¿Puede un usuario externo a la organizadora ser gestor en el perfil de entidad organizadora?

Sí, y el aviso de la aplicación de Fundae lo confirma: los externos que hacen gestión administrativa se dan de alta como «usuarios externos» con perfil máximo de «gestor», nunca administrador. Analizamos la base legal (art. 9.3 Ley 30/2015 y art. 14.5 RD 694/2017), la línea roja de la subcontratación (LISOS), la imputación de sus actos a la organizadora y las cautelas de RGPD, con la jurisprudencia que da contenido seguro a la figura.

Al dar de alta un usuario en el perfil de entidad organizadora, la aplicación de Fundae muestra un aviso que ha hecho dudar a más de un gestor: «Los usuarios externos que realizan labores de gestión administrativa deben ser cumplimentados como "usuarios externos" y con perfil máximo de "gestores"». ¿Significa eso que un profesional ajeno a la entidad organizadora —una gestoría, un administrativo externo, un gestor de formación freelance— puede operar en su perfil? La respuesta corta es sí. El aviso no prohíbe la figura: la regula. Pero el «cómo» importa, y mucho, porque la frontera entre la gestión administrativa permitida y la subcontratación prohibida de la organización es una infracción muy grave de la LISOS. Repasamos la base normativa, el criterio de Fundae y la jurisprudencia que permiten hacerlo con seguridad.

Qué dice exactamente el aviso de la aplicación

El mensaje aparece en el menú de alta de usuarios del perfil de entidad organizadora:

«Los usuarios externos que realizan labores de gestión administrativa deben ser cumplimentados como "usuarios externos" y con perfil máximo de "gestores"».

La lectura correcta no es restrictiva, sino habilitante. Fundae está admitiendo expresamente que personas ajenas a la entidad realicen labores de gestión administrativa en el perfil de organizadora, con dos condiciones: que se identifiquen como lo que son —usuarios externos, consignando el NIF y la razón social de la entidad a la que pertenecen— y que no reciban el perfil de administrador. No es un criterio nuevo en el ecosistema de la aplicación: en el perfil de empresa bonificada la figura del gestor externo autorizado está admitida desde hace años y recogida en las propias preguntas frecuentes de Fundae, y ya en 2021 analizamos el aviso equivalente que Fundae introdujo en el perfil bonificada.

Conviene precisar el supuesto del que hablamos, porque hay dos «externos» distintos en esta iniciativa: la entidad organizadora es, por definición, externa a la empresa bonificada que le encomienda la organización (artículo 12 de la Ley 30/2015); aquí tratamos otro caso, el del profesional o entidad externo a la propia organizadora que opera su perfil en la aplicación.

Los cuatro perfiles de la aplicación y quién puede tenerlos

Según las preguntas frecuentes oficiales de Fundae, el alta de la entidad en la aplicación exige «certificado digital de Representante», y a partir de ahí cada usuario adicional accede «con su propio certificado de persona física, previa autorización del representante legal». Los certificados «son personales e intransferibles». Los perfiles disponibles son cuatro:

El techo de «gestor» no es un capricho: es la traducción funcional del límite legal. El gestor puede mecanizar y comunicar —el día a día administrativo—, pero no puede tocar la estructura del perfil: ni dar acceso a otros usuarios ni gestionar las agrupaciones de empresas, que son decisiones propias de quien organiza.

La base legal: la gestión administrativa no es «organización»

La clave de bóveda está en el artículo 9.3 de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, que tras permitir a las empresas encomendar la organización de la formación a una entidad externa, dispone:

«Ni la actividad de organización ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación. No se entenderá que se ha encomendado la organización de la formación a una entidad externa, cuando la actividad a desempeñar por esta se limite a las funciones de gestión administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones.» (art. 9.3 in fine, Ley 30/2015)

El artículo 14.5 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, reitera la regla y añade la consecuencia económica: el gasto de esa gestión administrativa puede imputarse dentro de los costes indirectos del artículo 16.3.a) del propio reglamento. Y las preguntas frecuentes de Fundae cierran el círculo conceptual: el gestor administrativo «realiza exclusivamente las comunicaciones a través de la aplicación» y, por tanto, «no tiene la consideración de entidad organizadora».

El razonamiento es trasladable punto por punto a nuestro supuesto: si la ley admite que una empresa se apoye en un tercero para la mera gestión administrativa sin que ello constituya «organización», ese mismo criterio sostiene que la entidad organizadora pueda apoyarse en un usuario externo para la mecanización y las comunicaciones en la aplicación, siempre que las decisiones —qué se programa, con qué entidad de formación acreditada se contrata la impartición, cómo se gestiona la agrupación— permanezcan en la organizadora. Es exactamente el reparto funcional que la propia aplicación impone con el techo de «gestor».

La línea roja: subcontratar la organización

La contrapartida de la habilitación es una prohibición severa. El artículo 16.1.f), párrafo 5.º, de la LISOS tipifica como infracción muy grave:

«Realizar subcontrataciones indebidas, tanto en lo que respecta a la impartición como a la organización de las acciones formativas.»

Las consecuencias de cruzar esa línea son de las más duras del orden social: multa de 7.501 a 225.018 euros en su grado máximo (art. 40.1 LISOS), responsabilidad solidaria de organizadoras, impartidoras y beneficiarios en la devolución de las cantidades indebidamente obtenidas «por cada empresa y acción formativa» (art. 16.1, párrafo final, LISOS) y la exclusión del acceso a bonificaciones durante cinco años (art. 46.1.b) LISOS).

¿Cuándo deja el externo de ser un gestor administrativo y pasa a ser una subcontratación encubierta de la organización? Cuando asume facultades de decisión: si es él quien decide la programación, quien selecciona o contrata a las entidades impartidoras, quien capta y gestiona la agrupación de empresas o quien actúa en el perfil con autonomía propia, ya no estamos ante «funciones de gestión administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones», sino ante una organización delegada en quien no es la entidad organizadora. Ahí el perfil de gestor no protege nada: lo determinante no es el rol informático, sino la realidad material de quién decide.

Todo lo que haga el gestor externo se imputa a la organizadora

Dar acceso a un externo no diluye la responsabilidad: la concentra. Varios anclajes normativos y jurisprudenciales lo confirman.

La trazabilidad del sistema telemático

El sistema electrónico de comunicación —la aplicación cuyo soporte técnico presta Fundae por cuenta del SEPE (art. 15.3 del RD 694/2017)— sigue rigiéndose transitoriamente por la Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio, cuyo artículo 9.2 exige que el acceso lo solicite «el representante legal de la empresa o entidad organizadora» con firma digital, y advierte de que «quedarán registrados mediante la firma digital todos los accesos al sistema, las altas y bajas de los usuarios» y las comunicaciones realizadas. Traducido: la aplicación deja rastro de quién autorizó a quién y de qué hizo cada usuario, y el administrador —el representante de la organizadora— responde de a quién da entrada.

La representación en el procedimiento administrativo

El gestor externo encaja en la figura del representante del artículo 5 de la Ley 39/2015: los interesados pueden actuar por medio de representante, y para los actos y gestiones de mero trámite la representación se presume. Las comunicaciones que el gestor realiza en la aplicación son actuaciones de la entidad organizadora a todos los efectos.

El Tribunal Supremo ha reforzado recientemente esta lógica en un terreno análogo, el del autorizado RED de la Seguridad Social: en su sentencia de 16 de junio de 2025 (recurso de casación 5565/2022, Sala de lo Contencioso-Administrativo) fijó que las notificaciones derivadas de trámites gestionados por el autorizado deben ponerse a disposición tanto del titular como del autorizado, porque ignorar al gestor telemático «supone desconocer la naturaleza integral y continuada del canal electrónico». La idea de fondo es plenamente trasladable a Fundae: el canal electrónico operado por un tercero autorizado forma parte de la relación jurídica del titular con la Administración, y lo que ese tercero hace en el canal produce efectos directos para —y contra— el titular.

Quien gestiona y comunica, responde de lo comunicado

La sentencia del Tribunal Supremo 1366/2024, de 20 de diciembre (Sala de lo Social, ECLI:ES:TS:2024:6307), confirmó una sanción de 187.515 euros a una entidad que actuaba como organizadora e impartidora y que comunicó a través de la aplicación costes muy superiores a los justificados, con las empresas bonificadas actuando como «meros instrumentos» del esquema. El criterio que interesa aquí: la responsabilidad sancionadora se imputó a quien realmente gestionaba y comunicaba en la aplicación. Operar el perfil no es un trámite neutro; es asumir la autoría material de lo que se declara.

Y en sentido inverso, externalizar tampoco exonera al que encarga: el SEPE mantiene el criterio —lo rechazó expresamente frente a una sugerencia del Defensor del Pueblo en la queja 15017943— de que la empresa beneficiaria responde del reintegro de las bonificaciones aunque las deficiencias de la formación fueran imputables a la entidad externa a la que confió la gestión. La conclusión práctica para las organizadoras es idéntica: los errores del gestor externo en plazos, forma o contenido de las comunicaciones (art. 15.6.e) LISOS) son errores de la organizadora ante el SEPE, porque las obligaciones de comunicación, custodia documental y sometimiento al control las impone la norma a ella (art. 12.2 de la Ley 30/2015 y art. 14.4 del RD 694/2017), no a su gestor.

¿Y la resolución judicial que avala la figura?

Como contamos en el artículo del taller del 3 de julio, existe una resolución de un juzgado del Levante que ha avalado la figura del gestor externo dentro del perfil de entidad organizadora, con un razonamiento alineado con todo lo anterior: no hay subcontratación cuando las facultades de decisión permanecen en la organizadora y el gestor autorizado se limita a operar en el aplicativo lo que aquella le indica. La citamos con la cautela que ya advertimos entonces: por proceder de un juzgado, no está publicada en CENDOJ y de momento disponemos únicamente del extracto, no del texto completo.

Ahora bien, conviene subrayarlo: la solidez de la figura no depende de esa sentencia. Se sostiene por sí sola en el artículo 9.3 de la Ley 30/2015 y el artículo 14.5 del RD 694/2017, en el criterio operativo del propio aplicativo de Fundae y en la doctrina general de la representación y de la gestión telemática autorizada. La resolución judicial es un respaldo adicional, no el fundamento.

Protección de datos: el flanco que casi todos olvidan

El gestor externo accede a datos personales de los trabajadores participantes de las empresas clientes. Eso lo convierte en encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD, lo que exige un contrato de encargo con el contenido mínimo del artículo 28.3: tratamiento únicamente conforme a instrucciones documentadas, compromiso de confidencialidad de las personas autorizadas y medidas de seguridad adecuadas.

Hay además un matiz frecuente en este sector: si la entidad organizadora actúa a su vez como encargada del tratamiento de sus empresas clientes, el gestor externo será un subencargado, y el artículo 28.2 del RGPD exige la autorización previa por escrito, específica o general, del responsable. El acceso del encargado a los datos no se considera comunicación de datos (art. 33.1 LOPDGDD), pero si el gestor externo utilizara los datos para fines propios pasaría a ser considerado responsable del tratamiento, con toda la exposición sancionadora que ello implica (art. 28.10 RGPD y art. 33.2 LOPDGDD).

Lista de comprobación para blindar la figura

1. Alta correcta: el externo se da de alta marcando la condición de «usuario externo», con el NIF y la razón social reales de la entidad a la que pertenece. Nunca camuflado como personal interno.
2. Perfil máximo de gestor — o grabador o consultor si sus funciones no exigen comunicar. Jamás administrador.
3. Certificado propio: cada usuario accede con su certificado de persona física. Compartir certificados está vetado («personales e intransferibles») y desdibuja la imputación de actuaciones que registra el sistema.
4. Contrato escrito de servicios que delimite las funciones como gestión administrativa —grabación, mecanización, comunicaciones en la aplicación— realizada por cuenta y bajo instrucciones de la organizadora, sin facultades de decisión sobre programación, impartidoras ni agrupación.
5. Contrato de encargo de tratamiento del artículo 28.3 del RGPD y, si la organizadora es a su vez encargada de sus clientes, autorización por escrito del responsable para el subencargo.
6. Instrucciones documentadas: que las órdenes de la organizadora al gestor queden por escrito (correo, gestor documental). Ante una actuación inspectora, es la prueba de quién decide y quién ejecuta.
7. Coherencia económica: cuando la figura se dé en el perfil de empresa bonificada, el gasto del gestor externo se imputa como coste indirecto; en todo caso, la facturación debe reflejar servicios de gestión administrativa, no de organización.

Conclusión

Sí: un usuario externo a la entidad organizadora puede ser gestor en su perfil. La propia aplicación de Fundae lo prevé —ese es precisamente el sentido del aviso—, la ley lo ampara al excluir la gestión administrativa del concepto de organización, y una primera resolución judicial lo respalda. Las condiciones para dormir tranquilo son tres: respetar el techo de perfil (gestor, nunca administrador), mantener al externo en funciones estrictamente administrativas con las decisiones dentro de la organizadora, y tener los papeles en regla (contrato de servicios que delimite funciones y contrato de encargo de tratamiento). Y una advertencia final que ninguna externalización cambia: la responsabilidad ante el SEPE no se subcontrata. Lo que el gestor externo haga en la aplicación, lo hace la entidad organizadora.

Descarga de las referencias citadas

Puedes descargar el texto consolidado y vigente de la normativa citada directamente desde el Boletín Oficial del Estado (PDF):

• Ley 30/2015, de 9 de septiembre, del Sistema de Formación Profesional para el Empleo — arts. 9.3 y 12 (organización de la formación y entidades organizadoras).
• Real Decreto 694/2017, de 3 de julio — arts. 14 y 15.3 (obligaciones de la organizadora y sistema electrónico de comunicación).
• Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio — art. 9 (sistema telemático), aplicable transitoriamente conforme a la disposición transitoria primera del RD 694/2017.
• Texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000 — arts. 2.2, 15.6, 16.1, 40.1 y 46.1.b) (infracciones, sanciones y responsabilidad solidaria).
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) — art. 33 (acceso del encargado a los datos).
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) — art. 28 (encargado del tratamiento); edición oficial del DOUE en español.

Las sentencias del Tribunal Supremo pueden consultarse y descargarse en el buscador oficial de jurisprudencia del CENDOJ (Consejo General del Poder Judicial), introduciendo su ECLI o el número de recurso:

• STS 1366/2024, de 20 de diciembre (Sala de lo Social) — ECLI:ES:TS:2024:6307.
• STS de 16 de junio de 2025 (Sala de lo Contencioso-Administrativo) — recurso de casación 5565/2022 (doctrina del autorizado RED).
• STS 148/2024, de 30 de enero (Sala de lo Contencioso-Administrativo) — ECLI:ES:TS:2024:590 (impugnabilidad de las comunicaciones de discrepancias del SEPE).

Artículo elaborado por el Departamento Jurídico de Autoforma.