Firmas digitales en la documentación de la formación bonificada

Cómo implementar firmas digitales en la formación bonificada según la normativa de FUNDAE. Descubre los tipos de firma aceptados, su aplicación en la formación presencial y online, y las claves para garantizar autenticidad y seguridad en tus documentos. ¡Optimiza tus procesos y cumple con la normativa vigente

La normativa sobre formación bonificada por FUNDAE permite el uso de firmas digitales en la documentación, siempre que se garantice la autenticidad, integridad y no repudio de las mismas. A continuación, se detallan los aspectos clave que deben tenerse en cuenta para emplear correctamente la firma digital en este ámbito.

1. Tipos de firma digital

1.1. Firma electrónica reconocida

La firma electrónica reconocida se basa en un certificado reconocido y se genera mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. Según la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, en su artículo 3.3, esta modalidad cumple con los requisitos de autenticidad y seguridad exigidos.

Referencia FUNDAE
“Por tanto, si un participante se identifica con su usuario y clave, deberá quedar constatada su identidad mediante el NIF del participante comunicado a través de las aplicaciones telemáticas de FUNDAE. (…) Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.
Fuente: Referencia obtenida de los encuestros «Los expertos responden»

1.2. Firma digitalizada con datos biométricos

La firma digitalizada con datos biométricos está admitida para relacionarse presencialmente con el Servicio Público de Empleo Estatal, según la Resolución de 6 de abril de 2016. En este caso, la captura de firma se asocia a un conjunto de datos biométricos (como la presión o la velocidad al firmar) y debe vincularse claramente al NIF o NIE del firmante.

Referencia FUNDAE
“Se permite la firma electrónica mediante captura de firma digitalizada con datos biométricos para relacionarse presencialmente con el SEPE, según lo establecido en la Resolución de 6 de abril de 2016. (…) No se requiere firma de los participantes en modalidad de teleformación ni en aula virtual, ya que las plataformas cuentan con sistemas de registro de presencia y actividad”.
Fuente: Referencia obtenida de los encuestros «Los expertos responden»

1.3. Firma digital

En las hojas de actuación de seguimiento y control de la formación presencial sin aula virtual, la firma digital también está permitida. Esta modalidad incluye diferentes sistemas que cumplen con los requisitos de autenticidad y no repudio, siempre que se asocien al correspondiente NIF o NIE del firmante.

2. Documentación que admite firma digital

• Hojas de actuación de seguimiento y control de la formación presencial sin aula virtual.
• Cualquier documento que precise de firma, siempre que se emplee una firma electrónica reconocida o digitalizada con datos biométricos que garantice la autenticidad e integridad.

3. Formación online y aula virtual

En la formación online y en la formación presencial impartida mediante aula virtual, no se requiere la firma de los participantes. Las plataformas de teleformación y aula virtual disponen de sistemas de registro de presencia y actividad que aseguran la identificación de los participantes y aportan evidencias suficientes para el control y seguimiento.

Referencia FUNDAE
“Cuando la formación presencial se desarrolle mediante aula virtual, ésta deberá contar con un registro de conexiones generado por la aplicación del aula virtual en que se identifique, para cada acción formativa, a las personas participantes, así como sus fechas y tiempos de conexión (…)”.
Fuente: Referencia obtenida de los encuestros «Los expertos responden»

4. Consideraciones importantes

1. Vinculación al NIF o NIE
   La identidad del firmante debe asociarse de forma clara a su NIF o NIE. Esto garantiza la trazabilidad y la validez legal del documento.
2. Custodia de la documentación
   La empresa bonificada es responsable de la custodia de toda la documentación, ya sea en formato papel o electrónico. Debe poder aportar evidencias ante requerimientos de FUNDAE o del órgano de control competente.
3. Cuestionarios de calidad
   Es esencial conservar los cuestionarios de calidad y estar preparados para su presentación ante FUNDAE si se requiriera. Estos se pueden enviar en formato PDF o a través del formulario online habilitado en la aplicación telemática.
4. Consulta a la administración
   En caso de duda sobre la validez de una firma digital o el procedimiento para su implementación, se recomienda consultar directamente con la administración competente (p. ej. SEPE, FUNDAE).

Conclusión

El uso de firmas digitales en la documentación de la formación bonificada no solo está permitido sino que es altamente recomendable para agilizar procesos, reforzar la seguridad y cumplir con la normativa vigente. Siempre que se respeten los requisitos de autenticidad, integridad y no repudio, la firma digital tendrá la misma validez que la manuscrita, contribuyendo a la eficiencia y modernización de la gestión de la formación bonificada.