Guía para la presentación de la declaración responsable como centro de formación (inscripción sin especialidad) en FUNDAE

Explicación legal y técnica para inscribirse en FUNDAE sin especialidad, conforme a la Ley 30/2015 y RD 694/2017. Requisitos, pasos y resolución de incidencias.

La declaración responsable de inscripción como entidad o centro de formación es el trámite por el cual una organización (empresa, centro o profesional autónomo) se inscribe en el Registro Estatal de Entidades de Formación para poder impartir formación profesional para el empleo bonificada (formación programada por las empresas) u otras iniciativas, cuando dicha formación no conduce a certificados de profesionalidad. Mediante este procedimiento, la entidad declara bajo su responsabilidad que cumple los requisitos legales y técnicos exigidos para impartir formación en determinadas áreas, quedando inscrita de oficio en el registro correspondiente.

Esta guía ofrece una explicación detallada del procedimiento paso a paso para presentar la declaración responsable a través de la plataforma de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo) en la modalidad de inscripción sin especialidad, dirigida a formación no incluida en el Catálogo de Especialidades Formativas. Se incluyen las referencias normativas (Ley 30/2015, RD 694/2017, órdenes ministeriales, etc.), los requisitos previos y documentación necesaria, consideraciones específicas de la inscripción sin especialidad, recomendaciones prácticas para agilizar el trámite, así como las posibles incidencias que pueden surgir durante el proceso y la forma de solucionarlas. El tono de esta guía es técnico-jurídico, para asegurar precisión y adecuación a la normativa vigente, evitando terminología coloquial.

2. Marco normativo aplicable

A continuación se resumen las principales disposiciones normativas que regulan la inscripción de entidades de formación mediante declaración responsable, con especial atención a la inscripción sin especialidad:

• Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.
  Esta ley establece la obligación de que las entidades de formación que impartan acciones formativas dentro del sistema estén acreditadas y/o inscritas en los registros habilitados por la Administración competente (art. 15). En particular, dispone que si una empresa decide encomendar la formación de sus trabajadores a una entidad externa, dicha entidad formadora debe estar inscrita en el registro, incluso cuando la formación impartida no esté incluida en el Catálogo de Especialidades Formativas. La ley diferencia entre: (a) formación dirigida a la obtención de Certificados de Profesionalidad, que exige acreditación previa de la entidad ante la Administración, y (b) formación no conducente a certificado, que requiere la inscripción de la entidad mediante el procedimiento de declaración responsable. En el artículo 15.4 se prevé expresamente que las entidades interesadas en inscribirse para impartir especialidades no dirigidas a certificados de profesionalidad presentarán ante la Administración competente una declaración responsable acreditando el cumplimiento de los requisitos, lo que habilita para iniciar la actividad desde su presentación, inscribiéndose de oficio a la entidad en el registro, sin perjuicio de comprobaciones posteriores. Asimismo, el mismo precepto indica que las entidades que deseen impartir formación distinta de las especialidades del Catálogo (es decir, formación no incluida en dicho catálogo) deberán presentar también una declaración responsable conforme al modelo específico que se desarrolle para ello(esta situación corresponde justamente a la inscripción sin especialidad que aborda esta guía).
• Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla la Ley 30/2015.
  Este reglamento desarrolla diversos aspectos del sistema de formación para el empleo. En relación con las entidades de formación, el RD 694/2017 concreta la coordinación entre los registros autonómicos y el Registro Estatal de Entidades de Formación, así como las bases para los procesos de acreditación e inscripción. Por ejemplo, el artículo 3.4 y el artículo 38.3.c) de este RD sustentan la creación de un registro estatal unificado y los mecanismos telemáticos de inscripción, articulando la integración de datos entre el SEPE y las Comunidades Autónomas. El RD 694/2017 también faculta al Ministerio competente para desarrollar reglamentariamente los procedimientos comunes de inscripción y acreditación, lo que dio pie a la aprobación de órdenes ministeriales específicas. Cabe destacar que el RD confirma la exigencia de inscripción previa a la impartición de la formación bonificada y la necesidad de disponer de instalaciones y recursos adecuados por parte de las entidades (en consonancia con el art. 15.3 de la Ley 30/2015).
• Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo, por la que se desarrolla el modelo específico de declaración responsable para entidades de formación.
  Esta orden ministerial (emitida poco después de la Ley 30/2015) estableció el modelo oficial de declaración responsable que deben presentar las entidades de formación para inscribirse, detallando el contenido de dicha declaración y el procedimiento inicial de presentación telemática. En esencia, operacionalizó a nivel estatal la inscripción sin especialidad, permitiendo a las entidades declarar el cumplimiento de requisitos y quedar registradas para impartir formación no incluida en el catálogo. También abordó el tratamiento de las inscripciones previas existentes (obligando a adaptarlas al nuevo modelo en 2016) y fijó plazos transitorios. Si bien parte de su contenido fue posteriormente complementado o actualizado, esta orden sentó las bases del proceso de declaración responsable.
• Orden TMS/369/2019, de 28 de marzo, por la que se regula el Registro Estatal de Entidades de Formación y los procesos comunes de acreditación e inscripción.
  Esta orden actualmente vigente desarrolla en detalle el funcionamiento del Registro Estatal de Entidades de Formación, así como los procedimientos unificados para la acreditación (cuando proceda) y la inscripción mediante declaración responsable. Deriva del mandato del RD 694/2017 de unificar y simplificar trámites. La orden TMS/369/2019 establece, entre otros aspectos, que la declaración responsable de inscripción se presentará preferentemente por vía electrónica, que su presentación habilita automáticamente a la entidad para comenzar a formar (desde el mismo momento de la presentación), y que la inscripción resultante tiene validez en todo el territorio nacional (principio de unidad de mercado, art. 15.4 Ley 30/2015). Asimismo, detalla los requisitos que la entidad declara cumplir (instalaciones, medios, recursos humanos adecuados a las especialidades o áreas formativas) y prevé la supervisión posterior por parte de la Administración, pudiendo anular la inscripción si se comprueba el incumplimiento de dichos requisitos. La orden también reitera la necesidad de que, si la inscripción la realiza un representante autorizado, se acredite la representación (permitiendo subsanar en 10 días si faltara el documento, conforme a la Ley 39/2015). En suma, esta normativa de 2019 consolida el procedimiento telemático a través de la plataforma del SEPE/FUNDAE como vía estándar para inscribir entidades de formación mediante declaración responsable, incluyendo el caso de inscripción sin especialidad.

Además de las normas principales mencionadas, deben tenerse en cuenta, según cada caso, otras disposiciones relacionadas, como la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común (que regula aspectos generales de la tramitación electrónica y el régimen de declaraciones responsables), así como la normativa específica de las Comunidades Autónomas en materia de formación profesional para el empleo (pues la competencia de registro y supervisión corresponde a las CCAA salvo supuestos especiales). No obstante, el procedimiento de inscripción sin especialidad a través de FUNDAE descrito en esta guía está coordinado con dichos registros autonómicos y es válido para todo el Estado, evitando duplicidades de trámites.

3. Procedimiento paso a paso

A continuación se detalla el procedimiento para presentar la declaración responsable de inscripción sin especialidad como centro de formación ante FUNDAE, paso por paso:

3.1. Acceso a la plataforma y autenticación

1. Obtener un certificado digital apropiado: La persona que vaya a presentar la declaración deberá contar con un certificado digital vigente. En el caso de personas jurídicas (empresas, entidades), se requiere el certificado digital de representante legal de la entidad; en el caso de un empresario individual o autónomo, bastará el certificado digital de persona física vinculado a su NIF. El sistema utilizará este certificado para autenticar al solicitante y vincular la declaración responsable a la entidad de formación correspondiente.
2. Ingresar al portal de inscripción de entidades de FUNDAE: La declaración responsable se presenta de forma telemática a través de la aplicación habilitada por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo. Para ello, acceder al “Registro Estatal de Entidades de Formación” mediante el enlace proporcionado por FUNDAE (disponible en su web) y seleccionar la opción “Inscripción sin especialidad”. Este acceso nos dirigirá al formulario en línea donde se cumplimentará la declaración. Es importante realizar este trámite antes de iniciar la impartición de cualquier acción formativa bonificada, ya que la inscripción debe existir previamente al comienzo de la formación.
3. Validación inicial del NIF/NIE en la base de datos de entidades: Al acceder con el certificado, la aplicación comprobará automáticamente que el NIF/NIE de la entidad (o de la persona autónoma) conste en la base de datos común de entidades de los Servicios Públicos de Empleo. Esta base de datos, conocida como fichero de Entidades Comunes, incluye a empresas y entidades registradas en los sistemas de empleo. Si el NIF de la entidad no figura en dicha base, el sistema denegará el acceso al formulario y mostrará un mensaje de error indicando: “El NIF/NIE no consta en el sistema común de información de los servicios públicos de empleo. Antes de proseguir la cumplimentación, debe ponerlo en conocimiento acudiendo a una oficina de empleo”. En tal caso, debe acudirse a una Oficina de Empleo autonómica (preferiblemente la correspondiente al domicilio de la entidad) para solicitar el alta previa del NIF en el fichero de Entidades Comunes, presentando la documentación identificativa (p. ej., tarjeta CIF o equivalente) que acredite la existencia de la entidad. Una vez realizada esa gestión y actualizado el registro común, ya se podrá continuar con la inscripción telemática. (Nota: este paso previo es crítico para nuevas entidades no registradas antes en los sistemas de empleo.)
4. Inicio de la solicitud: Si la autenticación es correcta y el NIF está reconocido, se accederá al formulario de “Alta de la entidad” dentro de la aplicación. No se requiere ningún código de usuario adicional; el acceso mediante certificado abre directamente la pantalla para introducir los datos de la declaración responsable.

3.2. Cumplimentación de la declaración responsable

Una vez dentro del formulario telemático, la entidad debe rellenar los campos y apartados que conforman la declaración responsable de inscripción. A continuación se describen los principales datos a completar:

• Datos de la entidad: Información básica de la entidad de formación que se inscribe. Incluye la denominación o razón social, el NIF (este ya viene asociado por el certificado), y otros identificadores. Se puede solicitar también la URL del sitio web de la entidad (formato http://…), un número de teléfono de contacto y un correo electrónico. Estos datos servirán para identificar a la entidad en el registro y para notificaciones. Nota: Algunos datos como la razón social o el domicilio fiscal podrían provenir automáticamente de la base de datos si ya existen; si no, se consignan manualmente.
• Persona que representa la entidad: Se identifica al representante legal que realiza la declaración, cuyos datos normalmente se obtienen del propio certificado digital utilizado (en el caso de certificado de representante, ya vincula a la persona con la entidad; en caso de autónomo, es la misma persona física). Por lo general, no hay que introducir manualmente estos datos, ya que el sistema los toma del certificado.
• Domicilio a efectos de notificaciones: Dirección postal donde la entidad desea recibir notificaciones oficiales relacionadas con este registro, en caso de ser distinta a la dirección fiscal que conste. Si no se indica algo diferente, se asume la dirección principal de la entidad. Es importante que esté actualizado, aunque muchas notificaciones puedan realizarse telemáticamente, siempre conviene un domicilio válido.
• Modalidad o modalidades de impartición de la formación: Se debe indicar en qué modalidad impartirá la formación la entidad. Existen tres modalidades posibles (no excluyentes): presencial, teleformación y mixta. La entidad puede marcar una, dos, o las tres modalidades, según corresponda a su oferta formativa. A continuación se definen brevemente: Modalidad Descripción Presencial Formación tradicional con coincidencia en tiempo y lugar físico entre, al menos, un formador y los participantes. Supone clases en aula, talleres u otros espacios donde alumnos y docente interactúan directamente ([La Declaración Responsable para ser un centro inscrito en formación bonificada. Teleformación Formación realizada a través de plataformas de e-learning o herramientas telemáticas, a distancia (en tiempo no real). Requiere una plataforma virtual que posibilite la interactividad entre participantes, tutores y recursos formativos, sin compartir un espacio físico ([La Declaración Responsable para ser un centro inscrito en formación bonificada. Mixta Combina la modalidad presencial y la teleformación. Parte de la formación se imparte presencialmente y otra parte mediante teleformación. Debe cumplir los requisitos de cada modalidad en la proporción correspondiente ([La Declaración Responsable para ser un centro inscrito en formación bonificada. La selección de la modalidad es importante porque determinará información adicional que debe aportarse en la declaración. Por cada modalidad seleccionada, el sistema solicitará que se especifiquen los siguientes datos:
  • Provincias: Se deben indicar una o varias provincias en las que la entidad impartirá formación en esa modalidad. Esto hace referencia al lugar donde se ubican las instalaciones o recursos formativos de la entidad. Por ejemplo, para modalidad presencial se indicarán las provincias donde la entidad dispone de centros o aulas; para modalidad de teleformación o mixta, se indicarán las provincias en las que se localizan los centros físicos donde eventualmente se desarrollen sesiones presenciales o pruebas (en teleformación pura, podría bastar la provincia donde radica la sede principal del campus virtual o donde se coordina la formación). Es posible seleccionar varias provincias si la entidad tiene ámbito de actuación amplio. Nota: En caso de tener instalaciones en múltiples comunidades autónomas, la inscripción seguirá siendo única a nivel estatal, pero siempre conviene reflejar todas las ubicaciones relevantes; si son más de una comunidad, la competencia de registro pasa a SEPE según la normativa.
  • Áreas profesionales de formación: Se deben seleccionar las áreas profesionales a las que estarán dirigidas las acciones formativas que impartirá la entidad (en cada modalidad indicada). Las áreas profesionales se enmarcan dentro de las Familias Profesionales definidas en el Sistema Nacional de Cualificaciones. En la práctica, el formulario permite elegir una o varias áreas profesionales (por ejemplo: Administración y gestión, Informática y comunicaciones, Idiomas, etc.) de un listado predefinido. La entidad debe marcar aquellas áreas temáticas o sectores en los que piensa impartir formación. Esto permite circunscribir el ámbito de su inscripción. Se pueden elegir múltiples áreas si la oferta formativa es variada. En un anexo a las instrucciones oficiales de FUNDAE se proporciona la relación completa de Familias Profesionales y sus áreas incluidas, para orientar esta selección. Es importante escoger las áreas de forma veraz y coherente con las capacidades de la entidad, pues la inscripción le habilitará sólo para formar en esos ámbitos.
  Nota: La elección de áreas profesionales en la inscripción sin especialidad sustituye a la necesidad de indicar especialidades formativas concretas. Es decir, en lugar de inscribirnos en uno o varios cursos específicos del catálogo, declaramos en qué áreas vamos a impartir formación de diseño propio o no catalogada. Más adelante, si la entidad quisiera impartir además alguna especialidad del Catálogo oficial, tendría que tramitar la inscripción correspondiente a esa especialidad (mediante otra declaración responsable o acreditación, según el caso). La presente inscripción sin especialidad no conlleva detallar cursos concretos, sino el marco temático general.
• Otros datos adicionales: El formulario puede requerir también confirmar ciertos extremos, como por ejemplo la disponibilidad de instalaciones y recursos suficientes para impartir la formación declarada, el compromiso de cumplimiento de la normativa de formación programada, y la verificación de algunos datos identificativos. Por ejemplo, puede haber casillas para indicar si la entidad está ya acreditada en alguna especialidad (aunque en la vía sin especialidad no aplicaría en principio) o para aceptar las condiciones legales. Asimismo, se suelen incorporar declaraciones de que la entidad no está incursa en prohibiciones para ejercer actividades formativas (como sanciones vigentes). Estos elementos forman parte de la propia declaración responsable, implicando que la entidad asegura que cumple los requisitos legales y se compromete a las obligaciones inherentes (ver apartado de requisitos en esta guía).

Una vez rellenados todos los campos obligatorios del formulario (datos de la entidad, representante, modalidades, provincias y áreas, etc.), conviene revisar cuidadosamente la información antes de proceder. La aplicación puede ofrecer un resumen previo. Es fundamental que los datos sean exactos y estén actualizados, ya que una vez firmada, la declaración responsable conlleva responsabilidad jurídica: cualquier dato falso o inexacto puede tener consecuencias sancionadoras.

3.3. Firma y obtención del código de inscripción

• Confirmación de la inscripción y código asignado: Una vez firmada correctamente la declaración responsable, la plataforma confirmará que la inscripción ha sido realizada con éxito. Inmediatamente, el sistema genera un código único de entidad asignado a la entidad de formación recién inscrita. Este código de inscripción aparece en un documento denominado “Comunicación de Inscripción en el Registro Estatal de Entidades de Formación para impartir formación no incluida en el Catálogo de Especialidades Formativas”. Es decir, se emite una constancia oficial de que la entidad ha quedado inscrita como entidad formadora (inscripción sin especialidad).
  • La aplicación permitirá descargar en PDF tanto la declaración responsable firmada (con todos los datos aportados) como la comunicación de inscripción que incluye el código asignado. Es altamente recomendable descargar y archivar estos PDFs, ya que constituyen el justificante de la inscripción.
  • Utilidad del código de centro inscrito: El código otorgado es importante para la operativa de la formación bonificada. Cuando la entidad de formación vaya a impartir acciones formativas bajo la iniciativa de formación programada (bonificaciones) para una empresa, dicha empresa (o su entidad organizadora) deberá consignar este código de entidad formadora inscrita en la aplicación de FUNDAE al comunicar el inicio de la formación. De esta forma, el SEPE/FUNDAE verifica que el proveedor de la formación está debidamente inscrito. En otras palabras, el código conecta la acción formativa con el registro de entidades y es obligatorio reflejarlo en la gestión telemática de los cursos bonificados por las empresas. Si la entidad formadora no facilita este código a la empresa cliente, la empresa no podría validar la bonificación de esa acción formativa.
• Firma electrónica de la declaración: Completada la introducción de datos, se procede a firmar electrónicamente la declaración responsable. Para ello, normalmente se pulsa el botón de “Aceptar/firmar” que genera la versión final del documento de declaración responsable listo para la firma digital. El sistema utilizará el certificado digital previamente cargado para realizar la firma electrónica de la declaración en ese mismo acto. Al firmar, el representante declara formalmente que la entidad cumple con todos los requisitos, obligaciones y compromisos legales exigibles para su inscripción. Importante: Antes de firmar, se recomienda guardar o imprimir la pantalla de resumen, y tras la firma, descargar los documentos generados.
• Resultado del trámite: Con la firma y asignación de código, la entidad queda formalmente inscrita en el registro correspondiente. Desde ese mismo momento está habilitada para iniciar la actividad formativa declarada, sin necesidad de esperar una resolución expresa (la inscripción tiene eficacia inmediata por ministerio de la ley, dado el carácter de declaración responsable). No obstante, la Administración competente (Comunidad Autónoma o SEPE) podrá en fechas posteriores realizar controles o auditorías para verificar la veracidad de lo declarado y el cumplimiento real de los requisitos (ver apartado 7 sobre posibles incidencias). FUNDAE no suele remitir ningún certificado en papel adicional; el documento PDF descargado con la comunicación de inscripción y código es el comprobante oficial. A partir de entonces, la entidad aparecerá en el Registro Estatal de Entidades de Formación, visible para la Administración, y deberá cumplir las obligaciones inherentes a su condición de centro inscrito.

4. Requisitos y documentación necesaria

En este apartado se detallan los requisitos previos que debe reunir la entidad de formación para poder inscribirse mediante declaración responsable, así como la documentación asociada que es necesario tener a mano durante el trámite (o conservar posteriormente). Es importante distinguir entre requisitos materiales/técnicos que la entidad declara cumplir (pero que no necesariamente se adjuntan en forma de documentos al presentar la solicitud) y requisitos formales/documentales para poder completar el proceso en la plataforma.

Requisitos legales y técnicos de la entidad de formación:

• Estar constituida legalmente: La entidad solicitante debe existir jurídicamente de forma válida. Puede tratarse de una sociedad mercantil, asociación, fundación, centro de formación constituido, o un trabajador autónomo dado de alta, etc. En el caso de personas jurídicas, deben tener un CIF/NIF válido y un representante legal nombrado; en el caso de autónomos, su NIF y alta censal. Este requisito es básico para figurar en el registro de entidades.
• Contar con instalaciones, medios y recursos adecuados: Conforme al art. 15.3 de la Ley 30/2015, para inscribirse la entidad debe disponer de las instalaciones, equipamientos y recursos humanos suficientes que garanticen su solvencia técnica para impartir la formación, tanto teórica como práctica, con la debida calidad. Esto implica, por ejemplo, tener aulas o espacios formativos idóneos (propios o en alquiler con disponibilidad garantizada) si va a impartir formación presencial; tener una plataforma e-learning funcional si va a impartir teleformación; contar con equipos informáticos, materiales, herramientas apropiadas para las materias que va a enseñar; y disponer de un equipo docente cualificado acorde a las materias. En la propia declaración responsable, al inscribirse, la entidad manifiesta que cumple con estos requisitos. No se exige adjuntar planos de las aulas ni CV de los formadores en el momento de la inscripción (salvo que se tratase de acreditación para certificados, lo cual no es el caso de inscripción sin especialidad), pero sí se exige tenerlos realmente porque pueden ser verificados posteriormente (ver controles en apartado 7). Por ejemplo, si la entidad declara que impartirá área de «Sanidad», se espera que cuente con formadores y medios en ese ámbito, aunque no entregue ahora sus títulos.
• Cumplimiento de normativa de seguridad y salud: Relacionado con lo anterior, la entidad debe garantizar que sus instalaciones cumplen la normativa aplicable (seguridad en locales, accesibilidad, etc.) y que, en caso de formación presencial, adoptará las medidas de protección necesarias para los participantes. Por ejemplo, es obligatorio disponer de un seguro de accidentes para los alumnos y un seguro de responsabilidad civil frente a terceros durante la formación. Esto no se entrega en el registro, pero es una obligación legal a cumplir antes de impartir cursos bonificados. La declaración responsable incluye el compromiso de la entidad de que dispondrá de tales seguros y medidas.
• No estar incursa en prohibiciones para contratar o recibir subvenciones públicas: Si bien la formación programada por las empresas no es una subvención en sentido estricto, la entidad formadora asume compromisos frente a la Administración. Por ello, se le exige no haber sido sancionada o inhabilitada para actividades formativas. En particular, no debe tener sanciones firmes que la excluyan del sistema de formación profesional para el empleo. Este aspecto también suele declararse en la solicitud (una manifestación de que está al corriente con las obligaciones y no incursa en sanciones del art. 16 de Ley 30/2015, por ejemplo).
• Ámbito autonómico o estatal adecuado: La entidad debe inscribirse ante la Administración competente según el territorio donde opere. En la práctica, usar la plataforma de FUNDAE (SEPE) sirve tanto para inscribirse cuando las actividades abarcan varias CCAA (gestión estatal) como para comunicar la inscripción a la Comunidad Autónoma cuando sea de ámbito autonómico. No obstante, es requisito indicar correctamente las provincias de actuación (como se hizo en el formulario) para que la asignación registral sea correcta. Por lo general, no se requiere un trámite adicional ante la Comunidad Autónoma, ya que la información proporcionada por FUNDAE se coordina con los registros autonómicos. Sin embargo, si la Comunidad Autónoma tuviera un procedimiento propio (en algunas existe registro autonómico específico), en principio con este trámite estatal es suficiente, salvo indicación contraria de la autonomía.
• Estar al corriente de obligaciones fiscales y laborales: Si bien no es un requisito que se mencione explícitamente en el formulario, cualquier entidad que actúe en el ámbito público debe estar al corriente en Seguridad Social y Hacienda. Es posible que en controles posteriores se verifique este extremo. En todo caso, es buena práctica asegurar que la empresa no tiene impedimentos administrativos por deudas con Hacienda/Seguridad Social, ya que podría afectarle en contratos públicos o subvenciones. En la formación programada, la bonificación la aplica la empresa cliente, por lo que este punto no se comprueba en la inscripción, pero sí puede ser relevante si la entidad opta a otros programas de formación de oferta subvencionada.

Requisitos formales y documentación para el trámite:

• Certificado digital vigente: Como ya se indicó en el paso 3.1, es imprescindible disponer de un certificado digital válido. Este es el “documento” electrónico fundamental. Previamente al trámite, la entidad debe haber obtenido:
  • En caso de persona jurídica: el certificado de representante de persona jurídica (emitido por la FNMT u otra autoridad certificadora reconocida) asociado a su CIF. Alternativamente, algunos organismos admiten el certificado de persona jurídica tipo «Entidad – sello» o un certificado de empleado público con poderes, pero en este caso concreto de FUNDAE es preferible el de representante legal.
  • En caso de autónomo: su certificado digital personal (DNIe, FNMT persona física, etc.).
  Sin este certificado no se podrá acceder a la aplicación. Se debe instalar correctamente en el navegador. No se admite la presentación en papel ni otras vías, salvo quizá algún registro presencial extraordinario que luego igualmente obligaría a aportar telemáticamente (la normativa desde 2016 exige medio electrónico).
• Estar en la base de datos de Entidades Comunes: Aunque no es un documento como tal, sí es un requisito técnico previo. Si la entidad es nueva en estos trámites, conviene verificar o darse de alta en la oficina de empleo con antelación (llevar el CIF, escritura o documento que acredite la constitución, por si lo solicitan, aunque normalmente con el CIF es suficiente). Tras el alta, se puede esperar 24-48 horas a que el sistema se actualice antes de intentar la inscripción en FUNDAE. Esto evitará la incidencia del NIF no encontrado. No se obtiene un certificado de esto, simplemente la confirmación verbal de la oficina de empleo de que el NIF se cargó en la base de datos.
• Poderes de representación (si aplica): En la mayoría de los casos, la persona que firma será el representante legal cuyo certificado lo acredita (administrador, apoderado con certificado representativo). Si por alguna razón la presentación la hace un tercero autorizado (p. ej., un gestor o asesor en nombre de la entidad), es necesario acreditar la representación. Según la Orden TMS/369/2019, la declaración responsable podrá presentarla otra persona siempre que adjunte el documento que acredite las facultades de representación de la entidad de formación. Esto normalmente se traduciría en adjuntar electrónicamente un poder notarial o una autorización de la empresa. La plataforma de FUNDAE en 2023-2025 permite el acceso sólo con certificado de la propia entidad o autónomo; por tanto, este escenario se suele resolver haciendo que el representante legal sea quien acceda. No obstante, si se utilizase un certificado de persona física no vinculado (por ejemplo, el de un asesor), podría requerirse aportar esa documentación. En cualquier caso, la Ley 39/2015 permite subsanar la falta de acreditación de representación en 10 días. Lo ideal es prevenir la incidencia y gestionar un certificado de representante para no tener que aportar poderes por separado.
• Datos de instalaciones y recursos: No se exige cargarlos en la aplicación, pero sí tener identificadas internamente las sedes, aulas, plataformas que respaldan lo que se declara. Por ejemplo, anotar las direcciones de los centros donde se impartirá formación presencial en cada provincia seleccionada, tener listados de equipamiento o una memoria técnica de las instalaciones, etc. En caso de inspección posterior, solicitarán evidencia de lo declarado. Para la inscripción inicial no hay que adjuntar nada de esto, pero es recomendable contar con un dossier interno. Si la Comunidad Autónoma, tras recibir la comunicación, necesitase documentación adicional (poco frecuente para simple inscripción), podrían pedirla en un requerimiento expreso.
• Documentación identificativa de la entidad: Tampoco se adjunta durante la solicitud telemática, pero conviene tener a mano por si se necesita durante la alta en Entidades Comunes o alguna verificación: CIF (tarjeta), DNI del representante, escrituras o acta de constitución de la sociedad, etc. En el propio registro de FUNDAE no se suben estos documentos, pero las oficinas de empleo sí podrían pedirlos para el alta base de datos o futuras comprobaciones.
• Modelo oficial de declaración responsable (formato electrónico): La plataforma de FUNDAE ya contiene el formulario estructurado conforme al modelo oficial aprobado. No hay que rellenar un PDF externo y adjuntarlo, sino que todo se hace en línea. Antiguamente (2016) existía un formulario PDF para la declaración responsable, pero hoy en día la aplicación web sustituye ese modelo en papel. Sin perjuicio de ello, es útil haber leído las Instrucciones de cumplimentación publicadas por FUNDAE(como las que citamos en esta guía) para entender cada campo. FUNDAE proporciona un documento instructivo descargable, que no es para entregar sino para orientar.

En resumen, en cuanto a documentación a presentar en el acto de la inscripción, realmente no se adjunta más que la información telemática y la propia firma electrónica. Todo lo demás (poderes si correspondiera, alta en base de datos, etc.) son gestiones previas o posteriores. Tras la inscripción, la entidad deberá conservar documentación relevante de su actividad formativa, pero eso lo veremos en obligaciones (por ejemplo, mantener durante 4 años los CV de formadores, registros de asistencia, diplomas, etc., según indica la normativa). Esas no son requeridas para inscribirse, pero sí para cuando se ejecute la formación.

5. Consideraciones sobre la inscripción sin especialidad

La inscripción sin especialidad presenta particularidades que la diferencian de otros tipos de inscripción o acreditación de entidades formativas. A continuación se desarrollan las consideraciones específicas a tener en cuenta para esta modalidad:

• Ámbito de la inscripción – formación no incluida en Catálogo: Al inscribirse «sin especialidad», la entidad está obteniendo habilitación para impartir formación distinta de las especialidades formativas del Catálogo oficial. Esto significa que podrá impartir acciones formativas diseñadas ad hoc, cursos propios o materias que no estén codificadas en el repertorio público de especialidades. La normativa reconoce esta vía para no limitar la formación bonificada únicamente a los cursos predefinidos en el catálogo, dando flexibilidad a las empresas y centros para cubrir necesidades formativas específicas. Legalmente, la comunicación de inscripción que recibe la entidad así lo refleja (habilitación para “formación no incluida en el Catálogo de Especialidades Formativas”). En la práctica, esto abarca la mayoría de cursos de formación continua habituales (idiomas, ofimática, habilidades, técnicos propios de empresas, etc., si no tienen código de catálogo o no se desea vincular a uno).
• No se asignan códigos de especialidad a la entidad: A diferencia de la inscripción con especialidad, donde la entidad queda registrada específicamente para impartir una o varias especialidades concretas (cada una con su código formativo del catálogo), en la inscripción sin especialidad no se asocia ningún código de curso. La entidad en el Registro aparecerá simplemente como “inscrita” en las áreas profesionales que declaró, sin listado de cursos predeterminados. Por ejemplo, una entidad inscrita sin especialidad en el área de “Comercio y marketing” podrá impartir cualquier curso relacionado con comercio y marketing (según lo acordado con las empresas), aunque ese curso no tenga código en el catálogo oficial. Esto proporciona mayor versatilidad a la entidad para adaptar su oferta formativa a las necesidades de las empresas clientes. La contrapartida es que la entidad se compromete a que cualquier curso que imparta efectivamente esté alineado con las áreas declaradas y cumpla los requisitos mínimos de calidad, duración, etc., del sistema de bonificaciones.
• Necesidad de comunicar las áreas profesionales exactas: Es importante recalcar que la entidad debe ceñirse a las áreas profesionales declaradas. Si en el futuro desea impartir formación en un área no incluida originalmente, deberá modificar su inscripción para añadir dicha área antes de impartir formación en ella (ver apartado de incidencias para el procedimiento de modificación). La inscripción sin especialidad no equivale a una carta blanca universal: habilita solo en los campos indicados. Por tanto, se recomienda pensar con antelación en qué ámbitos la entidad puede y quiere operar, e incluirlos todos en la declaración inicial, para evitar trámites de ampliación posteriores. La propia aplicación permite seleccionar múltiples áreas; incluso es posible marcar todas aquellas en las que potencialmente se impartirá formación. No obstante, por rigor y posibles inspecciones, conviene no seleccionar áreas en las que la entidad realmente no tenga experiencia ni recursos.
• Relación con las especialidades del Catálogo: Una duda frecuente es qué ocurre si un curso que imparte la entidad sí coincide con una especialidad del Catálogo. ¿Podría impartirlo estando solo “inscrita sin especialidad”? En principio, sí puede impartirlo, porque la inscripción sin especialidad le habilita para formación no incluida en el catálogo como obligación legal, pero no le prohíbe impartir una especialidad existente. Si la entidad y la empresa acuerdan impartir un curso que resulta tener código de especialidad en el catálogo, existen dos vías:
  1. Impartirlo al margen del catálogo: Tratarlo como formación no catalogada, es decir, simplemente impartir el curso con sus propios contenidos sin hacer referencia al código oficial. La bonificación será igualmente válida porque la entidad está inscrita (la empresa al comunicar el curso a FUNDAE no asociaría un código de especialidad, sino que lo describiría manualmente). Esta opción es factible pero puede desaprovechar la información del catálogo disponible.
  2. Inscribirse en la especialidad concreta: La entidad puede optar por ampliar su registro inscribiéndose formalmente en esa especialidad del catálogo mediante otra declaración responsable específica para dicha especialidad (teniendo que cumplir los requisitos particulares de ese programa formativo). La Orden TMS/369/2019 contempla que la entidad presente declaraciones responsables por cada especialidad que quiera impartir en modalidad presencial o teleformación. Al hacerlo, pasaría a figurar como entidad inscrita en esa especialidad en el Registro. Esta vía es necesaria si, por ejemplo, la entidad quiere figurar en el Buscador de Entidades del SEPE para esa especialidad, o si la empresa cliente prefiere vincular el curso a la especialidad oficial. Sin embargo, implica un trámite adicional por especialidad.
  En resumen, la inscripción sin especialidad no impide impartir cursos que tengan equivalente en el catálogo, pero mientras la entidad no esté expresamente inscrita en esa especialidad, ante el SEPE se considerará que lo imparte como formación no catalogada. Muchas entidades de formación bonificada operan únicamente con la inscripción sin especialidad, salvo que tengan interés en una especialidad muy demandada donde la acreditación formal les dé valor añadido.
• Obligaciones y alcance de la inscripción: Una entidad inscrita sin especialidad adquiere las mismas obligaciones que cualquier entidad de formación inscrita en el sistema. El artículo 16 de la Ley 30/2015 establece las obligaciones de las entidades de formación, entre ellas: impartir la formación con calidad y rigor, someterse a controles y seguimientos de la Administración, mantener los registros de asistencia, evaluaciones y demás documentación por al menos 4 años, facilitar la información que se le requiera, no subcontratar la ejecución de la formación con terceros (la entidad inscrita debe ser quien realmente imparte, aunque pueda contratar docentes, eso no se considera subcontratación), y cumplir cualquier otra disposición aplicable. Especial mención merece la obligación de someterse a auditorías de calidad y controles: una entidad inscrita puede recibir visitas o requerimientos del Servicio Público de Empleo (estatal o autonómico) para verificar que dispone de los medios declarados, que los cursos que ha impartido cumplen la normativa, etc. Asimismo, la entidad está obligada a comunicar cualquier cambio significativo que afecte a su registro, por ejemplo un cambio de titularidad (venta de la empresa, cambio de CIF), un cambio de forma jurídica, fusiones, etc., ya que esos cambios deben reflejarse en el registro. En la práctica, ante cambios de CIF se suele requerir una nueva inscripción (porque la entidad jurídica es distinta). Estos deberes son independientes de que la inscripción sea con o sin especialidad; derivan de estar inscrito en general. En el momento de la declaración responsable, la firma ya implica aceptar estos compromisos.
• Duración y renovación: Actualmente, la inscripción en el Registro Estatal de Entidades de Formación mediante declaración responsable no tiene una fecha de caducidad preestablecida. Es decir, no es necesario renovarla anualmente ni tiene validez temporal limitada, sino que permanece vigente mientras la entidad siga cumpliendo las condiciones. Solo se extingue si la entidad solicita la baja voluntaria (ver incidencias) o si la Administración procede a cancelarla por incumplimiento o sanción. Esto difiere de algunas acreditaciones que sí pueden tener revisiones periódicas, pero en el caso de inscripción sin especialidad no se requiere revalidar cada cierto tiempo. No obstante, es recomendable que la entidad mantenga actualizada su información y áreas; por ejemplo, si deja de impartir en una provincia, podría (no está obligada) modificar su declaración para retirarla, o si quiere añadir nuevas áreas, hacerlo como se dijo. Mientras no se solicite la baja, se entiende que la declaración responsable inicial sigue vigente.

En síntesis, la inscripción sin especialidad es un mecanismo ágil pensado para facilitar que las entidades ofrezcan formación adaptada a las necesidades empresariales sin la rigidez de un catálogo cerrado, pero exige responsabilidad por parte de la entidad para mantener los estándares de calidad y veracidad declarados. Siempre es importante actuar dentro del alcance declarado (áreas, modalidades, territorio) y ajustarse al marco legal, para evitar incurrir en infracciones.

6. Recomendaciones prácticas para agilizar el trámite

A continuación se proponen algunas recomendaciones prácticas que pueden ayudar a realizar el trámite de inscripción de forma más rápida y evitar contratiempos administrativos:

• Preparar el entorno informático con antelación: Dado que la presentación es telemática, asegúrese de contar con un equipo adecuado:
  • Instale el certificado digital en el navegador que vaya a usar (Internet Explorer, Chrome o Firefox con los ajustes necesarios para Java/ActiveX si hiciera falta en la web de FUNDAE; actualmente suele ser suficiente con los navegadores modernos).
  • Compruebe la fecha de expiración del certificado. Si está próximo a caducar, es preferible renovarlo antes de iniciar la inscripción para que no venza durante el proceso.
  • Desactive bloqueadores de elementos emergentes o configure el navegador para permitir ventanas emergentes del sitio de FUNDAE, ya que la descarga del PDF final u otras funciones pueden requerirlo.
  • Tenga instalada la última versión de Autofirma (la aplicación de firma electrónica del Gobierno de España), ya que algunas plataformas la utilizan para la firma. En algunos casos, la propia web firma usando el certificado del navegador sin programa aparte, pero por seguridad conviene tener Autofirma disponible.
• Verificar el alta en Entidades Comunes días antes: Como se indicó, uno de los mayores obstáculos es descubrir en el último momento que el NIF no está en la base de datos. Para evitar retrasos, visite la oficina de empleo autonómica correspondiente unos días antes e indique que va a inscribir la entidad como formadora en FUNDAE, solicitando que verifiquen si su CIF/NIF está en el fichero de Entidades Comunes. Si no lo está, pida el alta inmediata. Este trámite es sencillo y gratuito; el personal de la oficina introduce sus datos en el sistema (puede llevar copia del CIF, DNI del representante y algún documento que demuestre la actividad por si acaso, aunque no siempre lo piden). Tras esto, espere 1 día hábil y proceda con la inscripción telemática. Con el NIF ya reconocido, ahorrará tener que salir a subsanar ese punto.
• Reunir la información necesaria antes de entrar al formulario: Para agilizar el llenado, tenga previamente decidido y anotado:
  • Las modalidades que va a marcar (Presencial, Teleformación, Mixta).
  • Las provincias en las que la entidad tiene presencia formativa (y en qué modalidades en cada una, si difieren).
  • Las áreas profesionales que va a seleccionar. Puede consultar la lista completa de Familias y Áreas profesionales (por ejemplo, en el anexo de las instrucciones FUNDAE o en el Catálogo Nacional de Cualificaciones) y anotar las que correspondan a su campo de actuación. Esto evita dudas durante la cumplimentación. Recuerde que puede elegir varias; señale todas las pertinentes.
  • Datos de contacto actualizados: teléfono, email, página web de la entidad (si tiene). Asegúrese de que el email esté operativo, pues podría usarse para notificaciones informativas.
  • Datos de domicilio para notificaciones, en caso de usar uno distinto al fiscal.
• Cumplimentar con rigor y sin prisas: Aunque el formulario no es largo, dedique el tiempo necesario para llenarlo correctamente. Un error tipográfico en el correo electrónico o un CIF mal escrito podrían causarle problemas después. Utilice la opción de revisión final antes de firmar. Verifique especialmente que seleccionó todas las áreas y provincias deseadas; en ocasiones, usuarios olvidan alguna provincia y luego deben hacer un proceso de modificación. Incluirlas de entrada es más fácil.
• Firmar y descargar comprobantes en el momento: Tras la firma electrónica, cuando el sistema genere los documentos PDF (declaración responsable y comunicación de inscripción con código), descárguelos de inmediato y guárdelos en lugar seguro. Es su respaldo de que ha realizado el trámite. También puede imprimir copias para el expediente físico de la entidad. Si por cualquier razón no pudo descargar en ese momento, sepa que la aplicación suele permitir reingresar (con el mismo certificado) y obtener una copia del documento. Incluso desde el menú de “Modificar declaración” es posible generar de nuevo los PDFs informativos sin cambiar nada. No obstante, es mejor hacerlo al finalizar.
• Informar a su equipo comercial o a sus clientes del código asignado: Una vez obtenga el código de entidad inscrita, difúndalo internamente de manera que quien gestione la formación bonificada con las empresas lo tenga a mano. Desde ese instante, cada curso bonificado que realice con empresas deberá llevar ese código en la comunicación de inicio de FUNDAE. Es recomendable preparar una pequeña nota para sus clientes (especialmente si actúa como entidad externa que imparte cursos a través de organizadoras) indicando: “Nuestra entidad está inscrita en el Registro estatal de entidades de formación con código [XYZ]. Rogamos utilicen este código al notificarnos como entidad impartidora en la aplicación FUNDAE.” Esto transmitirá profesionalidad y evitará confusiones a la hora de gestionar la bonificación.
• Mantenerse informado de actualizaciones normativas: Si bien la inscripción es un trámite que se hace una vez, el marco legal puede actualizarse. Revise periódicamente las comunicaciones de FUNDAE/SEPE por si hubiera cambios en el procedimiento o requisitos adicionales. Por ejemplo, la Orden TMS/369/2019 actualizó aspectos que la de 2016 no contemplaba. Estar al tanto le permitirá reaccionar (por ejemplo, si se exige actualizar datos o renovar alguna declaración). FUNDAE suele publicar noticias o enviar boletines a las entidades registradas; asegúrese de leer dichas comunicaciones.
• Contactos de soporte: En caso de dudas durante el proceso, FUNDAE dispone de canales de soporte. Antes de iniciar, anote el teléfono o email de contacto de la mesa de ayuda de FUNDAE para empresas/entidades. Si la plataforma presentara fallos técnicos (p.ej., errores del servidor, problemas con la firma), se les puede contactar. Asimismo, el apartado de “Contacto” en la web de FUNDAE ofrece información útil. Otra fuente de apoyo pueden ser las organizaciones empresariales o consultoras de formación que suelen conocer el proceso (incluso FUNDAE ha elaborado video-tutoriales).

Siguiendo estas recomendaciones, el trámite debería completarse en una única sesión y sin mayores complicaciones. La clave es la planificación previa (certificado, datos, alta NIF) y la atención al detalle al rellenar.

7. Posibles incidencias y cómo resolverlas

Aunque el procedimiento de inscripción está diseñado para ser sencillo, en la práctica pueden surgir incidencias o situaciones especiales. A continuación se enumeran las posibles incidencias más comunes durante la presentación de la declaración responsable y las pautas para resolverlas:

En general, la mayoría de incidencias son subsanables si se actúa con diligencia. La clave está en comunicar y corregir: la normativa (Ley 39/2015) permite subsanar defectos en las solicitudes, por lo que si olvida adjuntar un poder o surge algún error formal, normalmente le otorgarán un plazo de subsanación. Atienda siempre cualquier notificación o correo de FUNDAE/SEPE tras su inscripción, pues si le requieren información adicional y no responde, podrían anular el trámite.

Si la incidencia es técnica (errores de la web), documente con capturas y contacte con soporte. Si es administrativa (p. ej., cambio de datos), siga los cauces indicados (portal o oficina según el caso). Y si es de posible sanción, asesórese legalmente y responda en tiempo y forma a la autoridad.

La presentación de la declaración responsable como centro de formación (inscripción sin especialidad) es un proceso fundamental para poder operar en el ámbito de la formación programada con todas las garantías legales. Con esta guía detallada, que incluye el marco legal, los pasos prácticos, requisitos, consejos y gestión de incidencias, se espera que las entidades de formación puedan realizar el trámite de manera efectiva, cumpliendo la normativa (Ley 30/2015, RD 694/2017 y disposiciones complementarias) y contribuyendo así al sistema de formación profesional para el empleo con la calidad y transparencia exigidas. Cada paso dado con rigor jurídico es una inversión en la seguridad de la entidad y en la confianza de las empresas que formará.