Posibilidad de modificar el control de asistencia «oficial»

Consulta técnica y legal sobre la modificación del control de asistencia Fundae. Añadir datos adicionales y mantener contenido obligatorio, sin el logotipo oficial.

La propia Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) indica que sus formatos oficiales (como el modelo de control de asistencia presencial) son “modelos de mínimos”, susceptibles de personalización siempre que se respete todo el contenido obligatorio incluido en ellos. Esto significa que el centro de formación puede añadir campos o datos adicionales útiles para su gestión interna (por ejemplo, columnas extras de observaciones, códigos internos, etc.), siempre y cuando no se omita ni altere la información requerida por FUNDAE (denominación de la acción formativa, datos de la empresa y participantes, fechas, firmas diarias, horas, etc.). En resumen, es válido modificar el formato del control de asistencia o diseñar uno propio, a condición de mantener íntegros los datos mínimos obligatorios que exige el modelo oficial. De hecho, en las instrucciones de seguimiento del SEPE/FUNDAE a inspecciones se comprueba que exista un registro de asistencia “conforme al modelo normalizado”, es decir, con las firmas diarias y campos básicos tal como establece el modelo oficial. Por tanto, desde el punto de vista técnico‐legal, la clave está en conservar todos los elementos de información exigidos por FUNDAE en el control de asistencia.

Ahora bien, en cuanto al logotipo oficial de FUNDAE, la normativa y directrices de la Fundación son estrictas. FUNDAE no autoriza el uso de su marca o logotipo por terceros fuera de los documentos oficiales normalizados. En su página web se advierte expresamente que, si se opta por un modelo propio o modificado, se debe retirar el logotipo de FUNDAE del documento. Es decir, no está permitido mantener el emblema oficial en un control de asistencia que haya sido alterado o personalizado. Este criterio obedece a la política de uso de marca de FUNDAE, que reserva su logotipo solo para documentación oficial expedida conforme a sus modelos estándar, evitando así confusiones o usos indebidos de su identidad corporativa. Por ejemplo, ya en 2014 la entonces Fundación Tripartita (hoy FUNDAE) emitió una circular revocando autorizaciones previas y limitando el uso de su marca únicamente a documentos normalizados oficiales (certificados, cuestionarios de calidad y controles de asistencia en el formato establecido). Fuera de esos casos, se prohíbe emplear el logotipo y se ordena retirarlo de cualquier material no autorizado. En línea con ello, FUNDAE prohíbe a los centros de formación incluir su logo en materiales propios (publicitarios, didácticos o administrativos) sin permiso expreso, salvo en la documentación oficial prevista por la Fundación. Por tanto, si el centro modifica el modelo oficial de control de asistencia (aunque respete el contenido obligatorio), deberá omitir/retirar el logotipo de FUNDAE para cumplir con las directrices oficiales.

Las fuentes oficiales de FUNDAE respaldan lo anterior. La sección de “Documentos y modelos” de FUNDAE deja claro que los formatos proporcionados pueden personalizarse con nuevos datos siempre que se conserve la información mínima exigida, y simultáneamente recuerda la obligatoriedad de retirar el logo institucional en documentos propios. No se ha publicado, hasta donde alcanza esta investigación, ninguna nota interpretativa ni resolución oficial que exima de dicha regla o que permita mantener el logotipo en un formato alterado. Al contrario, los criterios técnicos de FUNDAE insisten en el uso del modelo normalizado en las acciones de control: en las actuaciones de seguimiento, se verifica que el control de asistencia se ajuste al modelo oficial (contenido y estructura). Esto implica que cualquier variante del documento debe alinearse con el modelo estándar en cuanto a campos y esquema, pero sin ostentar la imagen corporativa de FUNDAE si no es el formulario original. Las comunicaciones oficiales consultadas (como la citada circular de 2014) refuerzan que la utilización del logotipo está restringida a los documentos estandarizados provistos por la Fundación, lo cual abarca precisamente el listado de asistencia en su formato oficial. En ausencia de pronunciamientos nuevos en contra, se debe concluir que FUNDAE no admite mantener su logotipo en un documento modificado; dicho documento personalizado será válido solo si contiene todos los datos obligatorios y no aparenta ser el formulario oficial mediante el uso indebido de la marca.

La interpretación propuesta por Autoforma (priorizar el contenido obligatorio sobre aspectos formales como el logotipo) entiende que, a efectos de justificación de la formación bonificada, lo esencial es recopilar correctamente todos los datos exigidos en el control de asistencia, independientemente del diseño o presencia de emblemas.

En lo sustantivo, esto es cierto: en una inspección se valorará que el listado incluya participantes, fechas, firmas, horarios, etc., cumpliendo con los requisitos mínimos.

Sin embargo, dicha interpretación no se alinea plenamente con la posición oficial de FUNDAE en materia de imagen institucional. FUNDAE ha sido taxativa en señalar que cualquier alteración del formato oficial conlleva la retirada de su logotipo. Por tanto, aunque el centro de formación puede añadir casillas o información adicional a la hoja de asistencia sin problema (respetando el contenido mínimo), debe prescindir del logotipo de FUNDAE al hacerlo. En definitiva, la postura oficial combina flexibilidad en el formato (permitiendo personalizaciones útiles para el centro) con rigurosidad en el uso de la marca (exigiendo retirar el sello oficial si no se utiliza el modelo tal cual). Así, para asegurar el cumplimiento legal y técnico, se recomienda seguir al pie de la letra las directrices de FUNDAE: conservar todos los datos obligatorios en el control de asistencia y eliminar el logotipo institucional si se realizan cambios en el formato oficial. Esto garantizará que la documentación esté 100% conforme a los criterios de FUNDAE, evitando posibles objeciones en auditorías o requerimientos.