse de documentos de control de la actividad formativa, deben estar validados por quien ha dirigido e impartido las sesiones, ya que es quien puede certificar la correcta ejecución de la formación y la participación efectiva de los asistentes.

La empresa bonificada, como destinataria de la formación, no puede sustituir la firma del formador en estos documentos, puesto que no acredita directamente la impartición, sino la recepción de la formación.

Estos criterios responden a la necesidad de garantizar la veracidad, trazabilidad y adecuada justificación de la formación impartida ante posibles actuaciones de seguimiento, comprobación o control.

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Firmas de diplomas, asistencia y registros: documento por documento

La respuesta de Fundae aterriza el principio en cada uno de los documentos que conforman el expediente acreditativo del grupo. La pauta es coherente para los tres tipos de documento, pero conviene desbrozarla porque cada uno tiene matices.

• Certificados de asistencia y diplomas. Deben estar firmados «por quien ha impartido la formación como formador responsable». La mención que figure como entidad responsable de impartir la formación puede ajustarse para que figure claramente la firma del formador, sin que ello implique que ese formador actúe como entidad organizadora o gestora del grupo. La distinción es importante: lo que se acredita con la firma es la impartición, no la organización.
• Registros de conexión en aula virtual. Como documentos de control de la acción formativa en modalidades de teleformación o aula virtual, deben estar validados «por quien ha dirigido e impartido las sesiones, ya que es quien puede certificar la correcta ejecución de la formación y la participación efectiva del asistente». El registro automático que genera la plataforma, sin la validación del docente, no completa por sí solo el requisito documental.
• Controles de asistencia. Es el formador presente en la sesión —quien hace, en palabras del propio taller, «de notario» de que el curso se está impartiendo y de que los alumnos están allí— quien firma la parte de asistencia. El matiz lo incorporó al directo el asociado Jesús, y es plenamente coherente con el criterio general: la firma reside en quien dirige y presencia la sesión.

Y cierra Fundae el bloque con una afirmación que conviene memorizar y que zanja debates frecuentes: «La empresa bonificada, como destinataria de la formación, no puede sustituir la firma del formador en estos documentos, puesto que no acredita directamente la impartición, sino la recepción de la formación«. Cuando el responsable de RR. HH. de la empresa bonificada, el responsable del centro de formación o la propia entidad organizadora se ofrecen a «firmar ellos por agilizar», la respuesta es no: la firma del formador no es delegable hacia la entidad receptora.

El caso del formador autónomo y el del centro de formación

La aplicación práctica de la doctrina depende del esquema con el que se haya organizado el grupo formativo. La consulta de de la asociada apuntaba al supuesto del formador externo autónomo que impartía directamente la formación: en ese escenario, es el propio autónomo quien debe firmar los diplomas, los controles de asistencia y los registros de conexión. No hay margen para que la entidad organizadora se sustituya a él, porque es él quien ha asumido la responsabilidad de impartir.

El esquema cambia cuando el centro de formación es el que tiene la condición de entidad impartidora. En ese caso, los diplomas pueden ser firmados por el responsable del centro de formación —del mismo modo que, como ilustró José Antonio Márquez con un ejemplo cotidiano, «los títulos universitarios los firma el rey de España y no todos los profesores de la carrera»—. Lo que en ningún caso es válido es que firme la entidad organizadora cuando no es a la vez la entidad formadora, escenario que la asociada Estrella planteó en el directo y que Patricia Fernández confirmó: «La entidad organizadora, cuando no es la formadora, no puede firmar el diploma».

En los controles de asistencia y en los registros de conexión, la firma del docente que ha estado en la sesión sigue siendo necesaria, sea autónomo, contratado por el centro de formación o personal del propio centro. La entidad organizadora puede colaborar con la custodia y el archivo de la documentación, pero no puede sustituir la firma del responsable de la impartición.

Por qué un formador puede negarse y cómo prevenirlo

Este caso introdujo además un matiz que merece atención. Como apuntó Patricia Fernández al cierre del bloque, cuando un formador se niega a firmar los documentos, «vete tú a saber» qué hay detrás: probablemente, una inquietud por las responsabilidades que se asumen al figurar como responsable de la impartición. La negativa no exime de la obligación documental, pero sí explica un comportamiento que, sin protocolo previo, puede dejar al gestor en una situación complicada en la recta final del curso.

La solución que el equipo de Autoforma planteó en directo es estrictamente preventiva. Se trata de anticipar la firma desde el momento mismo en que se contrata al docente, integrándola en dos documentos que la asociación ya tiene normalizados:

• El documento informativo previo al formador, en el que se le comunican las características del curso bonificado —que no es una formación privada, sino una formación regulada por una normativa específica—, debe incorporar el extracto de la respuesta de Fundae sobre las firmas, de modo que el docente conozca desde el principio que tendrá que firmar los diplomas, los controles de asistencia y los registros de conexión.
• El modelo de contrato con el tutor debe recoger expresamente, en su clausulado, esa obligación de firmar la documentación acreditativa, alineada con el criterio de Fundae. El equipo se llevó como tarea del taller añadir esta cláusula al modelo y publicar la actualización para que los asociados puedan utilizarla.

La pauta operativa va más allá del docente y abarca a todos los actores del grupo formativo. Cuando se trabaja con un centro de formación externo, conviene dejar negro sobre blanco que es 100 % bonificable, que la plataforma de teleformación cumple los requisitos exigibles si la modalidad lo requiere, que el tutor es autónomo y que firmará la documentación. Como recalcó Patricia Fernández en el taller, asumir un poco más de trabajo previo «nos hace trabajar con más tranquilidad» y evita que el gestor termine pagando las consecuencias de delegar en personas que no son expertas en formación bonificada.

La conclusión del taller: trazabilidad por encima de comodidad

La respuesta de Fundae compartida por nuestra compañera no introduce una novedad normativa, pero sirve para fijar con claridad un criterio que en muchos despachos seguía moviéndose entre la duda y la costumbre. La firma del formador en diplomas, controles de asistencia y registros de conexión es la pieza que sostiene la trazabilidad del grupo formativo y la prueba de que la formación se ha desarrollado de forma efectiva. La empresa bonificada no la puede sustituir; la entidad organizadora, si no es a su vez la formadora, tampoco. Y el formador autónomo o externo no puede negarse legítimamente cuando la firma se le ha anticipado en el contrato.

La pauta del taller del 30 de abril es, en consecuencia, doble. Hacia el futuro, integrar el criterio de Fundae en los documentos previos al formador y en el contrato con el tutor para que la firma quede asumida desde el primer día. Hacia el presente, comprobar en cada grupo en marcha que los diplomas, las hojas de asistencia y los registros de conexión llevan la firma de quien efectivamente ha impartido la formación, y no la de quien la ha organizado o la ha recibido. Es la única vía que el aplicativo y la inspección admiten para acreditar lo que ha sucedido en el aula.