Esto es lo que te pueden solicitar en un requerimiento de costes
Fundae ha emitido esta semana un registro de salida con una masiva de requerimientos de costes tal como ha ido sucediendo en años anteriores. Nos estáis reportando muchas de esas notificaciones.
En los últimos meses, numerosas empresas están recibiendo requerimientos documentales de contraste de costes emitidos por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae), con motivo de las acciones formativas bonificadas en ejercicios anteriores. Estos requerimientos se amparan en el artículo 18.3 del Real Decreto 694/2017 y constituyen un procedimiento ordinario de seguimiento y control.
El documento analizado corresponde a un requerimiento estándar remitido a múltiples empresas y recoge una relación detallada de obligaciones documentales. A continuación, Autoforma expone un análisis sistematizado para clarificar el alcance de estas solicitudes y orientar a los gestores de formación en su correcta respuesta.
1. Finalidad del requerimiento: contraste documental de costes
El requerimiento confirma que SEPE y Fundae van a realizar un contraste documental de los costes y otros aspectos de las acciones formativas comunicadas en aplicación telemática en la iniciativa de formación programada por las empresas. Esta motivación aparece expresamente en el documento:
“van a llevar a cabo el contraste documental de los costes y otros aspectos de las acciones formativas/grupos comunicados…”
Este contraste se refiere a acciones y grupos del ejercicio objeto de seguimiento, que se detallan en un Anexo I.
2. Documentación solicitada: estructura y exigencias formales
El requerimiento exige la presentación del Resumen de Costes B1, acompañado de un conjunto amplio de soportes documentales. La solicitud sigue las “Orientaciones de Costes” disponibles en la web de Fundae, aunque estas orientaciones no tienen rango normativo, lo cual es importante tener presente.
2.1. Acreditación de exención o no sujeción de IVA
En caso de que el IVA constituya un coste bonificable, se solicita declaración del representante legal o copia del modelo 036/037.
2.2. Facturas y documentos sustitutivos
Se deben aportar facturas, documentos equivalentes o cualquier “medio de prueba admitido en derecho”.
2.3. Justificantes de pago y extractos bancarios
Incluye pagos fraccionados, remesas bancarias o pagos por caja, con su correspondiente desglose o apunte contable.
2.4. Justificación contable del gasto
Se piden apuntes del libro diario, debidamente registrado, o libros de registro para entidades sin obligación de contabilidad ajustada al Código de Comercio.
Se advierte que, si la codificación contable difiere del Plan General Contable, debe explicarse.
2.5. Declaración de ausencia de ayudas concurrentes
Certificado del representante legal acreditando que no existe financiación concurrente.
2.6. Diplomas y acreditación de entrega a los participantes
Incluye diplomas y prueba documental de entrega o puesta a disposición.
2.7. Partes de firmas o registros de conexión
Dependiendo de la modalidad:
- Presencial: partes de firmas.
- Aula virtual: registro de conexiones.
- Teleformación: controles de aprendizaje.
2.8. Documentación pedagógica en teleformación
Programación, metodología didáctica o guía didáctica.
2.9. Costes salariales de los participantes
Incluye el “Certificado de Costes de Personal de Participantes” y el detalle del cálculo de coste/hora.
2.10. Información a la Representación Legal de los Trabajadores
Debe aportarse la acreditación de que las acciones fueron sometidas a información de la RLT, cuando exista.
3. Estructura de costes exigida
El requerimiento indica que los costes deben presentarse desglosados en:
- Costes Directos
- Costes Indirectos
- Costes de Organización
- Costes de Personal
Esta estructura deriva de las “Orientaciones de Costes de Fundae”, que si bien no tienen rango reglamentario, son las que utiliza la entidad para sus revisiones.
4. Forma de presentación y plazo
El requerimiento establece:
- Plazo de 10 días hábiles desde el día siguiente a la notificación.
- Obligación de presentación electrónica conforme al artículo 14 de la Ley 39/2015.
- Acceso mediante certificado digital de representante.
Asimismo, advierte que:
“Transcurrido dicho plazo (…) se considerará la acción/grupo afectada como no justificada, procediéndose a descontar los costes imputados…”
5. Obligación de conservación documental
Se recuerda la obligación legal de mantener la documentación durante cuatro años, conforme al artículo 18.2 del Real Decreto 694/2017.
6. Recomendaciones de Autoforma para gestores y empresas
- Anticipación documental. Mantener preparada la estructura documental completa desde el cierre del ejercicio, evitando improvisaciones bajo plazos muy reducidos.
- Contabilidad alineada con la trazabilidad exigida. Es esencial que los apuntes contables puedan relacionarse directamente con facturas, pagos y costes comunicados.
- Revisión de la documentación pedagógica en teleformación y aula virtual, especialmente programación, guías didácticas y trazabilidad del tutor.
- Diplomas y acreditación de entrega. Debe conservarse prueba de puesta a disposición, incluso cuando se hace vía electrónica.
- Uso correcto de los modelos B1 y anexos Fundae, ya que aunque no sean normativos facilitan la revisión por parte de la administración.
- Comprobación previa de la comunicación a la RLT, evitando incidencias frecuentes en este punto.
- Seguridad jurídica. Recordar que muchas de las orientaciones de Fundae no tienen rango reglamentario, por lo que en caso de discrepancia se debe atender a la Ley 30/2015, RD 694/2017 y normativa contable.
Conclusión
Los requerimientos de contraste de costes forman parte del sistema habitual de control previsto en la normativa de formación programada. Su complejidad exige que las empresas y los gestores de formación mantengan una documentación ordenada y coherente desde el inicio, evitando incidencias administrativas que pueden derivar en minoraciones de crédito.
Desde Autoforma seguiremos proporcionando análisis técnico-jurídico, modelos de respuesta y recomendaciones prácticas para afrontar estos procedimientos de control con plena seguridad.
- Puedes solicitar una consultoría online para el análisis del requerimiento recibido, o, simplemente quieres repasar tu documentación ante un futuro requerimiento de costes.
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