Casos Prácticos: Analizamos una notificación de la ITSS y estudiamos las posibles vías de respuesta

¿Has recibido un Acta de Liquidación de la ITSS por Formación Programada? Analizamos un caso real, los plazos legales (15 días) y cómo redactar alegaciones.

Inauguramos una nueva sección en el blog jurídico de Autoforma dedicada a desgranar casos prácticos reales en la gestión de incidencias de la Formación Programada a empresas. En el día a día de las entidades organizadoras y departamentos de Recursos Humanos, acceder al buzón electrónico y encontrarse con una notificación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) suele encender todas las alarmas.

Sin embargo, un requerimiento de la Administración no debe generar pánico si se cuenta con la información adecuada. En materia de procedimiento, una máxima fundamental que siempre recordamos es que el papel de la Administración no asusta, pero el desconocimiento de los plazos y de la naturaleza del acto, sí.

Para este primer análisis, vamos a diseccionar una notificación real (rigurosamente anonimizada y desprovista de cualquier dato sensible para proteger la identidad de la empresa afectada) y a trazar la hoja de ruta para responder con absoluta seguridad jurídica, apoyándonos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP) e ilustrándolo con los argumentos literales del inspector.

1. La Anatomía del Acto Administrativo: ¿A qué nos enfrentamos?

El primer paso estratégico ante cualquier comunicación administrativa es calificar el documento recibido para saber exactamente en qué punto del procedimiento nos encontramos. En este supuesto, la empresa ha descargado un oficio de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. Al analizarlo jurídicamente, identificamos los siguientes elementos clave:

• Naturaleza del acto: Se trata de un procedimiento iniciado de oficio (la Administración actúa por propia iniciativa tras una labor de control). Concretamente, estamos ante un acto de trámite cualificado: un Acta de Liquidación Provisional.
• El Hecho Causante: La Administración, tras recibir el expediente del SEPE y realizar un cruce de datos con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), detecta lo que considera una irregularidad.
• La Pretensión y el Motivo: La ITSS exige la devolución de la cuota principal, sumándole automáticamente el preceptivo recargo del 20% por falta de ingreso en el plazo reglamentario. ¿Cuál es el motivo exacto que tipifica la Inspección? El acta lo deja muy claro:

«Causa 1.1: LA BONIFICACIÓN APLICADA EN LA TESORERÍA GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL ES SUPERIOR AL CRÉDITO DE FORMACIÓN ASIGNADO A LA EMPRESA Y/O A LA BONIFICACIÓN NOTIFICADA A TRAVÉS DEL SISTEMA TELEMÁTICO IMPLANTADO POR EL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL».

2. El misterio de la «notificación fantasma»: ¿Fallo de la empresa o de la Administración?

Al leer los antecedentes del acta, llegamos a un párrafo que suele escamar profundamente a las empresas y a sus gestores. El inspector afirma que la entidad ya tuvo la oportunidad de defenderse en una fase anterior y la desaprovechó. Lo expone literalmente así:

«…que previamente le fueron reclamadas por la citada Entidad Gestora, mediante comunicación dirigida a la empresa a los efectos de que la misma procediera a su devolución o, en su caso, formulara alegaciones. Frente a dicha comunicación, no consta que la empresa haya procedido a la devolución de las cantidades señaladas.»

Al leer esto, la reacción en la empresa suele ser unánime y de total indignación: «¡Falso! A nosotros no nos ha llegado ninguna notificación previa del SEPE ni de FUNDAE».

Al final, da la sensación de que el desenlace sancionador de la ITSS se sustenta en un injusto «os hemos dado la oportunidad de defenderos y no lo habéis hecho». Pero, ¿es esto siempre cierto? ¿De quién es el fallo de que esa notificación nunca se viera?

Desde un punto de vista jurídico, la respuesta pasa por analizar la Ley 39/2015. Existen dos escenarios posibles:

1. La «ficción legal» de la notificación rechazada (Fallo de la empresa): Por desgracia, este es el caso más habitual. Según el artículo 14.2 de la LPACAP, las empresas (personas jurídicas) están obligadas a relacionarse telemáticamente. El SEPE deposita el requerimiento previo en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) o en su propia Sede Electrónica. Si la empresa no tiene bien configuradas las alertas o nadie entra a revisar el buzón en esos días, aplica el implacable artículo 43.2 de la LPACAP: transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición sin que se acceda a su contenido, la ley entiende que la notificación ha sido «rechazada». El trámite se da por cumplido y el expediente sigue su curso. Para la Administración, usted fue notificado legalmente y decidió no contestar, aunque en el mundo real nadie en su oficina llegara a abrir ese documento. (Nota: la falta de un email de aviso de cortesía no invalida la notificación, según el art. 41.6).
2. La Indefensión Real (Fallo de la Administración): Aunque menos frecuente, los sistemas de la Administración también fallan. Puede ocurrir que el requerimiento nunca se llegara a volcar realmente en la sede electrónica, hubiera fallos técnicos demostrables o se enviara a un CIF/NIF erróneo. Si, tras revisar a fondo nuestros buzones electrónicos, constatamos que ese depósito nunca existió, estaríamos ante un vicio de nulidad grave por causar indefensión a la empresa.

¿Qué hacer en la práctica? No haber contestado al trámite previo del SEPE nos ha traído hasta la ITSS, pero no anula en absoluto nuestro derecho a defendernos ahora sobre el fondo del asunto. Y si detectamos que, efectivamente, hubo un fallo informático de la Administración, la «indefensión material» será el primer y más contundente argumento de nuestras alegaciones.

3. La «Trampa» de los Plazos: Alegaciones vs. Trámite de Audiencia

Aclarado el pasado, miremos al presente. Al leer el acta actual, es fácil entrar en dudas al ver dos plazos distintos. Veamos cómo lo plasma textualmente la Inspección:

«Se hace expresa advertencia de que, en el plazo de QUINCE DÍAS HÁBILES a contar desde la fecha de notificación de la presente Acta, podrá formularse escrito de alegaciones […]. En caso de formular alegaciones, tendrá derecho a la vista y audiencia por plazo de diez días«.

¿Cuál es el plazo real que rige nuestra respuesta?

• El Plazo Real de Actuación (15 DÍAS HÁBILES): El interesado dispone de un plazo inminente de quince días hábiles desde la descarga de la notificación para formular alegaciones o pagar. Recordamos el art. 30.2 de la LPACAP: se excluyen siempre los sábados, los domingos y los festivos. Este es su reloj de arena principal.
• El «Mito» de los 10 días: El trámite de audiencia (art. 82 LPACAP) es una fase instructora obligatoria escrita que ocurrirá en el futuro. Lo que la ITSS nos advierte es que, si presentamos alegaciones ahora (dentro de los 15 días), el instructor las estudiará y, justo antes de dictar la resolución definitiva, nos abrirá un nuevo plazo de 10 días para ver el expediente y formular un último pronunciamiento. Olvide los 10 días por ahora.

4. Plan de Acción: Auditoría Interna y Vías de Respuesta

La reacción inmediata nunca debe ser redactar un escrito de queja de forma precipitada, sino realizar una auditoría interna exhaustiva, de la misma forma que lo hace la ITSS:

«Para el cálculo de las bonificaciones indebidas se toman en consideración las cantidades facturadas y comunicadas […] en la base de datos del Servicio Público de Empleo Estatal […] así como los datos comunicados por la empresa a través del Sistema RED a la Tesorería General de la Seguridad Social».

Debemos extraer el report anual de FUNDAE y cotejarlo con los RLC/RNT de la Seguridad Social. Solo hay dos escenarios:

Escenario A: La Administración tiene razón (Hubo exceso o error real)

Si, por un descuido contable o cruce erróneo, la empresa dispuso realmente de más crédito del permitido, la vía más prudente es la regularización.

• Procedimiento: Se debe proceder al pago utilizando el documento de ingreso (modelo Tc1/31) abonando el principal más el 20% de recargo.
• Plazo y Efectos: Debe realizarse dentro de los 15 días hábiles. Como advierte el acta: «El INGRESO del importe […] supondrá su conversión en liquidación definitiva». El expediente se cierra y se evita la temida vía ejecutiva de apremio (que eleva los recargos hasta el 35% y permite embargos).

Escenario B: La empresa tiene razón (Los datos cuadran a la perfección)

Si las aplicaciones demuestran que no se superó el crédito y que el report coincide al céntimo con los seguros sociales, estamos ante un error de la Administración.

• Fundamento Jurídico: Nos amparamos en el artículo 53.1.e) de la LPACAP, que consagra el derecho inalienable «a formular alegaciones, utilizar los medios de defensa […] y a aportar documentos».
• Procedimiento: Presentar un Escrito de Alegaciones aportando toda la trazabilidad documental para demostrar que actuamos correctamente.

5. Recomendaciones Técnicas: Cómo estructurar el escrito de alegaciones

Si nos encontramos en el Escenario B, el documento debe cumplir estrictamente con la estructura del artículo 66 de la LPACAP:

1. Identificación total: Razón social, NIF, representante legal, y el número de expediente o referencia del acta.
2. Exposición de Hechos: Clara, concisa y cronológica. (Por ejemplo: «En el ejercicio analizado, la empresa disponía de un crédito validado de ‘X’, comunicando formación por valor de ‘Y’ y bonificando exactamente esa cantidad en los boletines de cotización…»). Si hemos comprobado que hubo fallo de la Administración al no enviar la notificación previa a la DEHú, este es el lugar para invocar la «nulidad por indefensión material».
3. La Prueba documental (Carga de la prueba): Quien alega un hecho asume la carga de probarlo. Aporte pruebas irrefutables: pantallazos de FUNDAE, reports anuales y los RLC/RNT de la Seguridad Social.
4. El «Suplico» o Petición: «SOLICITA: Que, teniendo por presentado este escrito y la prueba documental en tiempo y forma, se dicte resolución archivando el expediente y dejando sin efecto el Acta de Liquidación Provisional».
5. Forma de Presentación: Por el art. 14.2.a) de la LPACAP, la relación electrónica es obligatoria. El escrito y las pruebas deben registrarse telemáticamente en la Sede Electrónica de la ITSS mediante certificado digital.

El conocimiento de la Ley de Procedimiento Administrativo es la mejor garantía para blindar la gestión de la Formación Programada. Entender qué nos dice la Inspección, vigilar religiosamente los buzones electrónicos, calcular los plazos hábiles y actuar respaldados por la evidencia documental marcará la diferencia entre un expediente archivado y una sanción firme.

¡Nos leemos en el próximo caso práctico en el blog de Autoforma!