Acreditar que el trabajador está de alta el día de inicio del curso: qué pruebas valen ante FUNDAE
El aplicativo de FUNDAE valida el alta del participante cruzando datos con la Tesorería, pero no siempre lo resuelve solo. Analizamos qué documentos —IDC, ITA, vida laboral, RNT, contrato o nómina— acreditan que el trabajador estaba de alta y cotizando por Formación Profesional el día de inicio del grupo, con especial atención a los fijos discontinuos.
La duda salió en el grupo de WhatsApp de Autoforma: cuando en un grupo formativo hay trabajadores fijos discontinuos, ¿hay que subir el Informe de Datos para la Cotización (IDC) al comunicar al participante, o basta con marcarlo? La respuesta corta es que el aplicativo de FUNDAE no te pide documentación porque valida el alta cruzando datos con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS); pero ese cruce no siempre «lo coge» bien. Y como gestor debes poder demostrar, en cualquier momento, que el trabajador estaba de alta y cotizando por Formación Profesional el día de inicio del curso. Este es el mapa de pruebas que lo acredita.
El punto de partida: alta y cotización el día de inicio
La formación programada por las empresas —la bonificada— tiene un destinatario muy concreto. El artículo 9.1 de la Ley 30/2015 delimita quién puede participar:
Artículo 9.1 de la Ley 30/2015
«En la formación programada por las empresas podrán participar los trabajadores asalariados que prestan sus servicios en empresas o en entidades públicas no incluidas en el ámbito de aplicación de los acuerdos de formación en las Administraciones públicas […], incluidos los trabajadores fijos-discontinuos en los períodos de no ocupación, así como los trabajadores que, durante su participación en esta formación, accedan a situación de desempleo y los trabajadores afectados por medidas temporales de suspensión de contrato por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, en sus períodos de suspensión de empleo.»
De ahí se extraen dos condiciones que deben cumplirse en la fecha de inicio del grupo: que el trabajador esté de alta (vínculo laboral vivo) y que su régimen de cotización contemple el pago de la cuota de Formación Profesional —el 0,7 % que nutre el crédito de la empresa—. A ello se suma una regla operativa de FUNDAE que conviene tener grabada: la empresa que se bonifica es aquella a la que pertenece el trabajador en la fecha de inicio del grupo formativo.
En claro: manda el día de inicio del grupo. Quien no esté de alta y cotizando por Formación Profesional esa fecha no es participante bonificable en esa empresa, aunque se incorpore al día siguiente.
Por qué el aplicativo «no lo coge» a veces
Cuando comunicas el inicio del grupo, FUNDAE no te exige adjuntar nóminas ni contratos: cruza el DNI/NIE del participante y el código de cuenta de cotización (CCC) con el fichero de afiliación de la TGSS. Si el trabajador figura de alta y cotizando, el participante queda validado sin más trámite. El problema aparece cuando ese cruce no encuentra una situación laboral coincidente y salta una incidencia —la más habitual es la «04 – Participante sin situaciones laborales»—.
Suele ocurrir en supuestos perfectamente lícitos: altas tramitadas con poco margen respecto al inicio, trabajadores fijos discontinuos, movimientos entre cuentas de cotización, desfases en la actualización del fichero de afiliación, situaciones de pluriempleo o cambios de identidad (NIE a DNI). En todos ellos el trabajador sí estaba de alta; lo que falla es el automatismo. Y ahí es donde entra tu documentación.
El «kit probatorio»: qué documento prueba el alta
No existe un único documento que FUNDAE exija de antemano; existe un conjunto de pruebas de la Tesorería y de la relación laboral que, combinadas, acreditan sin fisuras el alta en la fecha de inicio. Estas son las que debes conocer:
- IDC — Informe de Datos para la Cotización (la prueba reina). Se extrae del Sistema RED por la empresa o su asesoría laboral. Muestra el tipo de contrato y el alta del trabajador en el CCC en la fecha exacta de inicio de la acción formativa.
- ITA — Informe de Trabajadores en Alta. Relación de los trabajadores dados de alta en un código de cuenta de cotización a una fecha determinada; prueba que el participante figuraba en plantilla ese día.
- Informe de Vida Laboral. Del propio trabajador. Recoge todos sus periodos de alta y baja y la causa de cada movimiento, dato imprescindible en los fijos discontinuos.
- Informe de Vida Laboral de un Código de Cuenta de Cotización (el de la empresa). Se solicita desde el propio CCC y relaciona las altas y bajas de todos los trabajadores de esa cuenta en el periodo; sitúa al participante en la plantilla de la empresa en la fecha de inicio.
- RNT y RLC (los antiguos TC2 y TC1). Relación Nominal de Trabajadores y Recibo de Liquidación de Cotizaciones: acreditan la cotización efectiva del mes en que se imparte el curso.
- Contrato de trabajo. Generado en Contrat@ (SEPE); prueba el vínculo y el tipo de contrato y, en el fijo discontinuo, los criterios de llamamiento.
- Nómina del mes. Retribución y prestación efectiva de servicios durante el periodo del curso; refuerza el resto y es clave si además imputas costes salariales como cofinanciación privada.
Importante: cualquiera de estas pruebas debe referirse a la fecha de inicio del grupo y al CCC correcto. Un IDC de otro mes o de otra cuenta de cotización no acredita nada: el documento tiene que apuntar al día y a la cuenta exactos.
El caso que disparó la duda: los fijos discontinuos
El fijo discontinuo no es un trabajador temporal: tiene contrato indefinido (claves de la serie 300) y su vida laboral alterna periodos de ocupación e inactividad. La Ley 30/2015 lo contempla de forma expresa y permite formarlo también cuando no está ocupado. Para el gestor, la diferencia práctica está en cómo se comporta el cruce con la TGSS:
- En periodo de ocupación (activo, ya llamado). Se inscribe como cualquier indefinido y el cruce con la Tesorería valida su alta automáticamente. El IDC es la prueba directa y suficiente.
- En periodo de inactividad (contrato suspendido). La empresa ha cursado la baja con la clave 94 —«pase a inactividad de fijos discontinuos»—, el vínculo sigue vivo, pero el cruce puede no encontrar un alta y generar incidencia. Aquí la prueba es la vida laboral con esa clave 94 (que demuestra suspensión, no despido) y, si se cuestiona la fecha, el documento de llamamiento.
Por eso, marcar la condición de fijo discontinuo al comunicar al participante es lo correcto: le indica al aplicativo cómo interpretar la situación. Lo que no procede, por sistema, es adjuntar el IDC.
Entonces, ¿hay que subir la documentación a FUNDAE?
No, no por defecto. Al comunicar el grupo, marcas al participante —y su condición de fijo discontinuo si procede— y dejas que el cruce con la TGSS haga su trabajo. Solo tendrás que aportar el kit probatorio en dos escenarios: cuando el aplicativo no valide el alta y genere una incidencia que debas resolver, o cuando FUNDAE, el SEPE o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) te lo requieran expresamente. Lo que sí es obligatorio en todo caso es conservar la documentación:
Artículo 18.2 del RD 694/2017
«La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante un período de cuatro años […] la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación.»
En claro: respondiendo a la duda del grupo, el fijo discontinuo se marca al comunicar al participante y, si el aplicativo valida el dato, no se sube nada. La documentación se aporta solo si el aplicativo no lo coge o si te la reclaman. Pero se guarda siempre, cuatro años.
Checklist rápido para el gestor
- Confirma que el participante está de alta y cotiza por Formación Profesional el día de inicio del grupo.
- Verifica que el CCC comunicado es el de la empresa a la que pertenece el trabajador esa fecha.
- Marca la condición de fijo discontinuo cuando proceda; no adjuntes documentación si el cruce valida.
- Ten localizado el IDC (o el ITA) referido a la fecha de inicio como prueba principal.
- Para fijos discontinuos en inactividad, guarda la vida laboral con la clave 94 y el llamamiento.
- Archiva el «kit» del grupo y consérvalo cuatro años por si llega un requerimiento o una inspección.
La clave no es acumular papeles, sino tener localizada la prueba correcta antes de que te la pidan. Si el cruce de la TGSS valida al participante, el expediente avanza solo; si no, un IDC o una vida laboral bien elegidos convierten una incidencia en un trámite de dos minutos.
Análisis elaborado por el Departamento Jurídico de Autoforma. Este artículo tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico individualizado; para casos concretos, consulte con el Departamento Jurídico de Autoforma.