Inspecciones de cursos de años anteriores: ¿hay que reabrir la plataforma de teleformación?
¿Es obligatorio reabrir la plataforma de teleformación ante una inspección de Fundae de un curso del año anterior? Conoce la normativa exacta sobre los plazos legales de acceso activo y descubre cómo cumplir al 100% con la obligación de custodia documental de 4 años entregando los registros en PDF, sin necesidad de restaurar copias de seguridad navegables. Aclara tus dudas y asegura la trazabilidad en la gestión de tu Formación Programada
En la gestión diaria de la Formación Programada, los plazos de custodia y los requerimientos de inspección suelen generar dudas frecuentes. Una de las consultas más habituales que nos llegan es la siguiente:
Si por protocolo interno bloqueamos el acceso a los cursos del año anterior el 1 de marzo y, posteriormente, un inspector solicita revisar un curso de ese ejercicio finalizado, ¿tenemos obligación de volver a darle acceso a la plataforma o restaurar una copia de seguridad navegable?
La respuesta corta y fundamentada es no. No es necesario reabrir la plataforma ni crear accesos nuevos, siempre y cuando se disponga de toda la documentación exigida debidamente custodiada.
El plazo normativo de la plataforma «en vivo»
Para fundamentar esta respuesta, debemos acudir a los criterios de la Administración. La normativa establece que la plataforma de teleformación (incluyendo el usuario y la clave facilitados a los órganos de control) debe permanecer activa durante todo el periodo de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente.
El último boletín del año (diciembre) se liquida en enero. Si sumamos ese mes de margen normativo, llegamos a finales de febrero o principios de marzo. Por tanto, bloquear el acceso a la plataforma a partir del 1 de marzo es un procedimiento técnicamente correcto y ajustado a derecho.
La custodia de 4 años: El PDF es válido y suficiente
El hecho de que la plataforma ya no esté accesible no exime a la entidad de su obligación de custodia documental durante 4 años. Sin embargo, la normativa admite expresamente que esta documentación pueda conservarse en soporte papel o formato electrónico (como archivos PDF), siempre y cuando se garantice la identidad e integridad de la información.
Según los criterios de Fundae y las respuestas oficiales a los expertos, no es necesario volver a abrir la plataforma al inspector ni volcar una copia de seguridad para su navegación. Lo que la Administración requiere es que se le entregue toda la documentación que acredite la correcta realización del curso.
¿Qué debemos entregar al inspector en formato PDF/Digital?
Ante un requerimiento fuera del plazo de apertura obligatoria, la respuesta correcta es informar al inspector de que la plataforma ya se encuentra cerrada en cumplimiento de los plazos normativos, y proceder a entregarle la documentación extraída y custodiada.
Este paquete documental debe ser exhaustivo y contener, entre otros:
- Registros de actividad y logs: Informes detallados extraídos de la plataforma con las conexiones de los alumnos, tiempos de dedicación e interactividad.
- Evaluaciones: Los controles de aprendizaje y pruebas de evaluación realizadas por los participantes.
- Material didáctico: Los contenidos, recursos utilizados y la guía didáctica del curso.
- Acreditación docente: El currículum y las acreditaciones del tutor-formador.
- Documentación formal: Acreditación de la entrega de los cuestionarios de evaluación de calidad y de los diplomas o certificados de asistencia.
- Etc.
Conclusión
Cerrar los accesos a los cursos del año anterior en marzo es una práctica totalmente lícita. Si recibimos una inspección ex post, la clave del éxito no radica en mantener los servidores abiertos indefinidamente, sino en tener una sólida política de extracción y custodia de datos. Contar con informes completos en PDF que demuestren la trazabilidad del alumno nos permitirá responder a cualquier requerimiento de forma ágil, segura y 100% conforme a la normativa vigente.